Всем привет, на связи команда Skill Vortex!
Пару недель назад один знакомый нашего коллектива обратился с вопросом про планирование и тайм менеджмент.
Перед ним стояла задача – каким-то чудом совместить стажировку на полную ставку, учебу в ВУЗе, изучение иностранного языка и личную жизнь.
История показалась нам довольно интересной, поэтому на ее основе мы решили написать некое руководство по планированию и оптимизации времени.
В этой статье:
Чуть подробнее про историю.
Начинаем первичную обработку: утечки, приоритезация и пожелания.
Составляем нормальное расписание: 7 основных принципов.
Ищем недостатки в получившемся.
Еще пара универсальных советов.
Заключение и полезные ссылки.
Чуть подробнее про историю.
Наш сегодняшний герой – Саня (имя изменено) – учится на 4 курсе бакалавриата, а совсем недавно прошел на стажировку в крупную IT компанию. Помимо этого, он усиленно занимается английским, так как хочет быстрее сдать IELTS на уровень C1, а еще уделяет время изучение дополнительного материала по своей работе и учебе в универе.
Несмотря на то, что с организацией времени у него проблем никогда не было, в последний месяц все стало валится из рук – копились долги и проекты по работе, изучение дополнительных материалов тоже страдало, а про спорт и личную жизнь пришлось напрочь забыть.
Посещая только нужные пары в универе и тратя минимум времени на себя, молодой человек получил вот такое расписание:
Работает ли такое планирование? Конечно же, нет. Почему это так вы узнаете далее.
Сейчас, давайте определимся с целью. К концу данной статьи нам нужно будет довести данный план до приемлемого уровня - чтобы и на отдых время было, и проекты не просрочивались.
Начинаем первичную обработку
Первое, с чего стоит начать – определить недостатки текущего планирования.
Отсутствуют перерывы. Нет времени даже на приемы пищи, а про отдых после долгого рабочего дня мы и не заикаемся.
Разное время отхода ко сну и пробуждения. Из-за нарушения биоритмов организм не будет успевать нормально восстанавливаться, а с этой проблемой и до выгорания не далеко
Тяжелые дела на конец дня. Саня – жаворонок, то есть максимальный уровень энергии у него утром, поэтому делать что-то поздним вечером особого желания нет.
Много времени в пустую. На дорогу наш герой тратит целых 12 часов. В его случае это неприлично много.
Теперь поговорим о том, что молодой человек хотел бы добавить в свой новый план.
Спорт. В прошлом Саня занимался легкой атлетикой, поэтому побегать после тяжелого дня – бальзам на душу.
Свободный день. Сейчас у нашего героя совсем не занято воскресенье. В новом плане он бы хотел это сохранить.
Далее, приоритизируем все задачи.
Стажировка. На первое место Саня решил поставить работу и все что с ней связано. Ему очень хочется показать себя с лучшей стороны и получить как можно больше опыта, поэтому он выделил дополнительные 9 часов для изучения нового материала по темам текущих проектов.
Английский. Следующим пунктом идет изучение иностранного - на него отведено еще 9 часов. Сейчас язык у него хромает (забавное словосочетание), а к маю нужно сдать на С1, поэтому данной теме тоже стоит уделить внимание.
Универ. На последнем месте стоит учеба в ВУЗе. Высшее образование наш герой никогда не любил и все годы учился самостоятельно. На 4 курсе все, что остается – писать диплом. Эта задача не требует много сил, поэтому тему с универом мы практически не будем затрагивать.
Перед тем, как приступить к редактированию текущего расписания, сделаем еще один шаг – определим «антагонистов» и «протагонистов».
Антагонист
Процесс, который забирает у человека много ресурсов, будь то время, силы или нервы, не давая ничего в замен.
Протагонист
Процесс, восстанавливающий ресурсы. Интересно, что это не всегда может быть отдых.
Зачем нужно было это определять?
Все просто – «антагонистов» нужно минимизировать, либо трансформировать (далее вы поймете, что мы имеем в виду), то есть максимально сократить их вред.
С «протагонистами» дела обстоят наоборот – чем больше будет таких процессов (в разумных пределах), тем лучше.
Промежуточный итог
Получив всю необходимую информацию, можно сделать кое-какие выводы.
Больше всего ресурсов нужно бросить на работу, не забыть про английский и для галочки появляться в универе.
Чтобы через неделю не свалится с выгоранием, в текущий план необходимо добавить личное время и спорт, оставить свободным 1 день и наладить режим сна.
Большое количество времени теряется в дороге и на парах.
На работе очень мотивирующий коллектив.
Теперь перейдем к самому интересному – составлению плана.
Составляем нормальное расписание
Чтобы более наглядно показать весь процесс планирования, мы разобьем его на части, в каждой из которых будем использовать один конкретный принцип.
Буферы
Съесть лягушку
Режим дня
Дробление
Cheat day
Протагонисты
Антагонисты
Ну что ж, крянем, плюнем и приступим!
Буферы
В самом начале мы сказали про перерывы, а точнее – про их отсутствие. Не имея времени на банальный перекус, наш герой берет его из следующих временных блоков - работы или учебы. Как итог – дела накладываются друг на друга, и вместо отбоя в 12, Саня ложится в два часа ночи, а то и позже.
Решение этой проблемой кроется в добавлении буферов – маленьких временных интервалов между большими делами. Тут все индивидуально, но нашему герою полчаса хватает на все про все.
Их бесспорное преимущество – защита от неожиданных ситуаций. Попал в пробку, задержали на работе, не успел на электричку – со всем этим мы сталкиваемся постоянно. Если запаса времени нет, то весь план тут же начнет рушится.
Съесть лягушку
Этот принцип стар как мир, но своей актуальности от этого не теряет. Суть проста – в начале дня нужно сделать самое тяжело и неприятно дело. Для нашего героя таковым является изучение дополнительного материала по работе.
Несмотря на то, что от самой стажировки молодой человек в восторге, учеба дается ему намного тяжелее и требует высокой концентрации, поэтому данную задачу мы перенесем в самое начало дня.
У вышеупомянутого принципа есть еще одно преимущество – сделав самое тяжёлое дело в начале дня, мы убираем «дамоклов меч» над своей головой. На душе становится намного спокойнее, да и самооценка поднимается.
Дробление
В изначальном расписании учебные блоки длятся по 3 – 4 часа. За это время любая, даже самая светлая, голова превратится в тыкву, поэтому нужно приступить к дроблению. Наш герой может концентрироваться не более 2 часов, значит за эту отметку мы выходить не будем.
С работой дела обстоят иначе – Саня уже обладает большинством необходимых знаний, поэтому там его умственный ресурс тратится меньше, значит время можно увеличить.
Режим дня
Ежедневная нагрузка нашего героя превышает 10 часов. Чтобы все это вытянуть понадобится нехилое количество сил. Идеальным восстановлением является сон, поэтому на него мы откладываем стандартные 8 часов (в идеале, конечно, 9, но это все мечты).
Помимо этого, отбой и подъем происходят всегда в одно и то же время – это поможет организму стабильно вырабатывать мелатонин (ночью) и кортизол (утром).
Cheat day
Чтобы не сойти с ума с таким бешеным ритмом жизни, нашему герою необходима эмоциональная разгрузка. Для этого прекрасно подойдет вечер субботы и половина воскресенья.
Встретится с друзьями, сходить в бар или просто отмокать весь вечер в ванной – прекрасное решение для получения большого выброса дофамина. Если такой разгрузки не будет, то нервная система взвоет спустя пару недель.
Протагонисты
Вернемся к найденным нами процессам. Сейчас наша задача впихнуть их в расписание таким образом, чтобы они максимально эффективно восстанавливали ресурсы героя.
Спорт. Три раза в неделю по 2 часа (час тренировка и еще час на сборы, душ и все остальные процедуры). Поскольку после физической активности уходит «туман в голове», то целесообразней будет поставить ее после тяжелой умственной работы, либо вообще в конец дня, для полной разгрузки.
Работа. Наш герой занимается очень интересными проектами и готов все время тратить на них. Это очень хорошо, потому что вперед его движет внутренняя мотивация, а значит силы будут всегда. Учитывая гибкий график, поставим работу на удаленке на вечер. В нее, кстати говоря, уже включены перерывы, поэтому их мы не стали указывать.
Отдых. Свободное время минимум час каждый день – залог любого хорошего расписания. К сожалению (а может и к счастью), мы не машины, и каждому необходим перерыв. Лишив себя ежедневного залипания в телефон или просмотра сериалов, можно очень быстро довести организм до выгорания. Главное – знать меру: и в отдыхе, и в работе.
Антагонисты
Тут стоит обратная задача – необходимо минимизировать вред этих процессов.
Дорога. Наш герой тратит час на дорогу в одну сторону, что до офиса, что до ВУЗа. Едет он сначала 40 минут на электричке, а затем 20 минут в метро. Можно неплохо оптимизировать это время, занимаясь в дороге учебой. Весь час на это потратить не получится, но вот 30 минут – запросто. Наш герой с легкостью сможет учить новые слова по английскому, находясь в электричке, а в метро просто слушать подкаст.
Универ. К четвертому курсу в ВУЗе уже делать нечего – пиши себе диплом и кури бамбук. К сожалению, в случае нашего героя все не так просто – на парах отмечают, поэтому ходить туда придется. Однако на той же лекции можно открывать ноутбук и заниматься своими делами. Таким образом можно убить двух зайцев разом – и на парах будет не так скучно, и дел на потом останется меньше.
Обработав все вышеупомянутые процессы, получаем вот такое расписание.
Ищем недостатки в получившемся
Несмотря на то, что расписание стало намного лучше, в нем все равно остались некоторые подводные камни, на которые стоит обратить внимание.
Очень высокая нагрузка. Нашему герою это не грозит – универ приучил его сидеть за работой по 12 часов в день, однако неподготовленный человек вряд ли сможет выдержать такой темп.
Учеба в дороге. Вещь не особо приятная, особенно в час пик в вагоне метро. Открыть ноут и кодить точно не получится, но наш герой, как уже было сказано выше, решил уделить это время изучению языка.
Жаворонки и совы. Саня, как мы писали выше, жаворонок, поэтому все самые тяжелые задачи он выполняет в начале дня. Если человек, наоборот, будет совой, то и часы пиковой продуктивности сдвинутся. Но тут хотим предостеречь: не стоит откладывать все на вечер – от большого количества задач мотивации точно не прибавится, и работа так и останется не завершенной.
Спорт. В понедельник наш герой занимается спортом под вечер и через полтора часа ложится спать. Минус в том, что после серьезной физической нагрузки в кровь поступает большое количество кортизола, а мозг вырабатывает достаточно норадреналина, чтобы разогнать сердце и нервную систему. Все это может привести к бессоннице, а нам это совсем не надо. Тут, конечно, все зависит от конкретного человека, поэтому всегда стоит прислушиваться к себе.
Еще пара универсальных советов.
Напоследок расскажем про несколько базовых вещей, полезных для любого планирования.
Концентрация. Мы не будем использовать новомодное определение «находится в потоке», а просто скажем, что любая работа выполняется быстрее и проще, если человек сконцентрирован. Чтобы достичь такого состояния, нужно хотя-бы 30 минут ни на что не отвлекаться, поэтому, планируя рабочие или учебные блоки, уделяйте на них минимум час. В этом, кстати, заключается существенный недостаток техники pomodoro – перерывы каждые 25 минут напрочь убивают концентрацию.
Дешевый дофамин. Нет ничего плохого в том, чтобы после тяжелого дня позволить себе съесть пирожное или сочный бургер. Наоборот, проблемы начнутся именно тогда, когда все радости жизни окажутся под запретом. Из-за отсутствия быстрого вознаграждения организм буквально взвоет. Главное – это найти золотую середину между вредным и приятным.
Чередование задач. Крайне тяжело весь день заниматься одним, пусть даже и интересным делом, поэтому лучшим решением будет комбинировать задачи из разных областей. Возвращаясь к нашему герою – сначала он изучает новые материалы по работе, потом в дороге учит английский, в ВУЗе пишет диплом, а в конце дня снова возвращается к работе, но на этот раз занимается практикой, а не теорией. Такая смена деятельности постоянно поддерживает его интерес на высоком уровне.
Заключение
И так, наш гайд подошел к концу. Всю информацию в него уместить было крайне сложно, поэтому, как обычно, оставляем ссылки на полезные материалы:
1. Экстремальный тайм-менеджмент – прекрасная книга, в которой разобрано большинство методик управления временем.
2. Самые эффективные методики планирования
3. Гиперфокус. Краткий пересказ книги
4. Советы по использованию Google Calendar
Надеемся, что из данной статьи вы узнали что-то новое. Если это так, то в нашем Tg канале вас ждет еще больше полезного материала про софт скилы и саморазвитие :)
До новых встреч!
