Как вы обычно подписываете письма? Установили шаблон, который автоматом цепляется к каждому мейлу? Или каждый раз пишете имя, должность и контакты вручную? Если это шаблон, то он на русском или английском? Должен ли английский вариант чем-то отличаться от русского?
Деловой английский выдвигает определенные требования к формату и содержанию подписи, и настоящему профессионалу стоит их знать и соблюдать. В противном случае вы рискуете смазать о себе впечатление из-за досадной мелочи.
В этой статье я раскрою тонкости того, как правильно указывать свое имя и контакты при переписке с зарубежными партнерами.
Итак, поехали! Для начала покажу, как выглядит моя подпись:
--
Best regards,
Julia Shtyrlina
Product manager
Cybertonica
Email: хххх@xxxxx.com
Mobile: +7ххххххххх
Skype: хххххх.хххххх
Вроде бы все легко, верно?
Но давайте посмотрим, какие правила тут кроются.
1. Закрывающая фраза
Запомните: нельзя ставить свое имя в конце письма, не предварив его вежливой закрывающей фразой. Классическим вариантом в деловом английском считается Yours faithfully либо Yours sincerely. Первое ставится, когда вы НЕ знаете того, кому пишете. Второе - когда знакомы с адресатом.
Если вам, как и мне, лень переключаться между Yours faithfully и sincerely, выбирайте более универсальный вариант - Best regards или Best wishes. Они уместны при общении с кем угодно.
Надеюсь, не нужно объяснять, что Yours или XXX (аналог поцелуйчиков) лучше приберечь для личной переписки.
2. Ваше имя
После закрывающей фразы на следующей строке мы пишем имя и фамилию.
Запомните порядок: сначала ИМЯ, потом фамилия. Ivan Petrov, Maria Sidorova.
Часто спрашивают, нужно ли ставить Ms / Mrs / Mr перед именем. Я не ставлю. Во-первых, со славянскими фамилиями статус смотрится чужеродно, искусственно. Во-вторых, пол и наличие брачных уз для бизнеса не должны иметь значения.
3. Должность и компания
После имени сначала пропишите свою должность, а потом название компании. Каждое - на отдельной строке. Для компании лучше указать название бренда, чем официальное наименование юрлица. Вместо названия компании может быть ее логотип. Хорошо, если кликабельный и ведущий на официальный сайт.
4. Контакты
В разных компаниях политика того, в каких каналах общаться с клиентами, может отличаться. Но если регламента нет, рекомендую указывать 3 способа связи с вами:
мобильный - с первых шагов повышает уровень доверия в партнерстве. Только не забывайте указывать его в международном формате, через +7. Если боитесь, что начнут тревожить вне работы, в скобках укажите приемлемые часы для связи и свою временную зону. Например, для Москвы: 10am - 7pm GMT+3.
email - казалось бы, адресат и так его знает, зачем повторяться? Однако это необходимо на случай, если собеседник хочет поделиться вашим контактом с кем-то еще. Ему нужно будет просто скопировать вашу подпись в пару кликов.
мессенджер для оперативной связи - Skype, WhatsApp или Telegram.
Эти 4 пункта - обязательные элементы email-подписи. Современный деловой этикет предписывает ниже устанавливать дисклеймеры, но об этом мы поговорим в следующей посте.
