Всем привет! Меня зовут Екатерина Мишинёва, я ведущий технический писатель с опытом работы в IT-компаниях более 10 лет.
На заре моей карьеры у меня очень часто при написании документов вставал вопрос как максимально быстро и эффективно сделать так, чтобы документ соответствовал стандартам и был полностью пригоден для сдачи.
Постепенно у меня сложился свой чек-лист, которым бы хотела поделиться. Быть может, перечень не исчерпывающий и кто-то предложит свои дополнения, тем самым сообща прокачав его.
Итак, я выделю два направления – общая проверка и прикладные действия. По умолчанию, все действия выполняются в MS Word.
Общая проверка
Проверить на соответствие стиля и структуры документа установленным требованиям:
Документ должен быть структурирован по разделам, подразделам и пунктам;
Стиль документа должен соответствовать корпоративным стандартам.
Убедиться в правильности использования технической терминологии:
Все термины, определения и сокращения должны быть точными и соответствовать контексту;
Все термины и сокращения должны встречаться и употребляться в тексте, иначе удалить из перечня;
Не должно быть двусмысленности в терминологии.
Проверить точность и полноту информации:
Вся информация, представленная в документе, должна быть точной и полной;
Убедиться, что все необходимые детали присутствуют.
Оценить ясность и понятность изложения:
Текст должен быть написан простым и понятным языком, без сложных оборотов и длинных предложений, если иное не требуется при подготовке документа;
Упростить сложные идеи и понятия, используя аналогии и примеры.
Прикладные действия
Проверить наличие и правильность оформления перекрестных ссылок:
Убедиться в наличии всех необходимых ссылок на другие разделы и документы;
Проверить правильность оформления ссылок (номера страниц, названия разделов);
Проверить на наличие битых ссылок (в поиске по документу набрать "Ошибка").
Проверить грамматику и орфографию:
Грамматика и орфография документа должны быть безупречными;
Встроенным инструментом "Орфография и грамматика" (вкладка "Рецензирование") пройти по всему документу и исправить, где это необходимо, все ошибки;
Проверить документ на наличие ошибок и опечаток (можно несколько раз пробежаться глазами по документу).
Проверить форматирование документа:
Шрифт, размер шрифта, межстрочный интервал, отступы и колонтитулы должны соответствовать требованиям;
Изображения и таблицы должны быть оформлены в соответствии с корпоративными стандартами;
Нумерация страниц должна быть в корректной последовательности – титульный лист без номера, нумерация должна начинаться со 2 страницы. Общее количество страниц должно быть равно номеру на последней странице.
Проверить малозаметные моменты, которые обычно портят все впечатление о документе:
Через комбинацию Ctrl+H открыть окно "Найти и заменить";
В поле "Найти" ввести двойной пробел " ", в поле "Заменить" ввести одинарный пробел " " и нажать "Заменить все" - чтобы по документу не было ненужных двойных пробелов, порой, это бывает очень критично;
В поле "Найти" ввести верхние кавычки ", в поле "Заменить" ввести команду ALT+0171 - кавычка елочка открывающая "«" или ALT+0187 - кавычка елочка закрывающая "»" и нажать "Заменить все".
Проверить оформление списка литературы и источников:
Список литературы должен быть оформлен в соответствии с установленными требованиями.
Все источники, на которые есть ссылки в тексте, должны быть указаны в списке литературы.
Вот мой перечень полезных действий, которые помогут привести документ к качественному виду. Делитесь в комментариях своими фишками и дополнениями к посту, так для всех будет большая польза!
