Что делать если ценный сотрудник опаздывает?

Уточнение:

В этом кейсе я делаю акцент не на проблеме опоздания, а на всех возможных мелких проступках, которые может совершить ценный сотрудник. Поэтому, читая пост, вместо опоздания можете подставить любой другой проступок, который плюс-минус равносилен по значимости.

________________________________________________

Что для вас означает термин “опоздание”?

Для начала стоит разобраться с правилом, которое было нарушено. Итак, требование приходить на работу вовремя — это ваша шалость, система или обоснованная необходимость?

Если результативность сотрудника никак не зависит от времени прихода на работу, и компания никак не пострадает от свободного графика посещения, стоит ли на этом аспекте останавливать внимание? Хороший вопрос, на который вам нужно найти ответ.

Если все же для требования есть обоснования — идем дальше…
________________________________________________

Что для вас означает термин “ценный сотрудник”?

Это супер-эксперт, либо это человек, который вам приятен в общении, либо это обычный сотрудник, но вы от него зависимы и приходится идти на уступки? Это второй важный вопрос, на который стоит ответить.
________________________________________________

Почему он опаздывает?

Третий вопрос: “есть ли у этого ценного сотрудника объективные причины регулярных опозданий?”. Не удивляйтесь, даже регулярные проступки могут иметь объективную причины.

К примеру, в моей практике было два сотрудника, причины регулярных опозданий которых я считаю объективными и стоящими:

1) Сотрудник утром отводил ребенка в садик. Ситуация полностью была независима от него. Так, он мог прийти в садик раньше, но ему приходилось ждать воспитателя, который мог опоздать. Он всегда прибегал впритык и часто опаздывал.

2) Сотрудница хотела завтракать вместе с мужем и ехать на работу вместе с ним. Но, так как у ее мужа был более свободный график, он не спешил, и она из-за него опаздывала.

Второй пример может показаться достаточно сомнительным, но, во-первых, мы говорим про ценных сотрудников, и раз так, нам приходится рассматривать все их просьбы, независимо от глупости. Во-вторых, для сотрудника был важен аспект “семья” и “завтрак с мужем”, и для компании это очень дешевый способ мотивации (удовлетворить главный мотиватор сотрудника). В-третьих, эта причина совпала с моими ценностями: я за семью, за совместный завтрак, за крепкие отношения. Поэтому, мне не составило труда понять ее мотив и удовлетворить его. Я считаю ее опоздания оправданными и правильными.

Возможно вы сами спровоцировали сотрудника опаздывать?

Так, если в компании не было правила приходить вовремя, все приходили и приходят, как хотят, виноват ли сотрудник в его опоздании? Несомненно, его вина есть, но стоит ли начинать решение проблемы именно с его персоны.

Лирическое отступление

Как я писал в одной из своих предыдущих статей, руководителя иногда посещает просвещение, ему надоедает бардак, и он принимает решение жить по новому. Чаще всего это происходит на выходных… Он приходит в понедельник на работу, встает возле дверей и начинает ловить и вычитывать нарушителей. Так сказать, приводит их в тонус. Но, этот подход крайне неправильный и кроме как удивления и демотивации ничего не вызовет.

Поэтому, возвращаясь к теме вопроса, если ранее структура работала расхлябанно и люди приходили кто когда хотел, стоит начать с изменения действующих подходов и правил, а не с нарушителя…
________________________________________________

Выводим сотрудника из-под действия регламента

Несмотря на то, что я за систему, при этом я неоднократно использовал подход “вывод сотрудника из-под действия регламента”. То есть, я отменял для него какое-то правило, и оно больше на него не распространялось.

При таком подходе руководителя могут посетить такие опасения:

1) “Имею ли я на это полномочия?”

Я считаю, что руководитель имеет полный объем полномочий на определение условий сотрудничества со своими подчиненными. Он имеет право определять, кто и когда должен приходить на работу, кому и какое задание поручать, кого и чему обучать/развивать, …. Если у него таких полномочий нет — такой руководитель является неполноценным и не может на 100% нести ответственность за результаты вверенных сотрудников и структуры в целом.

Поэтому, если вы руководитель и вас терзает сомнение “могу ли я это решать”, ответ — “можете” (если вам это прямо не запрещено).

Но, допустим, что правило “приходить на работу вовремя” установлено директором и распространяется на всю компанию. Тогда, конечно, не стоит своим словом отменять это правило (этого делать нельзя). Но, и оставлять все как есть и отвечать сотруднику “ну, такие правила… ничего поделать не могу” — также нельзя. Так что же делать? Пойдите к тому, кто установил это правило и согласуйте индивидуальные условия для вашего сотрудника.

Важно! Подготовьте достаточно аргументов, чтобы ваши обоснования не звучали так: “он хороший сотрудник и я им доволен”. Вы должны на цифрах показать, чем именно он хорош, и как его работа влияет на результаты компании.

Не забывайте, что правила созданы для того, чтобы помогать компании достигать нужных результатов. Если правило оказывает на какого-то сотрудника прямо противоположный результат, это означает, что, либо правило неадекватно, либо сотрудника нужно выводить из-под него. Так, если для сотрудника важно завтракать в кругу семьи и этот сотрудник действительно ценный — компания должна пойти на уступки и для него отменить это правило.

2) “Остальные обидятся, что ему можно, а им нельзя...”

Да, если просто взять и, одних наказывать за опоздания, а других нет, сотрудники будут обижаться. Поэтому, мы не должны наши индивидуальные условия оставить в тайне от коллектива.

После того, как было принято решение об индивидуальных условиях одного из сотрудников, вам нужно провести небольшое информационное собрание, на котором вы:

— объявите об этом решении;

— объясните причины;

— объясните вашу логику.

Последний пункт самый важный. Вам нужно понятно объяснить людям, почему именно для Иванова вы готовы пойти на отмену правила. Вы должны рассказать: “так как Иванов идеально выполняет свою работу (и это должно подкрепляться цифрами), я для таких сотрудников готов на любые индивидуальные условия. И, если кто-то хочет такого-же подхода, его показатели должны быть такие же хорошие”.

P.S. Нужно постараться все рассказать как есть, но не обязательно. Так, к примеру, если сотрудник не хочет, чтобы причина по которой ему изменяют график, стала публичной, вы этот момент должны упустить. Ведь, не все ли равно для коллектива, почему ему нужно приходить позже/раньше, коллектив интересует почему вы идете на уступки именно ему, а всем остальным нет.

3) “Остальные также захотят опаздывать...”

Да, захотят. Но, давайте немного изменим терминологию и смысл. Мы не “разрешаем опаздывать” — мы “устанавливаем индивидуальный график” для сотрудника.

К примеру, у меня работал сотрудник, который всегда опаздывал и просто не мог не опоздать. Попытка сдвинуть график его работы на +1 час (начало рабочего дня сделать не в 9, а в 10) ни к чему не привела — он все равно опаздывал на стандартные для него 5-15 минут. Тогда, я пошел на более гибкий подход. Я ввел для сотрудника график отработки нужного количества часов и лишил его необходимости опаздывать (его функционал это позволял). Он мог прийти в любое время, но должен был отработать ровно 8 часов (плюс час обеда). Это сработало, вопрос был решен. И, что самое интересное, сотрудник начал приходить раньше, так как перспектива сидеть допоздна его не очень радовала.
________________________________________________

Вывод: если сотрудник ценен — он может быть избавлен от действия какого-либо правила и регламента, если это не повлияет на эффективность работы (его и структуры в целом).

Другие кейсы находите в моем telegram-канале: t.me/OS_management

Подписывайтесь! Далее будет…