Прежде чем перейти к статье, хочу вам представить, экономическую онлайн игру Brave Knights, в которой вы можете играть и зарабатывать. Регистируйтесь, играйте и зарабатывайте!
Надысь зашел здесь в комментах разговор про автозаполнение документов по шаблону. Там было такое мнение:
По поводу автоматизации и шаблонизации актов лучше использовать "слияние" в word+excel.
@andrewrubanov
Я-то знаю что лучше) Поэтому предложил другую концепцию автозаполнения. Не убедил.
Но концепция оказалась востребована - люди интересовались, смотрели и скачивали необычно много для воскресенья. Поэтому захотелось порассуждать на эту тему - о разных парадигмах автозаполнения и почему майковский вариант не всем заходит.
Дисклеймер
Большое количество типовых документов состоит из 1 - 2 страниц. Это разнообразные акты, накладные, выписки, справки, договора, уведомления. Как правило, в них меняются даты, ФИО и пара цифр. Такие документы заполняются десятками и больше за день.
Другой класс типовых документов, - заключения, отчеты и прочие результаты аналитической работы, - требуют для подготовки объемный сбор данных и проведение сложных расчетов. В них нужно заполнять таблицы с объединенными ячейками и с разным количеством строк. Нужно включать иллюстрации, сканы, графики, фото. Они состоят из десятков и сотен страниц, разделенных на несколько глав. Такие документы оформляют единицами в день или в неделю. Там тоже меняются даты и ФИО. И десятки или сотни цифр.
Казалось бы - это же совсем разные документы, разные ситуации с ними и соответственно нужны разные инструменты для их автозаполнения. Но есть нюанс)
Работает - не трогай!
На самом деле есть возможность поменять все связи связанных документов xlsx и docs за один раз. Если найдете нужную кнопку в нужном подменю нужного меню. И поймете как оно работает.
Можно же просто указать какой конкретно файл использовать для заполнения шаблона? Это для слабаков. Сильные курят справку. Сильные роют интернет.
Будь сильным! Заполняй word из excel по заветам Майкрософт!
Что вообще такое эти связи связанных документов xlsx и docs? Это вступительное испытание в клубе стрельбы себе по ногам?
Сказано же - не трогай!
Настроил автозаполнение, а потом решил подправить файл Excel?
Пффф ))) .. Сорян!)
По секрету. Можно редактировать и после. В пределах здравого смысла. Но, да, официально черным по русскому написано - нельзя. Ну, нельзя - так нельзя.
В одни руки - один лист
Почему, Билл, почему??? У тебя листов в Экселе не хватает на всех?
Хочется же по уму оформить источник данных xlsx: на одной вкладке - данные договора, на второй - исходные данные, на третьей - промежуточные, на четвертой - выводы, на пятой - примечания и т.д. Низзя(
Все не то, чем кажется
Так выглядит поле в word для подстановки в него данных из excel. Нормально вроде выглядит? Просто слово в кавычках. Казалось бы, что тут такого?
Но если вы его захотите поправить.. Поставить на него курсор и поправить.. Например, Номер на Номер 1. Или на поле из списка, например - Имя. Обломитесь. Низзя. Просто поправить - низзя. Ну вот низзя просто. Это Майкрософт, детка.
На самом деле, если заглянуть в изнанку такого поля Номер, там будет что-то типа такого:
Те, кто рискнут заглянуть в эту бездну, должны сначала прочитать надпись над входом в нее:
Так что, если у вас слишком длинная жизнь и вы хотите потратить ее на путешествие далеко за рамки..
Нельзя так просто взять и заполнить автоматом документ по шаблону
Курс для освоения навыка автозаполнения шаблона состоит из следующих основных частей:
Слияние с использованием таблицы Excel
Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word
Вставка полей слияния
Персонализация писем с помощью слияния
Там будет еще много ссылок и вставок на сопутствующие и второстепенные темы, так что удачи не заблудиться и не забыть кто вы, где вы и зачем вам все это надо. В этом вам поможет учебный курс. После освоеня которого вам дадут Советы по использованию промежуточного слияния, покажут Добавление настраиваемых полей слияния и отправят в направлении Дальнейшая персонализация документов. Удачи.
Серебряная пуля
Или можно пойти коротким путем. Никакого хардкора, никакого Майкрософта. Всего три экрана с объяснением, половина из которых - иллюстрации. И можно править поля прямо в тексте. И можно разносить вставляемые данные в Excel по вкладкам. И можно копировать файлы как угодно, даже отправить коллеге. И вообще нет связей связанных документов (Билл, прости мне это святотатство!). Про вставку целых таблиц, изображений и контроль результата слияния уже не будем тут поднимать.
Но. Сможете ли вы после этого гордо сказать:
Зачем использовать стороннюю надстройку, когда встроенный функционал справляется с этой же задачей.
@andrewrubanov
Звучит! Хотите лишить себя этой фразы?
Ну и надо же всегда расти над собой. Попробуйте на коллегах заклинание "Я умею в слияние в Word+Excel!" → Вам гарантировано +100 lvl к уважению. Никто не может - вы можете!
И сравните с реакцией на "надстройка сама автоматом заполняет отчет / заключение / форму / спецификацию":
И чо?
@Коллеги
Это не все претензии к "слиянию" word+excel. Но, кажется, достаточно для обозначения ситуации.
Корень проблемы наверное в том, что UI/UX для слияния майки разрабатывали в доинтернетное средневековье. В те времена обычным делом было прохождение инструктажей и получение допусков к работе на ПЭВМ. Получали такой допуск знатные ботанЫ, для которых за счастье было потратить неделю на конспектирование майковской методички по слиянию и последующие упражения его использования.
Сейчас времена изменились и документы чаще составляют люди не самой высокой ботанической квалификации. Появилось понятие "интуитивно понятный интерфейс". Уровень удобства "любой профессор за месяц разберется" уже не считается достаточным для юзабилити. Тем не менее, люди бывают разные и каждый найдет себе инструмент по душе.
Всем доброй пятницы!
