Привет, Хабр! Я — Антон Иванов, работаю продакт-менеджером в двусторонних платформах. Как правило отвечаю за опыт поставщиков, вместе с командой успел помочь разработать с нуля и удвоить выручку на второй год после запуска у трех мобильных приложений и у двух веб-версий. Работал в логистике, e-commerce, процессинге. Когда это было нужно, приходилось закатывать рукава и глубже вникать не только в отстройку бизнес-процессов, но и в стек, архитектуру компании, о чем сейчас и хотел бы рассказать.
Если конкретнее, поговорим о моем опыте работы с таким продуктом, как Airtable. Его можно использовать малому, среднему и в определенных ситуациях — даже крупному бизнесу (в последних двух случаях — как временное решение, в статье объясню, почему). Airtable ни в коем случае не универсальный инструмент, а применять его стоит на первых порах развития проекта — когда все еще неясно, какие системы нужно внедрять, но функционала гугл-таблиц уже не хватает. Мы пройдемся по основным функциям Airtable и посмотрим, какую пользу они принесли продукту, который развивал я. Подробнее обо всем этом — под катом.
Статья будет полезна тем из вас, у кого есть новый проект и кто сомневается, стоит ли сразу настраивать решения корпоративного уровня с нуля или пока обойтись временным легко кастомизируемым решением. Эта статья не является учебным руководством по использованию Airtable.
Зачем мне вообще все это понадобилось?
С инструментом, о котором идет речь выше, я познакомился, когда работал в компании, где одно из подразделений занималось развитием сети моек и шиномонтажей для корпоративных клиентов. Она предлагала клиентам более выгодные цены и возможность получать единую отчетность по этим услугам по всей стране. Компания искала поставщиков таких услуг и предлагала их своим клиентам, как часть пакета услуг, в западной терминологии эти процессы можно назвать Supply Sales. Это подразделение активно развивалось, я составил верхнеуровневую дорожную карту для продукта. Но так как мы активно двигались вперед и зависели от других подразделений компании, шаги в ней могли меняться, а вместе с ними часто менялась и техническая реализация продукта. Как итог, сегодня в компании проходит более 4 млн транзакций ежемесячно на собственном процессинге для 65 тысяч корпоративных клиентов, что делает ее одной из крупнейших компаний в РФ с базой корпоративных клиентов в сегменте B2B.
Основные процессы в подразделении были нацелены на то, чтобы:
Собирать первичную базу поставщиков для прозвона.
Обзванивать поставщиков с предложением сотрудничать.
Вносить согласившихся в новую базу.
Выполнять заказы клиентов, предоставляя им озвученные выше услуги, и отслеживать статус выполнения заказа.
Свести данные по выполненной работе в таблицы, чтобы менеджмент на уровне С-level понимал, как в целом идет процесс и что можно и нужно оптимизировать.
Работы было много, поставщиков, клиентов и заказов — тоже, так что нужно было вести централизованный учет всего этого, чтобы не быть погребенным под горой различных табличек и баз данных.
Что использовали в начале?
Изначально мы использовали упоминавшуюся не раз на Хабре CRM Zoho. Она использовалась на стороне поставщика, а на стороне клиента использовалась Salesforce. Кроме того, работали и с самописной ERP-системой, которая была интегрирована с Zoho.
Что касается Zoho, то мы работали с офлайн-версией продукта, который устанавливается на собственный сервер компании. Zoho был кастомизирован и не обновлялся до актуальных версий, поэтому, на мой взгляд, он застрял в прошлом на уровне 2017 года. Если нужно было внести любое изменение, оно падало в очередь к разработчику, занимающемуся модификацией Zoho, а это могло занять несколько недель, а то и месяцы, потому что разработчик был перегружен.
Нам требовались вот такие возможности:
1. Иметь общую и доступную всем БД.
2. Делать из этой БД представления для необходимого кол-ва полей для менеджеров и клиентов.
3. Слать уведомления о смене статусов.
4. Делать выгрузки для менеджеров.
5. Автоматически назначать приходящие заявки на менеджеров-исполнителей.
6. Менеджеры-заказчики и внешние клиенты должны иметь возможность размещать заявки.
Доработать Zoho было можно, но для этого требовалось оторвать от выполнения нужных компании бизнес-задач разработчиков и менеджера, плюс понести немалые затраты (см. схему ниже). Лишь по очень приблизительной оценке, на доведение Zoho до нужного нам состояния требовалось потратить около 1 млн рублей. А эти деньги в компании были очень не лишними. Плюс непонятно было, окупится ли все это после продолжения работы — проект был относительно новым, так что его перспективы не были понятны до конца.
Переход на Airtable
В итоге решили перестать работать с Zoho и попробовать найти более функциональное решение, которое либо совсем не нужно было дорабатывать, либо внести минимальные изменения.
Понравился Saleforce, у него было больше нужных нам возможностей и функций, чем у Zoho, но, к сожалению, кастомизация тоже была необходима. А это снова означает дополнительные затраты с неясным результатом в условиях развивающегося проекта. Стоит отметить, что в компании изначально был глубоко интегрирован Salesforce на стороне Demand (клиентов), но так исторически сложилось, что на стороне Supply (поставщиков) внедряли Zoho.
Поэтому выбрали еще один продукт — им и стал Airtable. Чтобы не кастомизировать SalesForce впустую, пока проект не вышел на выручку, мы решили использовать Airtable и в нем проверять все имеющиеся гипотезы Вместо миллиона рублей, о которых шла речь выше, Airtable требует примерно 195 тыс. рублей единоразово — в эту сумму входит труд всех задействованных в настройке системы*
*Использованы среднемесячные ставки по Москве за 2021-2022 гг для аналогичных специалистов. Оригинал таблицы
Как вы можете видеть из таблицы, внедрение Airtable на примере моей компании обходится дешевле за счет отсутствия разработчиков в процессе внедрения и за счет высокой скорости внедрения. Внедрение корпоративных систем займет больше времени и не будет гарантировать, что такое внедрение не нужно будет повторять “с нуля”.
Основные функции Airtable
Если коротко, то Airtable — это сервис, позволяющий создавать базы данных (таблицы) на все случаи жизни. Есть возможность создавать скрипты на отправку писем, триггеры на пересылку данных из одной таблицы Airtable в другую, смену статусов и многие другие интересные функции, про работу которых можно спросить у огромного коммьюнити.
В личном кабинете пользователя в Airtable отображаются все доступные воркспейсы с базами данных. Каждая их них — это набор таблиц, причем данные можно отображать не только в табличном режиме, но еще и в режимах календаря, канбана и галереи. Есть и возможность создать собственную форму, которая позволяет вводить данные, сразу поступающие в таблицу Airtable. Ну, и еще один огромный плюс — наличие API. Для вашей базы данных генерируется RESTful API.
К тому же, для каждого пользователя Airtable можно настроить кастомизированное представление таблицы и убрать из представления ненужные для него данные. К примеру, вы хотите показать поставщикам только данные по статусу из одной таблицы и не хотите показывать им служебные поля, предназначенные для сотрудников — это можно сделать в том же представлении.
Мы посчитали полезными следующие группы функций Airtable:
Функция | Расширенное описание | Комментарий |
Связи в базах данных | Каталог в одной таблице подтягивается в другие таблицы | Аналогом здесь являются гугл-таблицы, но их возможности ограничены созданием выпадающих списков через data validation. Если мы хотим использовать эти же функции в гугл-таблицах, нужно использовать макросы, изучение которых напоминает программирование и занимает много времени. В Airtable можно добиться того же эффекта за пару кликов. |
Автоматизация | Триггеры для отправки имейлов клиентам (например, после смены определенного статуса) Триггеры по смене статусов после определенных действий | |
Отчетность, представления, выгрузки | Собирать данные из других проектов в дэшборды Создавать разные представления в одной и той же таблице и давать доступ на просмотр представлений разным людям Отсылать выгрузки из определенных таблиц на указанную эл. почту Импортировать таблицы в формат excel и складывать на Google Drive (потребуется платная интеграция с Zapier) | Пример представления: создали представление для поставщиков компании, убрали из этого представления столбцы для служебного пользования. Представления можно создавать нескольких видов: таблица, календарь, форма, галерея, канбан, таймлайн, гантт. |
Управление доступами | Выбирать, какой доступ разные люди получают для одних и тех же таблиц путем создания представлений | |
Формы | Каждую таблицу можно представить как форму и отправить в виде опросника кому угодно, даже без опыта пользования Airtable. Как только они заполнят форму, все данные попадут в таблицу и обрабатываются скриптами. | Мы использовали это представление для сбора замечаний и заявок на подключение точки: менеджер или клиент размещает заявку в форме => по триггеру создается ответственный для отработки заявки => ответственному на почту приходит письмо с просьбой отработать заявку. |
Недостатки Airtable
Несмотря на наличие формул, логика Airtable не предназначена для горизонтального “протягивания” данных вправо и влево по таблице: формула распространяется только на столбец в котором она применена. Это сильно снижает возможности по прогнозированию данных и построению кейсов, если вам вдруг захотелось это делать в Airtable.
Применять формулы можно только горизонтально и сразу на весь стобец. Вы не сможете поменять формулу для отдельных ячеек и будете вынуждены искать обходные пути или уходить в гугл-таблицы.
Крайне усеченные возможности по созданию дорожных карт, доступные только в платной версии и сделанные в виде плагина, поэтому интеграция с Airtable будет далеко не бесшовной.
Чего мы добились в итоге
Если коротко — то получили практически все нужные нам возможности и функции, о которых говорилось выше. Если подробнее — то, вот весьма детальная схема (при клике появится полноразмерное изображение).
Оригинал схемы
Airtable справлялся со своей работой трансформации процессов компании лучше, чем корпоративные решения и позволил нам быстро экспериментировать с внедрением мотивации за выполнение заданий менеджерами и сбору заявок на подключение моек и шиномонтажей от внутренних сотрудников компании и клиентов. Лично нашей компании не удалось полностью задействовать возможности API Airtable, так как нам бы пришлось делать API на собственной ERP-системе, а на это у Core-команды не было ни ресурсов, ни приоритетов.
Мы пользовались возможностями Airtable около года, а когда все гипотезы были налажены, а процессы стабилизированы, приступили к внедрению в Supply Salesforce, которым уже был покрыт весь Demand.
В сухом остатке
Airtable хороша либо в небольших компаниях, либо в проектах на ранних стадиях реализации, когда невыгодно вкладываться в собственную разработку, так как непонятно, останется ли продукт в текущем состоянии или поменяется. Если компания большая, но пока неясно, взлетят или нет гипотезы по разным продуктам, то этот инструмент тоже отлично подходит, хотя и как временное решение — на начальном этапе развития проекта и продукта. Это решение способно заменить собой ERP или CRM пока не будет понятно, масштабируется продукт или закрывается. Решение берет разнообразием возможности автоматизации, связывания таблиц друг с другом, формирование представлений из одной и той же таблицы для разных стейкхолдеров.
