Прежде чем перейти к статье, хочу вам представить, экономическую онлайн игру Brave Knights, в которой вы можете играть и зарабатывать. Регистируйтесь, играйте и зарабатывайте!
Привет, Хабр.
Данная статья про то, как может быть, но не про то, как сделать. Она показывает редкие и сложные интерфейсные и функциональные решения в Notion, связанные с системой управления целями. Если Notion и управление целями вам близки, Вы получите большое вдохновение.
В начале года, я решил сделать крутую систему управления целями, которая станет мощным инструментом управления процессами моего профессионального и личностного прогресса.
Надо сказать, что и до этого я использовал системы в Notion для управления рабочими процессами: задачи, проекты, цели, финансы и т.п. Но ни одна из них не была заточена на управление целями и соответственно не обладала нужными инструментами.
А хочется иметь:
цели, разбитые по типам и времени
отчетность всех процессов по временам: сегодня, неделя, месяц, квартал, пол года, год
удобные шаблоны рабочих процессов: задачи, цели, проекты, клиенты, встречи и т.п.
инструменты декомпозиции больших целей и задач на более мелкие во времени и по приоритету
В результате появилась система, которую я хочу описать в данной статье.
Архитектура системы
Базы данных:
Время — определяет дни, недели, месяцы и прочие временные интервалы процессов
Проекты — управляет проектом как группой процессов во времени
Цели — вмещает цели разных типов и длительности
Задачи — формируют массив дел в рамках цели, проекта и определенного периода времени.
Скоринг — система оценки процесса (цели или проекта) по расширенной системе SMART
База знаний — хранилище связанных друг с другом записей в формате Zettelkasten с динамическим статусом от входящий до архива
Доходы — контроль поступления денежных средств в рамках бизнес процессов и периодов времени
Рабочие пространства:
Шаблоны дня, недели, месяца, года — являются основным рабочим пространством, в рамках которых реализуется вся деятельность в GTD системе.
Включают в себя контроль таких процессов как:цели
задачи
данные (входящая информация)
платежи
клиенты
проекты
события
Шаблоны целей и задач
по типу
по времени
Шаблон проектов
клиенты
платежи
задачи
цели
скоринг
Главная страница
Страницы
сегодня
вчера
завтра
неделя
месяц
год
данные (Цеттелькастен)
Страница "сегодня" для телефона
Инструменты
Инструмент декомпозиции цели на подцели
по кварталам и месяцам
по приоритету
Инструмент декомпозиции задачи на подзадачи
по приоритету (матрица Эйзенхауэра)
по часом
Скоринг
оценка проекта
оценка цели
Автоматизация
учет времени выполнения процесса
план
факт
результирующий показатель
учет баллов
за выполнение процесса
за нужный период
трекер результативности
план / факт за период времени
шаблоны повторяющихся процессов
ежедневные
еженедельные
Структура рабочих пространств в шаблоне времен (день, неделя и т.д.)
Страница, создаваемая автоматически по шаблону включает такие группы данных как:
цели, соответствующие периоду времени
данные, создаваемые в период времени или относящиеся к нему
инбокс
клиенты
статьи и т.п.
бизнес процессы
новые проекты
новые клиенты
новые платежи
задачи на период
инструмент декомпозиции задач
по часам
по приоритету
папку с незавершенными задачами из прошлого
папку ретроспективы задач (незавершенные / завершенные)
папку отложенных задач
Инструмент декомпозиции по времени включает 4 группы:
утро
день
вечер
будущие дни
Задачи расставляются по нужным ячейкам времени путем перетаскивания из папки всех задач на день
После указания времени процесса формируется монитор процессов по времени
Декомпозиция задач по приоритету основана на матрице Эйзенхауэра
Данный инструмент удобно применять, когда важность процессов определяется приоритетом, а не конкретным временем.
Демонстрируемые инструменты наряду с прочими инструментами декомпозиции, являются самой сложной частью системы с точки зрения ее создания. Так как все раскладываемые по типам и времени процессы после манипуляций с ними должны оставаться на тех же местах и связях, как они были созданы в шаблоне времени или типе процесса.
Вместе с тем они не должны "вылезать" в местах, к которым они не имеют отношения. К примеру, подзадачи не должны после манипулирования вдруг встать рядом с эпиком (основной задачей или целью).
Папка с незавершенными задачами помогает в формировании планов на период из числа ранее созданных задач.
Шаблон дня также включает в себя процессы, которые создаются автоматически как новые каждый день. Теперь повторяющиеся записи в базах Notion не нужно создавать снова, а лишь требуется связать их с нужной календарной датой и отчетным периодом для начисления за них баллов результативности.
В данной системе, каждая завершенная задача несет в себе N баллов, которые зависят от приоритета задачи, а также времени ее выполнения. Предполагается, что чем выше приоритет процесса и его длительность тем больше баллов набирает процесс.
Все баллы и затраченное за период время суммируются и отражаются в трекере результативности на главной странице, а также рядом с отчетным периодом.
Управление целями — одна из самых важных частей GTD системы.
В связи с этим, должна быть удобной постановка целей, учитывающей такие параметры как:
тип цели: бизнес, финансы, персональные и т.п.
период достижения цели (неделя, месяц, квартал...)
приоритет цели
Цели по типам группируются по времени. Цели по времени группируются по типам.
В шаблоне целей, как и в шаблонах времени содержится инструмент декомпозиции цели на промежуточные, каждая из которых декомпозируется на задачи и подзадачи.
На видео ниже показан процесс декомпозиции годовой цели на 4 уровня вниз. Годовая цель разбивается на промежуточные цели. Промежуточные разбиваются на задачи. Задачи разбиваются на подзадачи. Пожалуй, это самый мощный инструмент системы и несомненно является ее достоинством.
На дешборде второго уровня видны цели и задачи трех уровней начиная с первого.
Таким образом, вся система связана воедино целеполаганием и выстраиванием процесса достижения целей, который контролируется процессами разных периодов времени.
Структура шаблонов времен идентична друг другу за исключением содержания. К примеру, если шаблон дня включает в себя в основном работу с задачами, реализуемыми в рамках целей и подцелей, то в шаблоне неделя и более продолжительных периодах в качестве основных процессов уже выступают не задачи, а сами цели.
Еще одним достоинством системы являются диаграммы результативности, показывающие ежедневные, еженедельные и ежемесячные результаты заработанных баллов и потраченного времен.
Для облегчения страниц на динамических страницах они размещаются в специальной папке, а на статичных их можно увидеть на видном месте.
В заключение хочется сказать, что данная система разрабатывалась как инструмент для работы на компьютере. Для контроля процессов с мобильного телефона существует специальная страница. Но ее назначение заключается в контроле текущих процессов, быстрого изменения их статуса и создания новых. Все более сложное конечно лучше делать на PC.
В целом система отлично решает свои задачи и главное помогает в достижении намеченных целей, так как весь массив данных и процессов позволяет отображать в совокупности и ничего не упускать.
Для большей наглядности можно посмотреть несколько видео роликов, на которых я показываю работу системы с разных сторон. К примеру:
как настраивается план дня
как декомпозируются процессы
Задать вопросы автору лично можно в телеграм
