Классикой автоматизации в компаниях является предоставление сотрудникам корпоративной информационной системы. В ней пользователи заносят данные, просматривают информацию, из нее отправляют на принтер или по электронной почте заполненные печатные формы документов, в ней формируются различные отчеты.
Но зачастую это сопровождается параллельным ведением таблиц Excel и общих гугл-таблиц, где данных гораздо больше, и они актуальнее, чем в корпоративной ERP-системе.
Почему сотрудники компаний начинают работать в Excel и Google таблицах?
Всё дело в эффективности. Эффективность сотрудников часто снижается, когда они начинают пользоваться корпоративной ERP-системой. И причины этого лежат на поверхности.
Пример: как сотрудник становится неэффективным?
Если вы часто общаетесь с пользователями (не из числа айтишников), то прекрасно понимаете, что они откровенно плохо разбираются в информационных технологиях.
Многие пользователи не умеют толком настроить и пользоваться своим смартфоном. Они даже не понимают, что происходит на экране, открыто приложение, файл или окно браузера. Не говоря уже о ERP-системе.
С другой стороны, сотрудник является опытным специалистом в своей области, например, в закупках. Он прекрасно понимает процессы закупок, прекрасно разбирается в поставщиках и ценах.
И когда менеджер по закупкам приходит в компанию, для него создают нового пользователя ERP-системы и показывают, как с ней работать:
вот справочник номенклатуры
вот справочник поставщиков
вот заявки на поставку от подразделений
вот первый отчет по складским остатках, но здесь не видно поставщиков
вот второй отчет по остаткам, только с ценами, но без поставщиков
вот третий отчет по остаткам - здесь видно поставщиков, но не вижно цен
вот договоры поставщиков, только в них нет спецификаций
вот документы заказа поставщикам
вот документы поступления от поставщиков
остальное спросишь у своих коллег...
И вместо того, чтобы применить в компании свой опыт закупщика, сотрудник пытается разобраться во всех тонкостях ERP-системы, документах, отчетах и справочниках. Данных мало, половину информации нужно утонять у других сотрудников, потому что без нее нельзя сделать закупку.
Кроме того, нужно еще разобраться с чего начать, куда смотреть, где заполнять. Идет время, а сотрудник "тупит", его руководитель недоволен, сотрудник плохо справляется со своими обязанностями, это приводит к срыву поставок.
В лучшем случае, такой сотрудник быстро перестраивается, и создает вокруг себя систему хранения и обработки информации в Excel и гугл-таблицах - эффективность его работы резхко возрастает и он начинает показывать ожидаемые результаты.
В худшем случае, он не успевает адаптироваться, применить свой богатый опыт в закупках - с ним компания расстается, так как он неэффективный закупщик.
Что из себя представляет ERP-система? Это некий «монстр» с множеством различных подсистем, которые охватывают основные бизнес-процессы компании. И часто это выглядит, как «букет» не самых лучших решений (с точки зрения пользователей, которые работают с интерфейсом, данными и функционалом), собранных в одном месте.
Кроме того, реальная работа сотрудника зачастую не соответствует функционалу, который предоставляет ERP-система, интерфейсы неудобные и в них сложно разобраться.
И даже там, где пользователь разобрался с функциями системы и смирился с интерфейсом, этого оказывается недостаточно для выполнения его текущих задач, чтобы эффективно выполнять свои функциональные обязанности на занимаемой должности.
Еще одна проблема корпопативных ERP-систем заключается в том, что они не умеют объективно оценивать выполнение KPI сотрудниками. В системе просто нет достоверных данных.
Поэтому сотрудники выбирают наиболее эффективные с их точки зрения системы для работы: Excel и общие Google таблицы. Они сами «рисуют» в них интерфейсы, а информацию хранят в таком виде, чтобы было удобно пользоваться ежедневно.
На самом деле - это далеко не всегда оказывается эффективным. Просто сотрудник выбрал для себя зону комфорта, место, где ему всё известно и понятно.
В таком случае, бизнес-процессами фактически управляют сотрудники, и они же являются исполнителями задач.
Корпоративной ERP-системе отводится простая роль:
1. Хранение и обработка данных (причем, это малая часть по сравнению с тем, что хранит пользователь в Excel)
2. Выдача результатов по запросу пользователей (просмотр информации на экране, вывод на принтер заполненных печатных форм, формирование отчетов).
Одним сотрудникам нравится быть «центром» бизнес-процессов: они хорошо в них разобрались и понимают, они всем «рулят», информация о текущем состоянии какого-либо процесса находится в голове у сотрудника. Он сам решает, какие задачи и когда будут выполнены.
Другие сотрудники, наоборот, плохо разбираются в процессах компании и находятся в постоянной неразберихе: путаются в задачах, забывают их вовремя выполнять, не понимают, в какой последовательности и когда нужно заносить данные в систему, или задачи вовсе теряются. Сотрудник постоянно что-то делает, но это не приводит к желаемым результатам.
Не буду много говорить о том, как будут проходить бизнес-процессы в компании, когда сотрудник обижен или просто пришел на работу не в настроении. Вероятнее всего, при выполнении задач сотрудник будет действовать в соответствии со своим эмоциональным состоянием.
И наоборот, когда ERP-система управляет бизнес-процессом, то она автоматически выполняет задачи, связанные с внутренней коммуникацией: автоматическая передача информации между сотрудниками, автоматическая обратная связь одним сотрудникам при выполнении задач другими сотрудниками.
Уже одно это существенно повышает эффективность и скорость выполнения задач сотрудниками. А когда система выполнеят задачи бизнес-процесса самостоятельно, то сроки их выполнения сокращаются до минимума.
Значительно ускоряется движение процессов в компании, повышается точность и объективность данных. Это особенно важно для принятия управленческих решений.
Как повысить эффективность корпоративной ERP-системы?
Ответ очевиден - убрать причины неэффективности:
Привести в порядок данные и «обогатить» их.
Оъединить данные в одной системе.
Исключить повторный ввод одних и тех же данных.
Роботизировать основные бизнес-процессы компании.
Повысить юзабилити интерфейсов.
Добавить мобильности интерфейсам.
ERP-система должна охватывать основные бизнес-процессы предприятия, быть рабочим инструментом управления совместной деятельностью сотрудников.
Данные из друих информационных систем и подключенного оборудования должны поступать в систему автоматически, минуя операторов.
Это вводная статья. В следующих публикациях я расскажу, как: привести в порядок исторические данные в ERP-системе, роботизировать бизнес-процессы и повысить юзабилити интерфейсов.
