Прежде чем перейти к статье, хочу вам представить, экономическую онлайн игру Brave Knights, в которой вы можете играть и зарабатывать. Регистируйтесь, играйте и зарабатывайте!
Избавляемся от бумажной рутины, контролируем продажи, повышаем лояльность клиентов и находим новые точки роста благодаря внедрению CRM.
О клиенте
После нашего выступления на одной из IT-конференций к нам обратился крупный поставщик промышленного оборудования. Компания продаёт обрабатывающие станки, осуществляет шеф-монтаж, пуско-наладку и обслуживание обрабатывающих станков.
Это сложная B2B-сфера с большими чеками, длинными продажами и личными контактами, разветвленной дилерской сетью, сложным сервисом и рекламациями, своими особенностями в графиках платежей. Всё как мы любим!
Какие бизнес-задачи хотел решить клиент?
Клиент пришёл с просьбой сделать бизнес-процессы продаж более прозрачными. Дело в том, что в подобных нишах процесс заключения сделки может длиться месяцами и даже годами.
Без должного уровня автоматизации каждая сделка завязана на конкретного специалиста по продажам и возникали случаи, когда это приводило к неприятным казусам. Например, весь переговорный процесс с потенциальным клиентом до заключения контракта завязан на одного единственного менеджера: он знает контакты ЛПР, он «ведёт» клиента где-то у себя на компьютере или в блокноте. И случись что, компания начнет работу с клиентом практически с нуля.
Хранение данных в эксель-таблицах спасло ситуацию ненадолго. При таком подходе рано или поздно неизбежно возникает путаница, т.к. информации слишком много. Вернуться, в историю общения, на 2 года назад нереально. А сделать сегментацию клиентской базы по результатам общения – вообще невозможно.
С какими проблемами столкнулся клиент?
Решать проблему своими силами оказалось нецелесообразно по нескольким причинам:
IT-отдел загружен текущими задачами. Набор новых специалистов на разовый проект – спорное решение. Гораздо проще, быстрее и эффективнее отдать задачу на аутсорс: каждый делает своё дело, не отрываясь от важной и нужной операционки.
Текущей 1С недостаточно, чтобы решить все поставленные задачи. Необходима CRM-система с более широким и гибким функционалом. Наша low-code платформа уже много раз отлично показала себя в решении именно таких задач.
Задачи проекта
Мы погрузились в бизнес-процессы вместе с клиентом и сформировали перечень главных задач проекта:
1. Более детальная проработка клиентской базы.
Сегментация клиентов, составление рейтинга: значимые клиенты должны стать более приоритетными.
2. Обеспечение централизованного управления продажами.
Руководству должен быть в любой момент обеспечен доступ к любой нужной информации: на каком этапе переговоры, перечень контактных лиц и документов на текущий момент (технические задания, коммерческие предложения и т.п.).
3. Автоматизация работы с тендерами.
Каждый выход на тендер – это набор повторяющихся документов и действий в формальной части (устав, баланс, сертификаты) и большая работа по подготовке коммерческого предложения. Также необходимо чётко контролировать сроки тендеров и объединять действия членов команды работы над тендером.
4. Оперативная обработка рекламаций.
Важно вовремя и с полной информацией выставлять рекламацию поставщику, чтобы получить компенсацию и управлять подменным фондом оборудования и запчастей при сложных случаях.
5. Внедрение электронного документооборота.
Помимо тендерной документации нужно по максимуму «загнать» в систему всё, что касается работы с клиентами. Графики платежей, объёмы и сроки поставок, классификацию поставляемого оборудования, документацию по сервисному обслуживанию. Чем меньше сотрудники парятся о бумагах, тем больше непосредственно работают с клиентами.
Что мы предложили?
Чтобы решить поставленные задачи, мы предложили набор проверенных инструментов и подходов:
Управление бизнес-процессами на единой платформе. Простая настройка процессов без привлечения разработчиков.
Оцифровка процессов работы с клиентами. Вся информация от первого контакта и до текущего статуса взаимодействия хранится в единой системе. Так появляется возможность анализировать ход работы, контролировать процессы и «подтягивать» слабые места при необходимости.
Интеграция с 1С. Не нужно «разрушать до основанья, а затем». Берём существующую систему и безболезненно интегрируем её в общую платформу.
Как мы решили задачу?
1. Пересобрана на качественно ином уровне клиентская база.
Всем контрагентам в системе присвоено множество характеристик, по которым их удобно сегментировать: объёмы транзакций, виды поставляемого оборудования, своевременность платежей и т.д.
2. Реализованы процессы по управлению длинными продажами.
В системе хранятся отчётные документы, контакты, графики платежей.
При помощи интерактивной панели действий, встроенной в страницу продажи, система подсказывает необходимые шаги на каждой стадии сделки. Что, в свою очередь, позволяет организовать и упростить работу менеджеров. Теперь процесс продаж не привязан к отдельным менеджерам, удобно проверять и контролировать продажи, клиенты удобно сегментируются на новых и старых, более желательных и менее (по различным параметрам) и т.д.
Настроен доступ через мобильное приложение. После встречи с клиентом менеджер может оперативно занести нужную информацию в систему без визита в офис, не теряя ни времени, ни части информации. Возможна голосовая надиктовка с преобразованием в текст.
3. Настроена автоматизация работы с тендерами.
Сейчас у клиента вся работа с тендерами ведется в CRM-платформе.
Автоматический импорт новых тендеров с тендерных площадок.
Принятие решения по участию в тендере.
Бизнес-процессы по подготовке предложений.
Контроль и анализ результатов тендеров.
4. Организация электронного документооборота.
Система позволяет быстро сформировать из одного заказа несколько договоров на разные платежные реквизиты.
Настроены более 20 шаблонов печатных форм договоров, коммерческих предложений.
Настроены процессы параллельного и последовательного визирования.
5. С нуля создан клиентский кабинет.
Это удобная платформа, которая очень понравилась клиентам нашего заказчика.
Клиенты могут контролировать сроки поставки, оформить рекламацию на оборудование, зафиксировать количество отработанных моточасов (важно, чтобы вовремя проводить техобслуживание), найти паспорта и инструкции на поставленное оборудование, оформить заявку на обслуживание или ремонт.
Сервисмены тоже работают через систему: контроль сроков работы по рекламациям от клиентов, сроков выполнения платного и гарантийного обслуживания, выставления рекламаций поставщикам (если оборудования заказано у третьих лиц).
6. Аналитика.
Настроены более 20 дешбордов для разных ролей сотрудников. CRM-система контролирует всё, что важно для бизнеса, но тяжело отслеживать вручную: количество контактов с клиентами, загрузка сотрудников, выполнение отгрузок, получение оплат, получение оригиналов документов, размер дебиторской задолженности.
Результаты
Благодаря автоматизации бизнес-процессы у клиента разложены по полочкам. Что это даёт в цифрах:
Снижение количества ошибок на 85% при подготовке документов. Компания вышла из состояния вечного аврала! Электронный документооборот убивает рутину, даёт сотрудникам возможность заниматься делами, а не распечатыванием и перекладыванием бумаг.
Снижение дебиторской задолженности на 15% за счёт контроля за соблюдением графиков платежей.
Увеличение процента компенсации от поставщиков до 96%. Когда компания заказывает оборудование у третьих лиц, претензии по этому оборудованию тоже должны быть своевременно адресованы этим третьим лицам. Благодаря внедрению CRM и в частности клиентского кабинета этот процесс стал быстрее и проще.
Руководство компании осознало возможности CRM и расширило горизонты планирования! Как это часто бывает, клиент приходит с одним запросом, но в процессе находит для себя множество точек роста и не собирается останавливаться. На наш взгляд, это главная победа.
В планах развития проекта – работа с отделом маркетинга. Планирование маркетинговых активностей, оценка финансовых результатов от мероприятий, конференций, формирование ленты новостей по направлениям оборудования.
P.S. Буду рада услышать ваше мнение, а если есть вопросы, не стесняйтесь - задавайте.
