5 проблем согласования документов в организациях
В бизнесе возникает задача согласования документов. Служебные записки, Заявки на отпуск, Заявки на командировки и закупку техники — любой бизнес-процесс движения документов в компании. Если в процессе участвуют только сотрудники компании, это внутреннее согласование.
В современном digital-мире есть много способов организовать подобные бизнес-процессы. Есть специальный софт, есть универсальные программы (Trello, Bitrix24, Листоход). В некоторых организациях до сих пор для любых согласований используют чаты Whatsapp или Telegram.
Кроме того, бизнесу бывает необходимо согласовать договор или другой документ с заказчиком, подрядчиком или партнером.
Если внутри организации сотрудники могут “договориться” использовать любой подходящий инструмент, то с внешними контрагентами и их представителями — не всегда. Кто-то ждет договор на почту, кто-то в WhatsApp, а кто-то присылает курьера. Подобные бизнес-процессы мы называем внешними согласованиями.
Также при согласовании документов с сотрудниками других организаций, есть сопутствующие проблемы:
коммуникация в разных местах (чатах, приложениях, информационных системах);
фиксирования решений нет, приходится просматривать всю историю переписки, чтобы найти решение конкретного человека по вашему документу;
нет удобного инструмента для поэтапного движения документа;
непонятно, куда писать комментарии по документу, и где их потом искать;
непонятно, какой финальный статус документа и где искать актуальную версию.
Мы поставили цель создать единую удобную среду для автоматизации процесса согласования любых документов. Внутри организации и вне ее. Простую в использовании и не требующую лишних телодвижений (и программ).
Сценарии
Основных кейсов — два (Внутреннее и Внешнее согласование).
Согласование внутри организации:
Наглядный статус движения документа. Легко увидеть, кто задерживает согласование.
Интеграция с CRM. Пользователи могут запускать бизнес-процесс согласования из карточки Компании или Сделки в CRM.
Шаблоны маршрутов согласований.
Онлайн-просмотр документа.
Согласование с внешними контрагентами:
Можно запустить согласование документа внутри организации и добавить внешних пользователей (через email). Можно запустить согласование только для внешних пользователей.
Согласование по почте. Приходит письмо с уникальной ссылкой на страницу согласования. Проголосовать можно только один раз. После голосования у пользователя остаётся возможность вернуться к этому документу и увидеть результат.
Хранилище документов на Яндекс.Облаке. Доступ по ссылке, действует ограниченное время.
Как работает Микро-СЭД (кратко о технологиях)
Само приложение с технической точки зрения – PWA на Vue 2 (сейчас мы проводим рефакторинг на Vue 3 и TypeScript с особым вниманием к мобильной версии сайта).
На бэкенде PHP 8.0. и БД PostgreSQL, а для пользовательских файлов — S3 на Яндекс.Облаке.
Для связки с CRM мы адаптировали и опубликовали приложение в Маркетплейсе. Оно отвечает за список сотрудников и взаимодействие с CRM.
История решения вопроса автоматизации согласований
Первая версия продукта для автоматизации согласований договоров внутри организации появилась в 2018 году. Сейчас это полнофункциональный продукт для коробочных CRM. У него своя ниша, свои сценарии использования и типичный портрет клиента.
В новом приложении мы хотим уйти от ограничений старой версии.
При разработке Микро-СЭД мы учитываем опыт, накопленный за 3 года. При составлении списка функций опираемся в первую очередь на востребованные пользователями:
светофор состояний;
согласование с внешними пользователями;
мобильная версия;
интеграция с CRM;
онлайн-просмотр документов;
наглядный конструктор маршрута согласования.
Бизнес-результат: чего добились за полгода.
Первая версия вышла в конце мая 2021.
На данный момент мы имеем 38 коммерческих установок, из них 2 компании пользуются приложением ежедневно.
Удивительно, но несколько клиентов, которые ждали выпуска этого продукта, отказались его использовать по причине “Мало функций, мы ждали больше”.
Сейчас доступна 3 версия приложения, мы верим в успех. Также верим, что вернем потерянных клиентов.
Наше узкое место — мало обратной связи от пользователей. Мы проводим интервью с реальными и потенциальными клиентами, но их крайне мало.
Если вы желаете принять участие в интервью и обсуждении новых функций продукта, пожалуйста, напишите нам на microsed@intervolga.ru.
Что дальше? Идем на Запад, в Мобилки и Юридическую силу.
В следующем релизе мы сделаем англоязычную версию приложения. Мы предполагаем, что продукт будет полезен многочисленным малым бизнесам Европы, США, Латинской Америки.
Чтобы не повторять ошибок русскоязычной версии, мы сразу начали диалог с потенциальными клиентами и обсуждение их проблем в согласованиях документов.
Хотим уделить должное внимание юридической стороне вопроса. Мы планируем внедрить подтверждение решения по SMS.
Также на очереди расширенная коммуникация в рамках согласования (аналог чата или форума). Делаем адаптив для мобилок и улучшаем PWA.
Продукт получился технологичным и интересным. Будем рады обратной связи, идеям и пожеланиям!
