Как мы перепридумывали офис для мира, где офис не нужен

Пандемия показала, что офис не нужен. То есть нужен, но не всем и не всегда. Два дня в офисе для встреч, три дня дома и два дня выходных — это уже нормальная рабочая неделя. Офис стал, скорее, клубом, куда приезжают сотрудники.

А мы прямо перед пандемией начали строить новый офис. И в процессе пришлось его перепридумывать и перепроектировать так, чтобы учесть новые реалии. Если очень коротко, то получилось вот что:

1. Почти нет фиксированных рабочих мест, можно садиться куда угодно.
2. Очень много переговорок, кабинок для звонков, мест типа скамеек со столиками и так далее — офис нужен в основном для встреч.
3. Каждое место должно быть с зарядками, ряд мест — с экранами и док-станциями.
4. Проектирование маршрутов и потоков новое, не подразумевающее разделение на отделы и компании группы.
5. Офис может утилизироваться в разные дни по-разному, поэтому нужно учесть нагрузки в инженерных системах: например, нагрузка может быть больше количества рабочих мест в дни выступлений или сильно меньше в обычные. Нужно автоуправление светом, температурой и т.п., учитывающее такие колебания.
6. Нужна нормальная система бронирования рабочих мест и переговорок, «профили температуры», чтобы к брони привязывать желаемый климат и так далее.
7. Нужны новые общественные пространства — как сейчас делают набережные и парки — так же, в соответствии с целями, должно быть в офисе.

Проще говоря, поменялась задача офиса, а исходя из неё, поменялось и всё то, что считалось хорошей практикой или стандартом. Мы обкатываем новый офис уже почти полгода, поэтому есть, что рассказать.

Зачем нам нужен офис

У нас группа ИТ-компаний и инженерных компаний. До пандемии мы жили в разных местах по всей Москве: какие-то офисы приходили вместе с компаниями в группу, где-то основной офис был маловат, где-то нужно было размещаться ближе к площадке заказчика и так далее. Архитектура основного офиса была довольно простой: это или опенспейсы, или кабинеты. Где-то были кабинеты подразделений (на три-пять человек), в общем, офис как офис.

Между компаниями росло количество горизонтальных связей, а общаться было тяжело. Ездить друг к другу в офисы каждый день явно не получалось бы, нужно было общее место, потому что проекты тоже постепенно становились общими. Отсюда и новый большой офис для всех сразу, куда мы хотели собрать все команды.

В пандемию стало понятно, что работать из офиса каждый день будут далеко не все. По факту много кто работает по схеме 2/3/2, кто-то ездит в офис только на встречи, кто-то работает удалённо всё время, а кто-то сидит в офисе всё время, потому что так удобнее и продуктивнее, и домашние не отвлекают.

То есть смысл офиса раньше был в том, чтобы руководитель видел весь свой отдел и понимал, что все работают, а у сотрудников были оборудованные рабочие места. Парадигма управления в мире удалёнки всё равно сменилась, и если вы не можете управлять командой, не глядя на неё весь день — вы уже не очень-то хороший менеджер. Стало меньше прямых маленьких коммуникаций: если раньше можно было подойти и спросить, либо обсудить что-то на кухне за чаем, то сейчас нужно назначать звонок или искать чат. Информация передаётся между командами и людьми тяжелее. А руководители больше ставят цели и задачи, чем обозначают конкретные действия.

Смысл в том, что ответственности на каждом человеке стало больше, а средств коммуникации чуть меньше. Возможно, позже появится что-то вроде Дискорда, решающее эту задачу, но в 2022 году есть мессенджеры, сервисы видеоконференцсвязи и личные встречи. Каждый из этих способов имеет свои недостатки.

Поскольку офис как таковой с разбитием команд на удалённую и офлайновую часть уже не решает свою изначальную задачу, смысла делать его по старым принципам уже нет. То есть можно спроектировать его по-другому, под какую-то другую задачу.

Мы решили, что такой задачей будет максимальное облегчение общения, пока люди в офисе. Гипотеза была в том, что это очень сильно поможет на стыках команд — а именно там идёт работа практически над всеми новыми продуктами.

Общаются люди в офисе, когда делают совместные проекты. Проектный подход в группе такой, что предсказать нужные пересечения команд просто невозможно: они меняются постоянно, и сначала вам нужно вместе делать что-то с инженерами-сетевиками, потом с бэкендерами, потом с юристами и так далее. Соответственно, первая догма, требующая пересмотра — это фиксированное расположение отделов. После нескольких архитектурных подходов мы пришли к тому, что сделали возможность кому угодно сидеть где угодно — то есть командам просто занимать те места, которые они считают правильными. Работаете вместе — приходите в офис и садитесь вместе, дальше все коммуникации быстрые.



То есть у нас появилось несколько рабочих зон, куда можно прийти и сесть, чтобы поработать. Плюс отдельно кабинеты руководителей (это, по сути, переговорки отдельного типа). Ещё у ряда сотрудников есть требования к железу на рабочем месте: некоторым разработчикам нужно по два экрана, дизайнерам нужны специальные мониторы и так далее. У каждого сотрудника с 2020 года есть ноутбук, соответственно, его можно поставить на стол или подключить к док-станции. Где-то есть места с мониторами, где-то с другой периферией: клавиатуры-мыши и так далее.

Естественно, это вызвало конфликты, потому что могло оказаться так, что «громкая» команда сядет рядом с тихой. Например, команда продаж рядом с бэкендерами — опасное сочетание, вызывающее тихий гнев разработчиков из-за «болтливых» соседей.

Так у нас появились принципы поведения в офисе и система бронирования рабочих мест.





Выглядит это следующим образом: перед приездом в офис вы можете забронировать рабочее место как переговорку. Только одно место или несколько на команду. И можно смотреть, кто где сидит, то есть заранее знать, что у вас будут за соседи. Понятно, что появились какие-то более-менее стабильные кластеры, но очень часто команды бронируют с десяток мест под свою работу в какой-то конкретный день и кочуют по офису.

Дальше нужно очень много переговорок и отдельных мест для звонков, потому что офис, по сути, используется для встреч. Есть фиксированные переговорки отделов — это кабинеты руководителя. В обычное время руководитель использует свой кабинет для общения со своей командой, а когда он в отпуске или не в офисе — это просто переговорка. Есть обычные переговорки под бронирование, но их стало больше раза в три в сравнении с прошлым офисом в относительной доле к площади. Есть переговорки на одного человека — звукоизолированные «телефонные будки» для звонков. И есть «общественные пространства» — места с той же задачей, с которой делаются парки в городах, где можно сесть и ненапряжно что-то поделать или поговорить.



Есть отдельный большой конференц-зал, который может быть зоной больших выступлений, а может быть заполнен столами, если нужны дополнительные рабочие места. По факту один раз мы его так использовали и посадили 40 человек, когда на другой площадке была проблема с электричеством.

Принципы жизни в офисе довольно простые: если нужно поговорить — уходить в переговорку, не брать еду на рабочее место, не оставлять свои вещи на рабочем месте вечером (а складывать в свой шкафчик), верхнюю одежду в офис не заносить (оставлять в гардеробных).

Все маршруты мы спроектировали так, чтобы по бытовым задачам (вроде похода к кулеру или на кухню) человек переходил в «общую зону» — место, где можно встретить кого угодно, и где при этом не будет помех тем, кто работает в потоке. То есть, условно, кулер теперь не в опенспейсе, а в «парковой зоне» на десять метров дальше. И там можно спокойно поговорить со случайно встреченным инженером из другой команды. Это тоже сделано осознанно, чтобы пересекаться с большим количеством людей: это и есть одна из важнейших ценностей офиса, хотя это может быть поначалу неочевидно.



Внезапно решился вопрос с климатом: во-первых, в каждой части офиса своя регуляция, поэтому «холодолюбивые» и «теплолюбивые» люди могут выбирать то место, которое им больше нравится, а не спорить в одном кабинете. Во-вторых, мы прикрутили удалённое управление практически всей инженеркой, и основной сценарий сейчас такой: при брони переговорки вбить желаемую температуру, чтобы между встречами она прогрелась или остыла (это как удобнее). Важно это ещё потому, что, как я говорил, офис утилизируется не полностью, и если переговорка весь день простаивает, то на неё можно не тратить энергию климат-контроля — например, зимой «прогреется» она только к встрече.

В офис мы заехали в марте, на текущий момент он утилизируется в среднем на 90% по рабочим местам.

Что узнали за время тестовой эксплуатации

Поскольку мы такого раньше никогда не делали, возникло много трений, требующих небольших доработок.

1. Понадобились фиксированные рабочие места со специфическим железом, например, тем же дизайнерам или инженерам-архитекторам (им нужны мощные GPU).
2. Завезли столы с подъёмным механизмом, стало можно бронировать их в некоторых зонах: кому-то оказалось удобнее работать стоя, у кого-то специфические требования к высоте стола.
3. Почти ушли личные чашки. Понадобилось много общих и новые принципы их обработки. Вечером клининг собирает всю посуду и уносит на кухню дезинфицировать и мыть.
4. В каждую поверхность нужно встраивать беспроводную зарядку. На рабочих местах есть зарядки и розетки, а около столиков в переговорках и лаундж-зонах — люки с розетками (230 В и USB A), но этого очень мало, и этим неудобно пользоваться. Нужны индукционные источники реально в каждом столе и, возможно, на каждом подоконнике, барной стойке на кухне и т.п. Любая плоскость должна заряжать телефон или планшет.
   
   
5. Оказались нужны RJ-45 на рабочих местах. Да, большая часть офиса пользуется вай-фаем, но прямое сетевое подключение тоже требуется.
6. Нужна мобильность принтеров в сочетании с банковской безопасностью. Поскольку команды движутся по офису, мы сделали так: задание на печать отправляется на некий абстрактный сетевой принтер, а затем сотрудник подходит к ближайшему и прикладывает телефон с приложением (NFC-токен) или подходит близко с бейджем с RFID-меткой, и тогда принтер начинает печатать его документ.
7. Мы сделали весь СКУД с возможностью FaceID и рассматривали это как основной сценарий, не полагаясь на бейджи. Но часть сотрудников по понятным причинам не даёт согласие на обработку биометрии. А наш уровень безопасности требует логирования доступов в кроссовые в офисе и открытия ряда замков только авторизованным пользователям. Соответственно, кроме RFID-метки в бейдже мы ещё добавили в приложение для бронирования переговорок возможность создавать NFC-токен, который считается теми же замками. Нет бейджа и лица — прикладывайте телефон.
8. Особым спросом стали пользоваться батареи-повербанки и различные кабели зарядок. В идеальном мире нужно было бы сделать корзину со всем этим прямо на входе в офис, но мы так пока не можем, так как по требованиям безопасности из-за Covid каждая общая зарядка и пауэрбанк должны быть в конце дня продезинфицированы. Поэтому пока они выдаются у админов, а вечером клининг приносит всю найденную технику такого плана тоже админам, они уже обеззараживают. Понадобилось переделать процесс выдачи таких устройств так, чтобы это было мгновенным, а не по тикету. Когда ограничения закончатся — положим на ресепшн.
9. По требованиям безопасности пришлось делать один гостевой вай-фай и много разных на каждое юридическое лицо — это не добавляет сложностей, но разграничение сетей нужно для ИБ.

Вот примерно так.

Спасибо Дмитрию Пронесенко за помощь с подготовкой этого поста, а также за большой вклад в сам проект.