Как мы создали Digital Workplace для сотрудников

Моя цель - предложение широкого ассортимента товаров и услуг на постоянно высоком качестве обслуживания по самым выгодным ценам.

Коллективу Альфа-Банка и корпоративным коммуникациям больше 30 лет. За нашу историю накопилось огромное количество систем, которые внедрялись разными командами. Отпуска мы планируем в SAP HCM, командировку оформляем в SAP АХД, кандидатов ведём в E-Staff, обучение проходим в WebTutor — список внушительный. Что это значит для сотрудника? У каждой системы свой интерфейс, и нужно разбираться, где что находится. Неудобно.

Неудобства проявлялись не так явно, когда команда собиралась в офисе. В нём проще выдать доступы, бэйджи, распечатать заявления, отнести на подпись, забрать. Но весной 2020-го, когда все ушли на удалёнку, появились пробелы в коммуникациях и процессах. При этом в пандемию мы также должны были нанимать, но без визита в HR и вовлекать в корпоративную жизнь сотрудников, работающих из дома. В статье расскажем, как мы решили эти проблемы, создав единую площадку, где можно оформить документы, начислить премию или забронировать место в коворкинге. Материал будет больше полезен HR и руководителям.

Первый шаг: строим клиентский путь

Мы начали реформировать HR-процессы с построения Employee Journey Map (EJM). Расписали сценарии, как сотрудник взаимодействует с сервисами Альфа-Банка, пообщались с теми, кто работает у нас неделю, месяц, 3 месяца. Отдельно опросили руководителей — у них свои сервисы и задачи. 

Девять основных блоков в Employee Journey Map Альфа-Банка
Девять основных блоков в Employee Journey Map Альфа-Банка

После общения с коллегами мы собрали реестр из 200 болей.

Убедились, что главная проблема действительно в том, что во множестве наших систем сложно разобраться — разрозненных HR-процессов слишком много.

Например, для поиска информации, документов, заполнения документов, заявок, выплат, отпусков, доступов у нас было 23 приложения и 109 процессов/продуктов в HR.

Реестр, куда мы заносим проблемы сотрудников, расписываем сценарии, масштаб, обозначаем сроки исправления
Реестр, куда мы заносим проблемы сотрудников, расписываем сценарии, масштаб, обозначаем сроки исправления

Далее мы посмотрели, в каких сервисах возникает больше трудностей и по каким из них приходит больше обратной связи. Для начала выделили 3 приоритетных блока задач:

  • Оформление. Новым сотрудникам нужно приходить в офис: сканировать документы, читать официальные положения, подписывать договор, забирать копии. Дополнительные трудности появляются, когда новичок живёт в городе, где нет HR-отдела. Тогда бумаги нужно передавать через отделение банка или отправлять по почте. 

  • Мотивация. Многие не понимали, по какой формуле рассчитывается премия, какие показатели участвуют в расчёте. Или ожидали получить одну сумму, а по факту выходила другая.

  • Процессы руководителей. Информация и статистика о команде были разрознены, интерфейс SAP HR стар и неудобен, коммуницировать с рекрутером на этапах подбора приходилось в нескольких системах.

Как мы решили основные боли сотрудников

Выход из ситуации со множеством программ был понятным — создать единую точку входа, чтобы все документы, файлы, заявления, явки и пароли сотрудник и руководитель получил/написал/отправил в одном месте.

В итоге все сервисы мы объединили с помощью нашей собственной разработки Alfa People. Это HR Tech продукт для сотрудника в двух форматах: адаптивный веб и мобильное приложение. На разработку мы затратили минимальные ресурсы, а на выходе получили два полноценных способа доставки контента. Сотрудник использует весь функционал как в браузере, так и на смартфоне. 

Основные разделы Alfa People: профиль, новости, события, сервисы, подразделения, HR-поддержка Human Help и даже своя лента фотографий – моменты 
Основные разделы Alfa People: профиль, новости, события, сервисы, подразделения, HR-поддержка Human Help и даже своя лента фотографий – моменты 

Мы создали дизайн-систему в Figma на основе существующих библиотек продуктов Альфа-Банка и дополнили её новыми элементами. Теперь понимаем, какая цветовая гамма и дизайн должны быть у кнопок, иконок, полей для ввода, и можем быстро собрать доработку из готовых элементов. С дизайн-системой и библиотекой компонентов мы ускорили запуск в вебе и мобильном приложении в 2 раза

Архитектура позволила соединить разношёрстные корпоративные системы в одном продукте — под капотом объединены десятки корпоративных систем. Наш стек:

  • Frontend на ReactJS.

  • Middle-часть — Node.js (NestJS).

  • Для переноса в мобильную версию используем WebView с доработанным Bridge и перехватом запросов.

  • У нас концепция микрофронтендов (Module Federation): на одном экране соединяются несколько веб-приложений и виджетов. 

Мы поддерживаем Alfa People без огромного штата разработчиков, дорабатываем фишки с адаптивным вебом без перерисовки всех экранов. Принцип такой: делаем один раз — работает в двух местах. Когда правим веб-сервисы, сотруднику не нужно скачивать новую версию. 

Вот какие решения мы придумали для трёх приоритетных блоков в HR.
Вот какие решения мы придумали для трёх приоритетных блоков в HR.

Оформление. Прелогин-зона Alfa People — это защищённый канал связи, по которому кандидат передаёт документы в HR. Если он выбирает работу из дома, сразу оформляем электронно-цифровую подпись. Так мы выстроили удалённый найм разработчиков в 70 городах России. Теперь можно попасть в штат, буквально сидя на диване в любой точке России. 

Мотивация. В личном кабинете сотрудника мы развернули формулу квартальной премии, маркировали в ней оценки руководителей, по которым сделан расчёт. 

Раздел «Мотивация» в личном кабинете сотрудника максимально прозрачно показывает бонусы, оценки и KPI
Раздел «Мотивация» в личном кабинете сотрудника максимально прозрачно показывает бонусы, оценки и KPI

Процесс начисления теперь максимально прозрачный. Теперь на ревью не обсуждаем, почему пришла такая премия, а решаем, где нужно прибавить темп. Сервис «Мотивация» открыт на 15 000 сотрудников банка, 80% из них ежемесячно просматривают квартальную премию именно в этом канале.

Процессы руководителей. В Alfa People две категории пользователей: сотрудники и руководители. Для руководителей мы максимально автоматизировали процессы и собрали вместе все управленческие сервисы. 

Так выглядит Alfa People для руководителя отдела
Так выглядит Alfa People для руководителя отдела

Логику мы строили от команд, а не от названий процессов, как было в сервисах раньше. Теперь руководитель видит всех своих сотрудников на одной странице и может в несколько кликов запустить процесс: повысить зарплату, оформить заявку на подбор. 

Начислять премии тоже стало удобнее. Раз в месяц автоматически запускается процесс согласования. Коэффициент выполнения плана и KPI подсчитывается автоматом, остаётся поставить оценку и в один клик отправить данные.

Подбор упростился — статус найма, список открытых вакансий, информация по кандидатам, выборка резюме представлены на отдельной вкладке. 

Раздел «Подбор» для руководителей и HR
Раздел «Подбор» для руководителей и HR

Каких метрик и результатов удалось достичь

Мы измеряем удобство Alfa People показателем Voice of Employee. Механика такая:

  • Например, руководитель отдела составил заявку на подбор.

  • После заполнения формы мы просим оценить функционал, даём готовые варианты ответа и предлагаем добавить комментарий.

  • Команда разработки Alfa People мониторит замеры и разбирает комментарии для бэклога.

Наши самые свежие цифры за месяц: средний VOE сотрудников — 4,82, руководителей — 4,88 по пятибалльной шкале.

За первый год мобильное приложение Alfa People скачали 17 000 раз. Здесь каждый месяц сотрудники ставят 15 000 оценок коллегам, 1200 раз бронируют коворкинг, 3500 раз паркшеринг, заходят в базу знаний 15 000 раз, а 11 000 пользователей ежедневно ищут контакты друг друга. Новость о корпоративной жизни или проектах банка набирает от 3000 уникальных просмотров.

В Alfa People мы оцифровали доступ к дополнительным корпоративным бонусам: паркшерингу, новому коворкингу в Красной Поляне и Сочи. Сотрудник может работать на курорте или бесплатно парковаться у московского офиса, а главное — узнать об этих плюшках не только от HR и наставника, но ещё и в удобном приложении. С онлайн-бронированием коворкинга мы комфортно размещаем растущий штат и эффективнее используем офисное пространство.

Выводы

Вот главные плюсы, которые мы получили от запуска Alfa People:

  • Разобрали по винтикам наши процессы и прописали EJM.

  • Научились исследовать UX и CX сотрудника.

  • Разработали корпоративную дизайн-систему.

  • Объединили 200 процессов и 23 программы в одном продукте.

  • Создали архитектуру, позволяющую быстро внедрять новые сервисы и интегрировать системы в готовый продукт.

Alfa People – это наш суперсервис для сотрудника. Мы планируем ещё больше персонализировать его. Сейчас в банке много мероприятий и активностей, мы сможем показывать самые релевантные из них и ещё больше вовлекать сотрудника. Планируем внедрить полноценную витрину всех элементов well-being, чтобы пользователь мог за пару кликов расширить ДМС, записаться к психологу или в наш спортзал, участвовать в дне донора или сделать пожертвование на благотворительность. 

Персонализация также коснется обучения и карьерного развития. Сотрудники будут видеть подборку внутренних открытых вакансий и смогут откликнуться на них прямо в приложении.

Планы на будущее

Employee Journey Map — это не константа: мы продолжаем исследовать путь сотрудника в Альфа-Банке и улучшать Alfa People. Будем дополнять функционал — в нашем бэклоге достаточно задач. 

Разработку уже оценили коллеги по индустрии и HR-эксперты. На форуме HR Tech Forum & Award 2022 мы победили в номинации «Мобильное приложение года». Мы делали продукт не ради наград, но это приятный бонус за нашу работу. 

Если у вас есть вопросы о наших HR-процессах или разработке, пишите в комментарии.


​​Подписывайтесь на Телеграм-канал Alfa Digital Jobs и Alfa Digital в ВК — там мы рассказываем про нашу работу (иногда шутки шутим), делимся новостями, полезными советами и делимся разными проектами, например, новым шоу «Из бэклога» совместно с Selectel и Space307 про удалёнку, собеседования, трекинг задач, взаимодействие команд.

Также рекомендуем почитать.

  • Webpack Module Federation: «официальное» решение в микрофронтендах

  • Зачем в Альфа-Банке создали команды Growth Hacking, или «Кнопки мы и сами поменяем»

  • Мой краткий чек-лист по скилам системного аналитика

  • Эволюция Server-Driven UI: динамические поля, хэндлеры и многошаг

  • BPMN не в теории, а на практике

  • Интерфейсы, когнитивная нагрузка, «простыни». Или как мы провели эксперимент, где заставили людей читать и испытывать от этого боль, чтобы доказать, что наша интуиция не врет

  • Неподатливые soft-skills: почему нам всё ещё нужен эмоциональный интеллект

  • Как снимать логи с устройств на Android и iOS: разбираемся с инструментами

  • Как и зачем мы начали искать бизнес-инсайты в отзывах клиентов с помощью машинного обучения

  • Как мы переходили на React-router v6: подводные камни и альтернативы

Источник: https://habr.com/ru/company/alfa/blog/689700/


Интересные статьи

Интересные статьи

Технология нейроимплантов ELVIS позволит активировать органы чувств человека: получить кибернетическое зрение незрячим или восстановить слух глухим людям. Нейроимпланты также смогут корректировать сер...
Это короткая заметка о том, что в англоязычной сфере встречаются два термина, взаимосвязанные друг с другом, но разные по сути. Это electronic signature и digital signature. Отличия их друг от друга п...
Подборка мероприятий на неделю Почему твоя команда приходит на работу? 24 августа (вторник) Большой Сампсониевский проспект, 61, корп 2А бесплатно Сейчас сотрудник больше стремится стать част...
Вы когда-нибудь видели аттракцион “Пьяный велосипед”? Принцип этого аттракциона - управление наоборот. То есть когда ты поворачиваешь руль налево – колесо поворачивается ...
Хорошая гипотеза притягивает ум математика. Она говорит о чем-то сложном и глубоком точно и лаконично, требуя доказательства или опровержения. Перед хорошей формулой тяжело устоять. ...