Как не про…пустить все дедлайны. Таск-трекер в деле

Какие подходы к управлению временем вы сейчас используете? Готовы ли вы сказать, что у вас чёткая система по управлению вашими рабочими задачами?

Я готов сказать — да, и поделиться, как это работает у меня вот уже много лет.

Обо мне

Александр Груздев

Head of Core Development, Karuna

Всем привет. Меня зовут Александр, и я работаю руководителем отдела разработки в компании Каруна.

Также в прошлом я инжиниринг менеджер, тим лид и java разработчик. И в каждой из этих ролей я использовал какой-либо таск-трекер или его аналог. Начинал с бумажного расписания и стикеров на мониторе, а сейчас разложил довольно сложную концепцию, чтобы не упустить ничего важного.

Интро

В области тайм-менеджмента и различных практик я сам прочитал с десяток разных книг и посоветовал бы Макса Дорофеева как необходимый минимум. 

В области инструментария все мои наработки — это чисто автоматизация рутины и планирования. Я стараюсь не придумывать сразу сложную систему (с содержанием по алфавиту, перекрестными ссылками и красивыми картинками-разделителями), пока всё работает и так.

Я итеративно что-то меняю и смотрю, насколько это мне помогает. Если не вижу результата — выкидываю. Если понимаю, что стало проще жить — оставляю и пытаюсь доработать.

У Макса Дорофеева мне понравился подход к сортировке задач. Можно сказать, я взял оттуда многое, но поменял форму представления. Сделал ближе к своей ежедневной работе, а именно — к доскам в джире.

Как обычно, я начал с малого и описал, прежде всего, работу с таск трекером, потом с браузером, чатом, и так далее.

Когда моя летопись перевалила за 10+ страниц текста, я поделил её на три логические части:

• таск-трекер (эта статья);

• календарь, мессенджер, браузер;

• неудачный опыт.

В этой части я опишу формат представления моих задач и процессы по работе с ними в таск-трекере, остальное пойдёт во вторую часть.

P.S. Некоторые места я затёр в виде X, Y, N и так далее из соображений безопасности личных данных. И поудалял некоторые задачки, чтобы не раздувать их количество на экране. А в остальном, это моя рабочая доска, со всеми фишками и косяками.

Task tracker 

Можно сказать, таск-трекер — фундамент для всех остальных компонентов по управлению временем и задачами. К этому инструменту я пришёл лет 5 назад, но за последний год сильно поменял подход к нему.

Как это выглядит у меня. Для удобства обзора поделил картинку на две, так как для идеального просмотра нужен очень широкий экран:

И для тех кто хочет увидеть полноразмерный формат

Это может быть любая Канбаноподобная борда с возможностью кастомизации и шаблонизации.

Далее расскажу, как работать в таком формате.

Колонки

• Backlog — тут содержится всё настолько отдаленное, что чаще всего я просто удаляю карточку в связи с её неактуальностью или выполнением в рамках другой задачи.

• To Do — то, что я готов запланировать в ближайший месяц: любые несрочные поручения руководителя, планы на апдейт документации, и так далее.

• Week — рабочая неделя + небольшой нахлёст на следующую (особенно при приближении пятницы). Один из ключевых столбцов, так как именно отсюда я в первую очередь достаю задачи на день.

• Today — вот прямо то, что я буду делать сегодня. Не обязательно я это сделаю до конца (да, грумить задачи на 30-минутные интервалы я пока не стал), но точно из фокуса они пропасть не должны.
  И это же входная точка всех новых задач, тот самый инбокс в терминах Макса Дорофеева. Почему тут, а не отдельно? Потому что ещё один столбец не влезет в мой 27 дюймовый экран. Шучу, просто потому что сразу после создания я либо закидываю задачу в To Do, Week либо оставляю в Today при высокой срочности задачи. Мне так удобно.

• Daily — Спонтанно образовавшийся столбец, где я держу: 

  • Чек-лист на день — список активностей, которые я должен сделать с утра, прежде чем приступить к работе. После выполнения всех пунктов я закрываю эту карточку и приступаю к списку в Today.

  • Фокусы недели (ниже опишу подробнее).

  • Опционально, какие-то супергорящие и продолжительные вещи (например, квартальное планирование).

• Repeat — регулярные активности, которые двигаются в Today и обратно при выполнении. Это —всякого рода регулярные заполнения планов и отчётов, ревью скоупа спринта команд, и остальные повторяемые активности.

• Status — какой-то странный столбец, который тоже образовался стихийно из пунктов, которые уже на моей стороне сделаны, но требуют контроля или ждут от кого-то следующего шага. Скорее всего, создам отдельный тип шаблона и буду располагать в Week/To Do/Today в зависимости от даты.

• Projects — составные активности, которые представляют собой чек-листы. Каждый пункт нужно выделять в отдельную карточку при планировании.
  Использую, когда понимаю, что задачу ни за один, ни за два подхода не осилю.

• EDP — новинка. План на меня и каждого из моих ребят в команде на ближайший год. Включает инфу о развитии экспертизы, когда перфоманс ревью, и некоторые другие важные детали. Внутри — чек-лист. Отчасти дублирует отдельную гугл табличку для 1-1 (про неё расскажу не в рамках этой статьи), поэтому ещё думаю над форматом. 

Сценарий работы

Ежедневно

• Проснулся, улыбнулся, открыл трелло борду.

• Открываю чек-лист для планирования.
  

  

  
  Сбрасываю галочки с выполненных пунктов (не нашёл, как автоматизировать, надоест кликать — пойду искать решение). И иду по списку:

  • Личные сообщения в мессенджере.
    Если готов ответить сразу — пишу ответ. Не готов — добавляю в закладки в мессенджере.
    Если мне что-то нужно сделать кроме ответа — завожу сразу карточку в трелло на сегодня.

  • Закладки в мессенджере: то же самое, что с новыми сообщениями, но уже для закладок. Как только обработал — удаляю.

  • Сообщения в почте. Просто и без изысков: смотрю новое, создаю карточки в трелло, удаляю ненужное.

  • Открываю календарь и оцениваю миты на сегодня-завтра (а иногда и на всю неделю). Если нужна подготовка — завожу карточку в Today (или переношу из Repeat) и букаю время в календаре как Focus Time.

• Смотрю на колонки Repeat, Projects, People, Status, и перетаскиваю в колонку Today, если есть что-то подходящее. Для важных и срочных задач букаю время в календаре.

• Теперь заглядываю в календарь и смотрю, сколько у меня сегодня времени не забукано под миты и персональные активности, горестно вздыхаю.

• ВАЖНО: для каждой карточки у меня есть примерное время на выполнение, но об этом позже.

• Собственно, всё. Погнали “делать дела”.

Небольшой оффтоп про митинги

Митинг митингу рознь, но каждый из нас, наверно, задумывался, а сколько бы он сделал ещё, если бы не совещания? Но в работе менеджера это — инструмент, с помощью которого он и делает свою работу. Не забывайте это, но и не переусердствуйте с количеством!

Еженедельно

Обычно это происходит регулярно в пятницу вечером, либо в понедельник утром.

• Нужно хорошенько пройтись по всем колонкам и актуализировать Week. Если там явно мало задач, обращаю внимание на To Do. Если обратная ситуация, то спихиваю в To Do.
  Главный ответ на вопрос “зачем?” — чтобы иметь представление, сколько я переварю потенциально. В случае, если я сдвигаю задачу в To Do или ещё дальше, а у задачи есть дата, то я обязательно должен сообщить тому, кто ждёт от меня результата, что, скорее всего, задача откладывается.

• Новинка. Начал прописывать фокусы недели для себя в столбце Daily. Это повлияет на то, какие задачи я буду делать в приоритете. Например, указав фокус "процессы N команды", я целенаправленно свободное время буду отдавать под вопросы и проблемы этой команды. Буду актуализировать доки, роадмап, погружаться глубже в технические детали команды, поставлю 1-1 c сотрудниками. Остальные вещи (если не требуют срочного подключения) будут добавлены в очередь.

В моменте

Вот меня попросили оценить задачу, или после ретро я понял, что нужно поставить 1-1 мит с кем-то… Что я делаю? Бегу и делаю задачу в моменте.

Завожу таску в Today. Дальше, если понимаю, что она тут без шансов на выполнение — перевожу в Week/To Do. 

Исключение: опять же срочное, важное и простое дело.

Особенности

Шаблоны

Для каждого типа задач я завёл шаблоны и промаркировал их лейблами, чисто для визуального отличия.

Лейблы

• Docs — написать документацию, регламент.

• Research — изучить тему, статью. Когда непонятно, какой результат должен быть.

• Meeting* — банально поставить с кем-то мит.

• Action — всё остальное (создать дашборд с метриками, расписать план развития сотрудника, подготовиться к ретро, ответить на письмо).

• Шаблон для регулярных действий. Например, [Weekly] - [15min]

Оценка времени

У каждой карточки в префиксе есть планируемая оценка по времени: 15 min по умолчанию. Правлю, когда создаю или планирую день.

Описание

Чаще всего мне хватает хорошо сформулированного заголовка, но иногда обогащаю описание ссылками и чек-листами. Примеры:

• Создать эпик в джире на добавление алертинга в сервисе X (тут внутри ничего не нужно, если я знаю, в каком проекте это заводить).

• Поставить 1-1 с Васей, чтобы обсудить проекты на Q1 команды Y (тут внутри ссылка на роадмап).

• Заполнить еженедельный статус синк документ (тут внутри ссылка на документ).

• Актуализировать стратегию команды N (тут внутри может быть чек-лист из конкретных пунктов).

Проекты

Если задачу невозможно сделать за 1-2 подхода или 3-4 часа, завожу проект и составляю чек-лист. Нет смысла тащить какую-то громадную таску в Today. Иначе — всё как в разработке: будете гонять её по спринтам и не пойми когда закончите.

Из важного:

• Добавляю красные лейблы на важные проекты.

• В описании задачи прикрепляю линки на документы.

• В каждый пункт чек-листа желательно добавить примерную дату выполнения (если применимо).

ER

Отдельно я создаю в виде проектов свой план на ER (Evolution review). 

Это помогает сфокусироваться на проработке своих зон роста. Время от времени вытаскиваю оттуда какой-то пункт.

Привет тем, кто не понимает, зачем заполнять какие-то EDP, и думает, что это всё — бюрократия, и только.

В этом же столбце размещаю карточки на ребят, с кем работаю в роли руководителя, но в более упрощённом варианте. Как и писал выше, недавно перешёл на другой формат в google sheets, поэтому оставлю дальше чисто для своих задач.

Конец

Ну, не совсем конец, но почти.

В этот раз попытался сделать статью чуть лаконичнее, так что оставил только историю про таск-трекер.

Надеюсь, кому-то поможет проапгрейдить свой подход, а кто-то выразит своё звонкое “ФИ” в комментариях. В любом случае, дело уже сделано. Всем спасибо за внимание!

To be continued…

Тут будут следующие части эпопеи про управление временем и задачами.

А пока дайте знать, кто ещё использует канбан борду для ведения своих личных/рабочих задач: и какие фишки используете, чтобы не забыть ничего важного?