Как оптимизировать свое время, чтобы все успевать: 3 простых шага

Моя цель - предложение широкого ассортимента товаров и услуг на постоянно высоком качестве обслуживания по самым выгодным ценам.

Жить в режиме бесконечного цейтнота как минимум грустно, а как максимум — вредно для здоровья. Пропустив дедлайн по одной задаче, ты двигаешь все остальные и в итоге постоянно ничего не успеваешь. Нервничаешь и ненавидишь себя.

Вырваться из этого замкнутого круга сложно, но возможно. В статье — 3 простых шага с конкретными подходами, техниками и инструментами.

Шаг 1. Уделяйте время планированию

Садишься утром за компьютер и минут 20–40 тратишь на перелистывание чатов, перебор папок и попытки вспомнить, что нужно сделать и какая задача самая приоритетная. После завершения первой задачи процесс повторяется. Даже если это не 20–40, а 5–15 минут, за день все равно легко набегает пара часов, потраченных впустую. Знакомо?

Чтобы такого не происходило, стоит планировать рабочий день, тщательно и заранее.

Перейти от хаотичной работы к планированию и структурности бывает не так просто. Вот что поможет.

Выбрать систему планирования

Систем планирования сейчас существует великое множество. Выбрать и посоветовать какую-то одну единственно верную вряд ли получится. Все люди разные — то, что отлично работает у одних, у других не будет работать совсем. Мы рассмотрим три популярные системы, которые точно стоит протестировать, и приведем список других на случай, если ни одна из этих не подойдет.

1-3-5. Система позволяет запланировать задачи на день с расстановкой приоритетов таким образом, чтобы все успеть и вечером почувствовать себя молодцом — как много я всего успел.

Ее суть заключается в том, что на каждый день вы планируете:

  • 1 самую важную, сложную и, вероятно, затратную по времени задачу;

  • 3 менее важные задачи;

  • 5 мелких дел.

Так на каждый день вы планируете 9 задач разной степени сложности и приоритетности — это немало. С другой стороны, действительно сложная и трудозатратная задача всего одна. Распределяя дела таким образом, легко успевать все запланированное, а значит — не чувствовать себя плохо из-за того, что опять что-то нужно переносить.

Так может выглядеть список дел специалиста по контекстной рекламе
Так может выглядеть список дел специалиста по контекстной рекламе

Bullet Journal. Подход к планированию, основанный на быстрых записях и системе ключей-символов. Обычно ведется в бумажном ежедневнике с пронумерованными страницами и состоит из:

  • карты ключей. На первой странице записываем, какими символами будем обозначать задачи, встречи, идеи, выполненные дела и т. д.;

  • индекса. Это своего рода содержание. Записываем, на каких страницах что находится;

  • ежемесячника. Сюда вносим ключевые дела на месяц, которые точно не отменятся и не изменятся;

  • ежедневника. Здесь оформляем список задач, дел и встреч на день;

  • коллекций. В этот раздел пишем тематические списки, например книг, которые надо почитать, полезных ссылок и т. д.

Благодаря индексу, пронумерованным страницам и аккуратному заполнению ежедневник по системе Bullet Journal может решить проблему продуктивности.

Пример записи по системе Bullet Journal
Пример записи по системе Bullet Journal

Теоретически, реализовать такую систему можно и в цифровом виде, например в Trello. А еще можно объединить ее с системой «1–3–5».

Матрица Эйзенхауэра. Методика определения приоритетов, которая помогает сфокусироваться на том, что действительно важно. Чтобы распланировать свой день по этому принципу, нужно рассортировать задачи на:

  • важные и срочные — те, которые нужно сделать обязательно сегодня и в первую очередь. При грамотном планировании задач этой категории не должно быть вообще. Если они есть, значит вы что-то не успели в прошлые дни;

  • несрочные, но важные — обычные задачи в списке дел на день;

  • срочные, но неважные — дела, которые нельзя откладывать, но они не приближают к достижению целей;

  • несрочные и неважные — дела, которые не приносят никакой пользы и тратят время впустую. Обычно их можно вычеркнуть без ущерба для прогресса и продуктивности.

Задачи по этому методу удобно записывать, разделив квадрат на бумаге или в электронной таблице на 4 сегмента.

Пример матриц Эйзенхауэра для таргетолога
Пример матриц Эйзенхауэра для таргетолога

Фиксировать дела и планы

Какую бы идеальную систему планирования вы не выбрали, она не будет работать, если все дела держать в голове. Кроме того, пытаясь удержать планы в памяти, вы снизите эффективность работы над задачами и будете все время нервничать, опасаясь что-то забыть. Поэтому фиксировать задачи точно надо, главное — выбрать для себя удобный способ.

Ежедневник. Казалось бы, с развитием технологий бумажная запись должна была остаться в прошлом. Но на деле многим удобнее планировать дела именно в таком формате. К тому же, писать от руки и вычеркивать выполненные задачи — это приятно.

Если все это про вас, не мучайте себя попытками привыкнуть к цифровым инструментам — купите красивый ежедневник на год, освойте Bullet Journal или другую эффективную систему записей и вперед.

Цифровые сервисы. Если писать от руки вы не любите, то альтернативой может стать онлайн-сервис для ведения дел. Они хороши тем, что:

  • в отличие от бумажного ежедневника, записи можно редактировать;

  • если есть кроссплатформенность, список дел всегда под рукой — в телефоне;

  • удобно устанавливать напоминания, чтобы не забывать о важном.

Онлайн-инструментов для планирования великое множество. Главное, выбрать тот, который подойдет именно вам и впишется в выбранную систему планирования.

Пример цифрового планировщика дел
Пример цифрового планировщика дел

Календарь. Самый простой из цифровых инструментов — выбираете приложение и вносите списки дел на каждый день. Чтобы иметь доступ к задачам в любой момент, где бы вы ни находились, лучше выбрать кроссплатформенный инструмент, например Google Календарь.

Так может выглядеть список дел в Google Календаре
Так может выглядеть список дел в Google Календаре

Маркерная доска. Еще один способ для тех, кто хочет вести список дел вручную. Правда, вернуться на неделю назад и посмотреть записи и пометки не получится — каждый день с чистого листа. Зато все крупно и на виду. К тому же, можно организовать планирование по системе Kanban так, как это изначально работало на заводе Toyota.

Правильно формулировать задачи

На первый взгляд, этот совет может показаться излишним — все мы взрослые люди и умеем складывать слова в предложения. На деле от конкретной формулировки действительно может зависеть продуктивность, особенно если задач много.

Сравните две задачи:

  • «Таргет салон красоты»;

  • «Подготовить три новых креатива для кампании салона красоты в Инстаграм».

С первой формулировкой в любом случае придется потратить время, чтобы разобраться и вспомнить, что вообще нужно. Вторую можно сразу начинать делать, особенно если к задаче приложены ТЗ и переписка с клиентом.

В цифровых сервисах удобно прикреплять к задаче все необходимое: документы, переписки, схемы, макеты страниц и т. д.
В цифровых сервисах удобно прикреплять к задаче все необходимое: документы, переписки, схемы, макеты страниц и т. д.

Чтобы упростить себе жизнь и не тратить время на разгадывание ребусов в течение дня, старайтесь сразу формулировать задачи максимально конкретно. Сначала это может показаться лишней тратой времени, если вы привыкли записывать за 5 секунд первое, что пришло в голову. Но со временем формулировать правильно станет проще, а продуктивность увеличится.

Делить большие дела на простые и понятные части

Этот довольно простой, но действенный прием тоже призван упростить нашему мозгу восприятие задачи.

Сравните:

  • «Запустить рекламную кампанию в Яндекс.Директе для службы доставки»;

  • «Собрать семантику по службе доставки для Яндекс.Директа».

Первая формулировка — это даже не задача, а глобальный проект, который включает в себя десяток более мелких дел. На выполнение его целиком может уйти неделя. Вторая — конкретный этап процесса, который легко выполнить за один подход.

Делим большую задачу на простые этапы
Делим большую задачу на простые этапы

Сталкиваясь с первой формулировкой мы тратим время на то, чтобы вспомнить, что уже сделано и на чем мы остановились. Кроме того, за такую глобальную вещь взяться психологически тяжелее. Мы подсознательно ее двигаем и в итоге делаем дольше, чем могли бы.

Шаг 2. Боритесь с прокрастинацией

Прокрастинация — это склонность откладывать даже важные и срочные дела на потом.

Причин у такого поведения множество:

  • перфекционизм. Боитесь сделать неидеально и поэтому откладываете;

  • отсутствие целей в жизни. Непонятно, зачем это все вообще;

  • задач слишком много. Непонятно, за что браться, если все равно ничего не успеешь;

  • нет четкого плана. Вместо того, чтобы выбрать задачу, посмотрим YouTube;

  • усталость. Вы четыре дня работали без сна и отдыха, а в пятницу «сломались»;

  • отвлекающие факторы. Нужно ответить на телефонные звонки, посмотреть уведомления на ноутбуке и смартфоне;

  • соблазны. При выполнении сложной задачи, которая требует больших умственных усилий, перспектива отвлечься на выбор отеля для отпуска выглядит очень привлекательной, устоять трудно.

Не все эти причины в каждый момент времени актуальны для конкретного человека: кто-то прокрастинирует, потому что устал, другой — из страха сделать работу неидеально. Но итог один — вы опять провели в чатах два часа, а работа не сделана.

Вот несколько действенных способов побороть деструктивное поведение и сделать свой день продуктивнее.

Использовать Pomodoro. Подход к организации рабочего дня, основанный на разделении всего времени на небольшие равные промежутки — «помидоры». Классический «помидор» длится 25 минут, после чего следует пятиминутный перерыв, а после четырех помидоров — длинный перерыв в 15 минут. Длительность «помидоров» и перерывов можно менять под себя: кому-то удобнее работать 50 минут без перерыва, а потом отдыхать сразу 10 минут.

Чтобы четко следовать плану и не отвлекаться на отслеживание времени, можно использовать специальные «помидорные» таймеры: есть приложения для смартфона и компьютера, браузерные расширения. Они напоминают, когда заканчивается очередной «помидор» или перерыв. Браузерные расширения умеют блокировать доступ к заданным сайтам на время, пока тикает «помидор», чтобы избавить пользователей от соблазна залипнуть в соцсетях, когда надо работать.

Простой «помидорный» таймер в браузере
Простой «помидорный» таймер в браузере

Вести хронометраж. Иногда человек даже не замечает, что стал заядлым прокрастинатором. Вроде целый день за компьютером, глаза устали, а даже половина запланированного на день не сделана. В таком запущенном случае полезно сначала выяснить, куда уходит время.

Для этого нужно понять, на что тратится буквально каждая минута, иначе какие-то «пожиратели времени» могут остаться незамеченными.

Сделать это можно двумя способами:

  • вручную — завести табличку и фиксировать в ней весь свой день с точностью до минуты;

  • автоматически — подключить сервис, который будет отслеживать ваше поведение за компьютером.

Последний способ подойдет, если вся ваша прокрастинация проходит в цифровом пространстве: соцсетях, YouTube, компьютерных играх. Если же вы отвлекаетесь с книжкой на диване, система просто зафиксирует, что вас не было за компьютером, а это не информативно. В этом случае лучше выбрать таблицу.

Таблица с хронометражем дня может выглядеть так, только для достижения цели стоит описывать каждый промежуток времени
Таблица с хронометражем дня может выглядеть так, только для достижения цели стоит описывать каждый промежуток времени

Отключать уведомления. Современные смартфоны могут издавать звуки чуть ли не каждую минуту: родители общаются в школьном чате, брат написал в мессенджер, чтобы узнать как дела, банк списал деньги, а магазин дал скидку. Все это может потерпеть пару часов, но мы слышим уведомление и лезем в телефон смотреть.

Чтобы не отвлекаться по мелочам, стоит отключить уведомления. Но важно сделать это так, чтобы не упустить ничего важного. К примеру, если в Telegram, помимо каналов, у вас есть чаты с клиентами, на которые важно реагировать сразу, не стоит отключать уведомления для всего мессенджера. Поставьте каналы и флудильные чаты в режим Mute, остальное пускай работает. Или отключите уведомления для всех, оставив несколько исключений. По аналогии можно поступить с остальными приложениями.

Выделять время для проверки почты. В любой непонятной ситуации проверяйте почту. А еще ВКонтакте, Skype, Telegram и все остальные мессенджеры.

Желание быть на связи и сразу отвечать на важные письма похвально, но на деле мы без конца проверяем входящие не поэтому. А потому что мозг так и норовит переключиться со сложной задачи на что-нибудь попроще. Да и важные письма не приходят так часто, как мы проверяем почту, а на просмотр неважных тоже уходит время. К тому же, даже важные письма вполне могут подождать 2–3 часа, и ничего страшного не произойдет. Исключения довольно редки.

Поэтому нужно понять и принять, что бесконечные проверки входящих — лишняя трата времени. Можно установить график для этой задачи с периодичностью 2–3 раза в день, а в остальное время забыть про нее.

Шаг 3. Отдыхайте

Все просто — продуктивно работать без полноценного отдыха не получится. Даже если вы сможете неделю или месяц жить на пределе возможностей, потом это обязательно аукнется длительной прокрастинацией и подорванным здоровьем. Поэтому, если важно продуктивно работать на длинных дистанциях, без качественного отдыха не обойтись.

Вспомним три главные составляющие полноценного отдыха.

Сон

Он должен быть регулярным и полноценным. Кому-то хватает 6 часов, чтобы чувствовать себя бодрым и энергичным, другим мало 9. Важно определить свою потребность в сне.

Также для здорового и полноценного сна обычно рекомендуют:

  • ложиться и вставать в одно и то же время;

  • ложиться спать пораньше, потому что в первую половину ночи организм отдыхает и восстанавливается лучше. Это связано с действием мелатонина и фазами сна;

  • не пользоваться гаджетами часа за 2 до сна.

Физическая активность

Работа в digital-сферах в основном сидячая. Многие трудятся из дома, а значит даже по дороге на работу не двигаются. Такой образ жизни чреват проблемами со здоровьем, которые в свою очередь приводят к вялости, апатии и сниженной работоспособности. Какая уж тут продуктивность.

Поэтому так важно организовать себе физическую активность:

  • записаться в фитнес-клуб рядом с домом;

  • выходить на улицу и гулять, кататься на лыжах, роликах, велосипеде;

  • выполнять домашние тренировки или хотя бы делать зарядку.

Добавляем физическую активность в график
Добавляем физическую активность в график

Включить физическую активность в свой график бывает непросто, особенно если вы давно на сидячей работе и привыкли к такому образу жизни. Но стоит первое время заставить себя через силу, чтобы потом почувствовать, что появилась энергия, мозг начал соображать быстрее, а желание прокрастинировать пропало.

Досуг и хобби

Хорошо, когда работа приносит радость и удовольствие, когда вы можете заниматься любимым делом и зарабатывать. Однако даже при таком идеальном раскладе в жизни должно быть что-то кроме работы. Просто потому что важно переключаться, в противном случае даже самая любимая работа может надоесть.

Попробуйте подобрать себе интересное хобби и выделить для него немного времени. Вы увидите, как возвращаться к работе станет еще приятнее, появятся новые идеи и цели, а также силы на их достижение и реализацию.

Бонус: 10 полезных инструментов

Вот, пожалуй, и все. Этих трех шагов должно хватить, чтобы сделать свою жизнь продуктивнее, насыщеннее и вместе с тем спокойнее. А напоследок — несколько полезных инструментов, которые помогут пройти эти три шага на пути к продуктивности.

  1. Для планирования задач и проектов:

    • Trello

    • Todoist

    • Microsoft To-Do

    • Asana

    • Weeek

  2. Для контроля времени:

    • Toggl

    • Timely

  3. Для работы по технике Pomodoro:

    • PomoDone

    • PomoToDo

    • Focus To-Do

Желаем удачно построить систему личной эффективности и все успевать.

Источник: https://habr.com/ru/company/click/blog/542946/

Интересные статьи

Интересные статьи

В 1991 году издательство «Просвещение» выпустило детскую книгу «Энциклопедия профессора Фортрана». Практически моментально она стала бестселлером и разошлась миллионными тиражами. Это был оче...
Здесь не будет очередной статьи, описывающей возможности межсетевого экрана уровня приложений. Таких уже полно. Сегодня мы будем объяснять подводные камни при работе с этим решением, чтобы вы з...
Недавно в подкасте "Цинковый прод" мы обсуждали выгорание. Я решил структурировать некоторые мысли и оформить в виде статьи История первая Однажды, когда я еще был простым линейным разработчи...
Эпоха социальных сетей требует, чтобы знаменитости постоянно были на виду и, вместе с тем, осваивали и другие технологии. Мобильные приложения — это инструмент, который может помочь звездам в это...
Мы публикуем видео с прошедшего мероприятия. Приятного просмотра.