Решили рассказать историю одной международной компании, которая имеет 11 производственных площадок в России. В силу такой территориальной рассредоточенности топ-менеджмент проводит до 90% времени в командировках, а значит, управлять работой корпорации приходиться из любой точки мира - например, из зала ожидания аэропорта или номера отеля. А для этого необходимо перевести большинство бизнес-процессов в единую систему электронного документооборота, чтобы подписывать документы удалённо.
Уникальным опытом поделился Максим Баранчиков, руководитель департамента СЭД «Вебзавод».
NDA не позволяет раскрыть имя, но позволяет поделиться опытом внедрения единой мультиязычной СЭД, в которой работают более 1000 пользователей. Надеемся опыт будет интересен и другим крупным производственникам.
Что было дано на старте?
В головной компании, конечно, уже имелась система работы с документами (ECM-система). Но она не соответствовала требованиям российского законодательства. Если в Европе документ, подписанный от руки и отсканированный, является юридически значимым, то в России это просто бумажка, с которой в случае конфликта в суд не пойдёшь. Требовалась система, которая может обеспечить юридическую значимость документооборота в России. Ещё один важный момент — персонал в России предпочитает работать на русском языке, хотя знание английского языка – обязательное условие для трудоустройства, а топ-менеджмент - в основном англоязычный. Поэтому от новой ECM-системы требовался мультиязычный интерфейс, комфортный всем.
Ещё один важный момент – бухгалтерия компании работает в ERP-системе, отдел продаж проводит сделки в CRM, а производственные процессы осуществляются в MES-системах. Требовалась СЭД, которая объединит эти системы в единый контур, автоматизирует функции бэк-офиса на производственных объектах, ускорит работу, обеспечит её соответствие внешним и внутренним регламентам.
Выбор был сделан в пользу гибкой масштабируемой платформы Docsvision, которая поддержит дальнейшее развитие и обеспечит необходимую функциональность.
Расскажем, что было сделано, как и с каким результатом.
Кейс 1. Контроль срока действия электронных подписей и доверенностей
Перевод бумажных документов в цифровой формат сразу же актуализирует вопрос подписания документов. Требовалось выстроить целый процесс электронных подписей, разграничить права доступа.
Рядовые сотрудники получили простые подписи (логин + пароль), что отвечает требованиям ФЗ-63. А усиленными квалифицированными ЭП пользуется топ-менеджмент и сотрудники финансовых служб.
Учёт ЭП организован по следующей схеме: запрос, согласование, отслеживание срока действия ЭП. С электронными подписями тесно связан блок доверенностей. В системе предусмотрено почти полтора десятка шаблонов доверенностей, которые выдаются сотрудникам, контрагентам, юридическим лицам. Есть доверенность – есть электронная подпись. За 15 дней до окончания действия документа появляется предупреждение: можно продлить доверенность или отозвать её полностью или частично (в случае, если оформлена на нескольких сотрудников).
Кейс 2. Согласование контрагентов
Чтобы защитить репутацию компании и минимизировать финансовые риски, каждый контрагент проходит проверку на надёжность. Повторной проверке подвергаются те, кто прерывал сотрудничество с компанией более, чем на 12 месяцев. Новая СЭД поддерживает процесс по проверке и согласование контрагента.
Кейс 3. Согласование договоров
Согласование договоров уже было частично автоматизировано, а вот подписание проводилось только в бумажном виде. Теперь эти операции полностью оцифрованы и автоматизированы. Система использует сложную матрицу с 590 маршрутами согласования, 30 шаблонами договоров. Предусмотрено множество альтернативных и параллельных этапов согласования. Важно, что в системе удалось реализовать сложную логику условий согласования и полностью автоматизировать процесс.
Кейс 4. Согласование срочных платежей
В процессе согласования платежа бухгалтер согласовывает с руководителем цеха корректность и объём оказанных услуг, а затем оплачивает их. Если отклонения в счёте более 10% от ранее согласованной суммы, то такой платёж будет дополнительно согласовываться с более широким кругом лиц. В этом сквозном процессе могут участвовать сотрудники бэк-офиса, руководители производственных единиц, несущие материальную и финансовую ответственность.
Кейс 5. Ознакомление с внутренними политиками компании
Сотрудники должны быть хорошо ознакомлены с правилами работы, внутренними ограничениями, расценками на услуги и пр. Но собирать все эти подписи на бумаге, отрывая людей от работы, неэффективно и как-то несовременно. В новой СЭД хранятся регламентирующие документы, с которыми знакомятся «под роспись» все сотрудники. Система рассылает автоматические уведомления. Такие письма приходят людям еженедельно и содержат все обновления и изменения. Программа поддерживает версионность документов. О том, что сотрудник ознакомился с регламентом, свидетельствует простая подпись в карточке документа.
Бизнес-выгоды от внедрения СЭД:
В системе уже работают более 1000 пользователей и планируется дальнейшее расширение. Внедрение новой системы обеспечило следующие преимущества:
Реализован механизм ЭП и унифицированы способы обеспечения юридической значимости;
Контролируется исполнение регламентов обработки и прослеживаемости документов, обеспечен контроль качества и исполнительной дисциплины;
Единый мультиязычный интерфейс для работы с разными типами документов, бизнес-процессами, отлажен механизм удалённой работы;
Произведён переход на безбумажный документооборот с контрагентами, юридическими лицами, бесшовная интеграция с различными операторами ЭДО.
Подробнее эти примеры будут рассмотрены на вебинаре «Производство 4.0. Модернизация бизнес-процессов» 18 ноября 20201 г. Участие по предварительной регистрации.
