Привет! Я уже рассказывала про BeeTech 2021, вот и вот ссылки на посты с видео с конференции. Сегодня о том, как мы подготовили этот масштабный ивент. Наш опыт может быть полезен HR-специалистам, начинающим деврелам и разработчикам, которые хотят провести свою конференцию.
Скажу сразу, что мероприятие далось нам нелегко. Конфа несколько раз переносилась из-за пандемии, менялся формат и список спикеров, да еще и в самый разгар подготовки и момент проведения я заболела ковидом. Но всё-таки мы это сделали. Провели 3 стрима, на которых суммарно собрали около 2 000 зрителей, представили 21 доклад, организовали 3 панельные дискуссии и розыгрыш призов. И все это за один день!
Для меня было важно, чтобы конференция была прикладной и полезной. Ведь IT-конференция — это не какая-то пиар-история, это больше про развитие комьюнити и шеринг знаний. Судя по отзывам, такой она и получилась. Поэтому я решила обобщить свой опыт подготовки, возможно, кому-то он тоже пригодится.
Три кита конференции
Идея и целостность
Продумывать крупную конференцию нужно заранее, по моим ощущениям — за полгода-год. Прежде всего нужно, чтобы было о чём рассказать и кому рассказывать. Поэтому важно продумать концепцию, определиться с аудиторией и не распыляться.
Общая логика должна объединять все процессы на конфе. То есть нужна центральная мысль, на которую вы всё нанизываете. Эта мысль учитывается во всём: в выборе и подготовке докладов, в упаковке мероприятия, в текстах, продвижении, выборе аудитории, активностях и мерче. Это всё должно, по крайней мере, не противоречить основной мысли.
Нам было важно донести, что Beeline Казахстан сейчас — это не просто телеком-компания. Мы строим лучшую технологическую компанию Казахстана на основе телекома. И на эту мысль мы нанизывали все процессы.
Контент
Нужно учитывать, что инженеры верят только инженерам. Но зачастую IT-специалисты считают, что «не умеют говорить» и неохотно выступают. Поэтому нужно подготовить всех спикеров: не давить на них, помочь с выбором темы и, конечно, поддержать во время выступления.
Мы к этому шли через проведение внутренних митапов — очень рекомендую. Так ты не только помогаешь людям раскрыться с помощью выступления, но и создаешь внутреннее комьюнити, что очень важно для коллег.
Не делать всё самостоятельно
Сначала я думала, что смогу всё сделать сама. Ведь до этого я уже проводила много митапов в одиночку. Оказалось, что провести митап самостоятельно возможно, а большую конференцию — нет.
Я сломалась где-то на третьем месяце подготовки, когда поняла, что задач ещё куча, а времени в сутках уже нет. Возможно, именно поэтому мы перенесли конференцию с января на апрель. И это было правильным решением.
Нужно понимать, что один человек не вытянет подготовку 21 спикера, и адекватно рассчитывать свои силы. Поэтому я рекомендую до начала конференции продумать, кто вам будет помогать с организацией. И если никто — ещё раз подумать, нужна ли эта конференция кому-то кроме вас.
Подготовка
Команда
Я уже говорила, что невозможно подготовить крупную конференцию в одиночку. Нужна команда организаторов. Чтобы учесть все нюансы, у тебя уже должен быть опыт подготовки ивентов. Как минимум, ты уже помог хотя бы одному спикеру с выступлением или оформил митап. Я начала проводить внешние митапы, чтобы создать комьюнити вокруг нашего бренда, и так набралась опыта в подготовке IT-мероприятий.
Теперь важно определить, кто нужен в команде, потому что без неё никуда. Важно, чтобы кто-то держал общую логику в голове, и были люди, которым можно делегировать зоны ответственности, так как много процессов, которые идут параллельно.
Продумать ЦА и тему конференции
Продумать логику конференции
Найти и подготовить внутренних спикеров
Найти внешних спикеров
Продумать продвижение конференции среди ЦА
Создать лендинг с регистрацией
Подготовить тексты для лендинга и рассылок
Найти модераторов стримов, которые будут вести трансляцию
Продумать, как мы будем принимать вопросы от аудитории
Продумать систему награждения и геймификацию
Предложить механизмы вовлечения аудитории
Найти технического специалиста на трансляцию
Это всё придумывает, конечно, не один человек. У нас была крутая команда. Мы, две Светы (два дервела), координаторы каждого стрима, которые придумывают все активности и управляют процессами. Модераторы, которые непослерсвенно ведут свой стрим и в случае чего закрывают дыры. Команда PR и маркетинга, которая помогает в продвижении. Ещё на аутсорсе были ребята, которые организовывали трансляцию.
Всё это нужно учесть при подготовке и собрать нужных людей. Также важно понимать, что большинство людей в команде работает на волонтерской основе, люди будут овертаймить и работать целый выходной день (конференция проходила в субботу). Надо, чтобы всё это было на энтузиазме. Если люди горят идеей, то всё получится. Если заставлять кого-то, вряд ли получится хорошо.
Конечно, все организаторы получили несколько отгулов за подготовку мероприятия. Но никто не знал об этом заранее, а об отгулах объявил наш руководитель на ретро. Все были очень рады, хотя занимались подготовкой ивента не за дополнительный выходной, а из-за любви к технологиям.
Подготовка своих спикеров
Именно спикеры создают контент конфы и её смысловую нагрузку, ради этого зрители идут на конференцию. Поэтому спикеров надо готовить заранее. Желательно, чтобы у человека уже был опыт презентаций, а в компании развита культура выступлений. Первый раз выходить на большую аудиторию, пусть даже онлайн, страшно.
Мы делали прогоны доклада каждого спикера. В зависимости от опыта и подготовки кому-то хватило двух раз, с кем-то мы делали 7–10 прогонов. Важно, чтобы спикеры чувствовали себя уверенно, поэтому прогонов может быть много.
На прогоне нужно обращать внимание на две составляющие доклада: техническую (экспертную) часть и структуру. Поэтому я предлагаю звать на прогоны других инженеров или спикеров.
Коллеги отлично дают друг другу обратную связь по технической части, помогают подобрать сильные аргументы, где-то перестроить логику или копнуть глубже. Если вы не уверены в том, что сможете понять доклад как эксперт, рекомендую именно такую схему. Например, я из всех наших докладов хорошо поняла где-то треть. С остальными мне помогли ребята из нашего комьюнити. Техническую экспертизу лучше оставить экспертам.Команда организаторов может помочь в выстраивании структуры доклада, так как она не всегда даётся с первого раза. Если хорошо над ней поработать, можно существенно улучшить восприятие.
Процесс подготовки выглядит так:
в самом начале нужно понять, в чём будет центральный посыл доклада, как он будет поддерживать и дополнять основную мысль всей конференции;
накидать тезисы и выстроить их в чёткую структуру, исходя из посыла;
вместе со спикером придумать, как начать доклад, чтобы сразу зацепить зрителей;
продумать, как завершить доклад, чтобы посыл остался в памяти слушателей;
определить, где и как использовать интерактивные приёмы и вовлекать участников.
Поэтому важно, чтобы доклад послушали технические и нетехнические специалисты. Так вы сможете сделать выступление интересным и понятным широкой аудитории. Кстати, мы прогоняли не только внутренних, но и внешних спикеров. Обратную связь, конечно, давали всем и вместе дорабатывали доклады.
Как искать внешних спикеров
Когда у вас подобран пул своих спикеров, и вы объединили их по смыслу по стримам (объединение может быть совершенно разным), пора браться за внешних спикеров. Как показала практика, если у тебя ещё нет канвы конференции, то спикера из другой компании найти довольно сложно. Поэтому сначала выбирайте внутренних спикеров, чтобы от их тем выстраивались темы внешних выступлений.
В основном, с поиском помогли профессиональные связи. У нас с докладами были ребята из «Колёс», «Вериграмма», «Самоката» и «Райффайзенбанка», в панельных дискуссиях — из «Додо», «Яндекса». Мы отталкивались от главной идеи и искали компании, которые доказывают, что в неклассическом IT есть крутые команды.
Сначала пошли в «Колёса» — это казахстанская компания, и мы давно дружим. Они охотно согласились нас поддержать, ведь мы делаем одно дело: развиваем IT-сообщество в Казахстане. «Вериграмм» — наша компания-партнёр, поэтому с ними мы тоже легко договорились. «Райффайзенбанк», «Самокат», «Додо» и «Яндекс» пришли уже через знакомых и деврелов.
На панельные дискуссии людей искать проще. Одно дело подготовить доклад, другое — прийти обсудить заданную тему. Смотреть их тоже интересно, особенно когда есть обратная связь. Поэтому рекомендую делать «панельки», даже если вам кажется, что не о чем поговорить.
Упаковка конференции
Параллельно с подготовкой спикеров нужно заниматься «упаковкой» мероприятия. Для этого нужны дизайнер и копирайтер. Главное во время «упаковки» — помнить про центральную мысль конференции. Все материалы, будь то лендинг, кей-вижуал или тексты, должны её отражать.
Для отображения основной информации о конференции и регистрации мы создали лендинг. Я сама собрала его на Тильде, в принципе, это не сложно. Эту задачу можно делегировать агентству, если есть бюджет, или попросить команду разработки запилить что-то своё. Помимо лендоса понадобятся ещё и материалы для рекламы, рассылок и анонсов (своих и партнёрских).
Поэтому сначала нужно продумать, какие тексты вам понадобятся для всех этих площадок (лендинг, макеты для рекламы, рассылки, анонсы в телеграм-каналах и т.п.) и какие будут нужны картинки. Лучше, чтобы всё это было готово заранее, потому что когда начнётся рекламная кампания, вам будет уже не до картинок.
С дизайнером мы разрабатывали кей-вижуал: цвета и элементы конференции. На его основе рисовались обложки для лендинга, картинки для рекламы, обложка заставки для YouTube на каждый стрим, титры под каждого спикера и мерч, который дарили спикерам и отличившимся участникам.
Всё это опционально, но если конференция «упакована», то это придаёт ей целостности, а зрители лучше воспринимают контент и компанию, которая организовала мероприятие.
Площадка для трансляции и сбора вопросов
Мы изучали разные площадки для проведения конференций. Есть множество классных решений с внутренним чатом, комнатами для общения и другими фичами. Но для нас было важно не тратить миллионный бюджет на мероприятие.
Поэтому мы решили проводить трансляцию в YouTube, а вопросы собирать на двух площадках: чате в YouTube и специальных чатах по стримам в Телеграм. В Телеграм удобно собирать вопросы и отвечать на них, а если есть какой-то конкурс, то сразу можно связаться с победителем в личке.
В общем, связка YouTube + Телеграм оказалась очень удобной и абсолютно бесплатной.
Пригласительная кампания
Второй по важности после спикеров «ингредиент» конференции — это её участники. Важно не только их количество, но и качество. Сначала мы расписали нашу целевую аудиторию — кому будет интересно посмотреть конференцию и кого бы мы хотели видеть среди слушателей. Дальше использовали несколько каналов для привлечения участников.
Внутренние базы
наш Телеграм-канал, в котором мы всегда анонсировали митапы и другие мероприятия в Beeline Казахстан. Там было около 600 участников;
карьерный инстаграм и официальный аккаунт Beeline Казахстан;
рассылка по базе участников митапов.Партнёрка— целевые Телеграм-каналы, которые мы подобрали, исходя из тем конференции и ЦА;
личные соцсети спикеров, организаторов, руководителей направлений и других коллег.
Реклама
таргет в Фейсбук;
таргет в Инстаграм;
Линкедин.
Настраивать аудиторию для таргета мы просили наш отдел маркетинга. Они уже набили руку, приглашая участников на митапы, поэтому мы знали, что коллеги смогут нам помочь. Конечно, эту работу можно делегировать и агентству. Единственное, я бы не стала настраивать рекламу самостоятельно, особенно если вы не эксперт в этой теме. Кажется, что это просто, но на деле — всё довольно сложно и требует знаний нюансов. Говорят, что на такие мероприятия хорошо отрабатывает реклама в YouTube, где и шла конференция, но мы не пробовали этот вариант.
Больше всего регистраций на мероприятия принесли наши базы. Скорее всего потому что люди уже о нас знали и участвовали в мероприятиях, они были уверены в качестве контента на конференции. Реклама и партнёрка — чуть поменьше. В общей сложности мы собрали около 3 000 лидов.
Что отдать на аутсорс
В целом, любую задачу можно делегировать, вплоть до приглашения платных спикеров. Но, на мой взгляд, чем больше задач вы сумеете покрыть внутренними силами, тем более аутентичной получится конференция. Но есть, конечно, задачи, где опыт важнее понимания внутренней специфики.
Техническая трансляция конференции
Конечно, вы можете сделать это своими силами. Но у организаций, которые делают трансляции каждую неделю, и опыта больше, и лучше технические возможности. Плюс вы можете спокойно сосредоточиться на контенте и процессе организации, зная, что канал связи в надёжных руках.
Таргет
Я уже писала, что для нас его делал наш внутренний отдел маркетинга. Если в вашей компании его нет или коллеги не привыкли решать подобные задачи, лучше делегировать рекламу агентству. Важно — вместе с агентством собрать ядро аудитории и проверить, чтобы реклама шла на нужные вам ЦА.
Изготовление мерча
Конечно, основной концепт подарков лучше придумать самим, но поиск подрядчиков и сборку боксов можно делегировать агентству.
Дизайн и копирайтинг
Если у вас в штате есть дизайнер и копирайтер — это идеальный вариант. У нас получилось именно так. Но если их нет, лучше нанять фрилансеров или обратиться в агентство. От качества посыла во многом зависит успех мероприятия. Никто не захочет идти на конференцию, визуал которой — изображения улыбающихся людей с депозитфотос, а в текстах куча орфографических ошибок.
День мероприятия
Когда спикеры подготовлены, участники приглашены, все напоминалки высланы, место для трансляции приготовлено, наступает день конференции. И до этого дня важно учесть все точки контакта участников конференции с вами, все технические риски и все ключевые задачи. И назначить ответственного за каждый пункт.
Кто нужен на самой конфе
Модератор — человек, который открывает и закрывает конференцию и ведёт её. Он же представляет спикеров, задает им вопросы из чата и заполняет эфир, если у спикеров происходит технический сбой. Этот человек отвечает за фасадную часть и энергетику конфы. У нас было три модератора — по одному на каждый стрим, и это были наши коллеги.
Координатор — серый кардинал, который управляет модератором. Он же общается с участниками в чатах, пишет анонсы ближайших докладов, курирует простые организационные вопросы, отвечает за движ и вовлечение участников.
Техническая команда — ребята, которые транслируют конференцию и отвечают за качество картинки. Они же связываются со спикером за 5 минут до выхода «на сцену», проверяют связь и технические нюансы. У нас это были подрядчики.
Спикеры :) Отвечают за выделенный им кусочек конференции — за свой доклад.
Тайм-кипер — следит за последовательностью спикеров. Пушит их минут за 15 минут до начала доклада, проверяет, чтобы всё было готово. Сигнализирует тайными знаками, что скоро время доклада выйдет и надо будет переходить к вопросам, а потом и к следующему спикеру. В нашей конференции этим человеком была я.
Кризис-менеджер. Надо предусмотреть такую роль и надеяться что она не пригодится. Он отвечает за быстрое решение форс-мажорных вопросов, тушит пожары. Логично назначать на эту роль основного организатора конфы, который знает все детали. Поэтому им тоже была я. Но исполнять её, благо, не пришлось
Место сбора
На самом деле, такую конференцию можно организовать с распределенной командой, а всеми процессами управлять удалённо. Например, я во время подготовки переболела коронавирусом и была на карантине во время проведения конфы. Как и часть нашей команды. Прогоны спикеров, встречи организаторов, все процессы по доставке мерча и прочее я организовывала со своей кухни.
Но во время самой конференции часть команды приехала в офис. Это было важно для лучшего коннекта модераторов и координаторов.
Тут мы, кстати, выявили такой баг: хорошо, чтобы был кто-то, кто сможет подстраховать модератора. Он всё время должен быть на связи и заполнять тишину, если отвалился спикер или произошло что-то ещё. Получается, если ты сидишь за компом один из дома, — у тебя вообще нет возможности отойти. Вдруг спикер перестанет говорить, пока ты уплетаешь жареную курочку или моешь руки в ванной комнате. Поэтому нужна подстраховка, а живое присутствие в офисе всей командой модераторов и координаторов, конечно, улучшает процессы. При этом у нас были связки модератор-координатор, которые находились в разных местах, и всё прошло без сбоев. Но, конечно, живое общение усиливает общую энергетику конференции и придаёт особый драйв.
Качество связи и картинки
Об этом нужно позаботиться заранее и проинструктировать всех спикеров. Качество интернета должно быть на высоте, лучше иметь рядом телефон, с которого можно раздать вайфай в случае форс-мажора.
Важно учесть как падает свет на спикера, чтобы его лицо было чётким и не было засвета, может быть, придётся обеспечить спикеров и модераторов специальным освещение, если на это есть бюджет. И, конечно, подумать о заднем фоне. Он может быть как реальным, так и виртуальным. Если спикер выступает из своей квартиры — проверьте, чтобы на фоне не было не застеленной кровати, валяющихся носков или открытых кухонных шкафчиков.
Настрой и мотивация
День конференции похож на Новый год! Да-да, именно так. Вы так долго к нему готовились, и вот он наступил. Отнеситесь к нему как к празднику, ведь ваш настрой и мотивация обязательно передадутся команде, а через неё и участникам. Тогда любая заминка будет решаться проще и позитивнее, а отзывы о конференции будут честными и приятным.
После мероприятия мы провели ретро, где каждый высказался о том, что ему понравилось, что можно улучшить, а что — вообще было не нужно. Оказалось, что все организаторы были довольны мероприятием. Да, было несколько предложений по улучшению, но в целом всё прошло классно.
Более того, эффект от конференции уже виден. Недавно наш руководитель бэкенд-разработки рассказал, как на собеседование пришел джавист, у которого уже был оффер в другую компанию. Но он решил пообщаться и с нами, потому что ему «очень понравилась конференция и уровень спикеров из Билайн». Наверное, это одно из самых мотивирующих событий для меня как организатора подобного мероприятия!
Поэтому я считаю, что силы потрачены не зря, а если вам нужны спикеры про Big Data, QA, по менеджементу, управлению продуктами, архитектуре, девопсу или Java, вы знаете, к кому обратиться.
