Как создать Trello — dashboard, чтобы задачи из 5 досок собирались в одной?

Проблематика

В своей работе я столкнулся с необходимостью организации задач сотрудников департамента аналитики в едином окне и построения прозрачной схемы оценки их загруженности.

Какие есть варианты?

Сравнивая различные инструменты и таскменеджеры, выбор пал на одного из популярных игроков рынка - Trello. Однако, сразу после выбора программы, возникло новое препятствие. В бесплатной версии этого приложения отсутствовала возможность синхронизации досок нескольких сотрудников воедино без сторонних сервисов, типа Zapier, где для большого проекта тоже нужна лицензия.

В чем смысл объединения?

1. Заходить в 5 досок и просматривать отдельно каждого, просто не хватит времени и сил.

2. Если не синхронизировать доски на одном экране, будет крайне сложно сравнить одного сотрудника с другим по уровню текущей нагрузки.

3. Сотрудники хотят понимать нагрузку каждого из членов команды, а для этого нужно опять же как то сводить все воедино.     

Подобный функционал синхронизации бесплатно доступен у некоторых конкурентов, которые специализируются на agile таскменеджерах, но трелло просто был роднее, тк для личного контроля задач использую его уже несколько лет. Таким образом, для внедрения общего командного таскменеджера в работу департамента осталось решить всего одну проблему:

Как синхронизировать доски 5 сотрудников в одной доске "дашборде" и при этом не оплачивать лицензию в Трелло или передаточных сервисах типа Zapier?

Решение задачи:

К счастью для работы с досками trello уже создан полноценный пакет на языке R, который позволяет подключаться к API таскменеджера, и именно им я и решил воспользоваться для решения всех задач.

Ход решения:

Сначала получим ключи и секретный код для работы с API https://trello.com/app-key (предварительно необходимо авторизоваться под своей учеткой в Trello и открыть себе доски сотрудников с правами администратора)

Сохраняем ключ и токен, который можно найти внизу этой же страницы

Далее установим сам язык R. Для его подключения нужно скачать и установить инсталляторы. Также для комфортной работы с R рекомендую использовать бесплатную среду разработки RStudio.

Для решения вышеописанной задачи нам потребуется установить пакеты для:

• работы с API Trello — «trelloR»

• работы со временем и временными периодами — «lubridate»

• работы с таблицами и агрегации данных — «dplyr»   

Чтобы установить пакеты из основного репозитория CRAN примените базовую функцию install.packages, а для загрузки пакетов с github функцию install_github:

remotes::install_github("jchrom/trelloR")
install.packages("lubridate", dependencies = TRUE)
install.packages("dplyr ", dependencies = TRUE)

Подключаемся к API и получаем токен:

# Указываем путь к папке куда будет сохранен полученный token
setwd("C:\\*********\\R_script\\trello")

# Получаем token
my_token = get_token("my_app", key = "", secret = "",
                     expiration = c( "never"))

Полученные данные применяем для того, чтобы отправить первый запрос, и пишем функцию, которая поможет упростить наш код:

trelloadd <- function(delcard = NULL,
                      addcard = NULL,
                      nlista = NULL){
  # Находим исходный лист сотрудника в Трелло откуда будем брать карточки
  для записи в дашборд
  ishod_tab <- get_list_cards(addcard)
  
  # Определяем доску куда пишем новые карточки
  bid = get_id_board(delcard)
  
  # Получаем все списки с листами на доске дашборда
  lid <- get_board_lists(bid)$id[nlista]
  
  # Получаем все карточки в необходимом листе куда пишем
  cid<-get_list_cards(lid)
  
  # Удаляем карточки, которые уже есть в листе сотрудника на дашборде
  if (length(cid$id)>0) {
    for (i in 1:length(cid$id)) {
      delete_resource(resource = "card", id = cid$id[i])
    }
  }else{
    print("no-del")
  }
  
  # Находим дату создания карточки в исходном листе
  dateList<- data.frame(dateadd = NA)
  for (i in 1:length(ishod_tab$id)) {
    cardID <- ishod_tab$id[i]
    dateList[i,1] <- strtoi(strtrim(cardID, 8), 16L)
  }
  dateList$dateadd <-as.POSIXct(dateList$dateadd, origin = "1970-01-01")
  
  # Циклом собираем лист записи и создаем карточку для переноса в дашборд
  if (length(ishod_tab$name)>0) {
    for (i in 1:length(ishod_tab$name)) {
        payload = list(
        idList = lid,
        name = ishod_tab$name[i],
        desc = paste0(ishod_tab$desc[i],"Date Add: " ,dateList$dateadd[i], " 
                    В работе уже ", floor(as.vector(difftime(today(),dateList$dateadd[i], units='days'))), " день"),
        start = ishod_tab$start [i],
        due = ishod_tab$due [i],
        pos = "bottom"
      )
      r <- create_resource("card", body = payload)
    }
  }else{
    print("Ok")
  }
  if (nrow(bind_rows(ishod_tab$labels[]))>0) {
  
    # Добавляем лейблы (метки)
    bid = get_id_board(delcard)
    lid <- get_board_lists(bid)$id[nlista]
    cid <-get_list_cards(lid)
    
    # Находим карточки без меток
    nlab <- which( lapply(ishod_tab$labels, length)!=0 %in% T)
    for (i in nlab) {
      labl <- ishod_tab$labels[[i]]
      for (xi in 1:nrow(labl)) {
        r <-  add_label(cid$id[i], color = ishod_tab$labels[[i]][xi,4],
                        name = ishod_tab$labels[[i]][xi,3] )  
      }
    }
   }else{
    print("no_lable")
  }
}

В функции необходимо будет только заполнять переменные:

• delcard - Это id дашборда в который будет записываться информация из досок сотрудников

• addcard - Это id листа из которого будут браться карточки для переноса в дашборд

• nlista - номер листа в дашборде в который будут заноситься карточки

Получаем delcard

Для получения id дашборда куда будем писать общие карточки, сначала необходимо создать эту доску в самом Трелло, а затем из поисковой строки браузера скопировать необходимый нам id

Получаем addcard

Для того чтобы получить лист откуда будут браться исходные данные, мы точно также как с delcard копируем ссылку на доску, только теперь забираем всю ссылку целиком и используя готовую функцию извлекаем все листы на исходной доске:

get_board_lists("https://trello.com/b/*****/сотрудник1",
 query = list(customFieldItems = "true")
)

В результате выполнения функции, прямо в консоли R мы получим перечень всех листов на доске и по названию листа можем выбрать необходимый нам id для получения карточек

Данную процедуру мы проделываем для досок всех наших сотрудников из досок которых мы планируем забирать карточки для переноса на дашборд.

Далее проходим доски всех сотрудников и перезаписываем их на общий дашборд используя функцию созданную выше:

# Сотрудник1 ####
trelloadd(delcard = "od*****W", 
          addcard = "600**********04",
          nlista = 2)
# Сотрудник2 ####
trelloadd(delcard = "od*****W", 
          addcard = "5fc4********24",
          nlista = 3)
# Сотрудник3 ####
trelloadd(delcard = "od*****W", 
          addcard = "5e94*********8ce",
          nlista = 4)
# Сотрудник4 ####
trelloadd(delcard = "od*****W",
          addcard = "5faa*********c522",
          nlista = 5)
# Сотрудник5 ####
trelloadd(delcard = "od*****W",
          addcard = "60744*******3394",
          nlista = 6)
# Сотрудник6 ####
trelloadd(delcard = "od*****W",
          addcard = "5e73******b07",
          nlista = 7)

Так же я продумал вопрос, связанный с тем, чтобы получать в карточки дашборда информацию о том, когда была создана исходная карточка, чтобы можно было оценить, как долго уже решается та или иная задача (ведь дедлайны можно менять). Дата привязывается к моменту создания исходной карточки. Далее настраиваем автоматический запуск скрипта для актуализации дашборда и задаём нужное количество раз обновлений в день.

В итоге:

1. Мы получили полноценную синхронизацию всех досок любого числа сотрудников в trello

2. Решили проблему с тем, чтобы наглядно иметь доступ к дате создания каждой задачи

3. Имеем фундамент для анализа продуктивности сотрудников в любых разрезах, благодаря возможности добавлять в код новые различные улучшения расширяя код на основе Api от Trello, на основе бизнес логики вашей компании и возможностей языка R.