Прежде чем перейти к статье, хочу вам представить, экономическую онлайн игру Brave Knights, в которой вы можете играть и зарабатывать. Регистируйтесь, играйте и зарабатывайте!
Привет, меня зовут Ксения, я бухгалтер в IT-компании ispmanager, и сегодня я расскажу о связанных с профессией стереотипах, своём опыте работы в IT-компании и о том, что же я почерпнула из общения с программистами (и не только). Скучно не будет, я обещаю. Начинаем!
Как вы представляете себе типичную бухгалтерию? Столы, заваленные бумагами, тишина, прерываемая лишь клацанием мышки, неприветливые лица. «Выйдите все из 1С!» — голос тучной женщины срывается на крик. С этим человеком шутки плохи. Ты нервно сглатываешь и медленно продвигаешься ближе. «Кто, по какому вопросу? Что подписать? Погоди, сейчас программа перезагрузится, и распечатаю нужный документ», — женщина откидывается в кресле, громко отхлёбывая чай.
Незнаком такой образ «бухгалтерии старой закалки»? Это здорово. Значит, отрасль всё же медленно, но верно движется в правильном направлении. Если зарплата приходит точно в срок, в общем холодильнике своевременно появляется молоко, а в кофемашине — кофе, и большинство возникающих вопросов можно решить дистанционно — поздравляю, это бухгалтерия здорового человека. Итак, ниже я расскажу, как устроен наш отдел изнутри.
Но почему я считаю, что это может быть интересно? За свою недолгую карьеру я слышала много разных версий о том, чем же мы занимаемся, но большинство из них объединяет одно: люди не очень много знают о профессии бухгалтера. Да и зачем, это же наверняка скучно. Сплошная работа с бумагами и цифрами — ни творчества, ни модернизации. Не соглашусь! Мне есть чем с вами поделиться.
Популярные вопросы о работе бухгалтеров
Сперва хочу ответить на частые вопросы коллег о работе и мышлении бухгалтеров.
1. Зачем столько бумаг? Документировать приходится каждый чих?
Действительно, значительная часть работы рядового бухгалтера — это работа с документами. Поэтому люди в этой профессии работают в офисе каждый день или приходят туда хотя бы раз-два в неделю. Конечно, и в бухгалтерской сфере прогресс не стоит на месте, и сейчас существенная часть документов, поступающих в компанию, — это документы электронные. Но до сих пор нужно распечатывать и хранить значительное количество документов. Зачем? Причин несколько.
Недостаточно самому иметь электронный документооборот (ЭДО). У тех, с кем вы сотрудничаете и с кем меняетесь документами, он тоже должен быть.
Поэтому некоторые компании, особенно крупные, могут тормозить полный переход на электронный документооборот. Попробуйте заключить соглашение с «Почтой России», и вы поймёте, что там прогресс наблюдается далеко не во всех отделах.
Большинство бумажных документов бухгалтерия обязана хранить 5 лет.
Для некоторых бумаг срок хранения доходит до 50 или даже 75 лет, особенно это касается кадровых документов. Поэтому документы, оформленные до появления в компании ЭДО, обречены занимать место на полках в ожидании неминуемой, но не такой уж скорой участи. Конечно, такие бумаги уже не нужно обрабатывать, они лишь занимают место, однако этот пункт я выделила для лучшего понимания картины.
Из-за длительного хранения документы сложно перевести в электронный формат.
Дело в том, что опыт использования человечеством бумаги исчисляется тысячелетиями, электронный же формат относительно новый и ещё не решает всех проблем. Например, быстрая смена технологий не обеспечивает стабильную базу для сохранности и чтения электронных документов на протяжении длительного периода.
Можно подытожить, что пока, к сожалению, ЭДО не панацея. Однако хочется верить, что со временем мы найдём баланс, и количество электронных документов будет стремиться к 100%. Тем более государство движется в этом направлении. Ну а пока мы радуемся тому что есть.
А для какой операции нужно оформлять документ? Если кратко — для любой. При этом далеко не для всех видов операций есть готовая форма, поэтому творчество — неотъемлемая часть работы бухгалтера. Для кого же мы делаем документы, для которых даже нет шаблонов? Для тех, кто проверяет чистоту и законность деятельности компании. В первую очередь для налоговой. Бизнес, а особенно IT, развивается очень быстро. Поправки и дополнения в законодательство всегда немного отстают от реальности, ведь очень сложно физически охватить всё разнообразие отраслей и операций. Из-за этого бухгалтеру приходится оформлять нестандартные операции, опираясь на существующую базу, официальные уточнения, письма и свой опыт. А при необходимости — обращаться за консультациями.
Среди айтишников не так много тех, кто тесно взаимодействует с бухгалтерией, но, пожалуйста, если бухгалтер просит вас предоставить или запросить какой-то документ, отнеситесь к этому с пониманием. Мы сами не любим многие бюрократические вещи, но от них не уйти. Мы стараемся по возможности давать вам готовые формы, чтобы избавить от лишнего стресса, траты времени и этого пресловутого «чего там понимать, просто напиши в свободной форме» :)
2. Вы родились злыми и поэтому пошли в бухгалтеры? Почему вы не хотите улучшать сотрудникам жизнь?
Может быть, не самое популярное мнение (разве что в узких кругах), но мне показалось важным обозначить этот момент. Так что, мы правда докапываемся до любых возможностей, до ваших плюшек и привилегий, чтобы их ограничить? Отчасти это так, но не потому, что мы душные вредины, а потому, что у хорошего бухгалтера работа такая: оценивать последствия, возможные риски и целесообразность любой операции. Вот взять, к примеру, подарки сотрудникам. Подарки — это хорошо? Хорошо. Приятно? Несомненно. Любим ли мы сами получать подарки? А то! Но вот незадача: Налоговым кодексом ограничена годовая сумма подарка, которая не будет облагаться налогом. И это 4 тысячи рублей на каждого сотрудника. Получается, если мы хотим сделать подарок дороже, необходимо будет удержать налог, который вычитается впоследствии из зарплаты сотрудника. Это как если бы тебе друг на день рождения подарил красивую заказную кружку с гравировкой, а потом попросил скинуться на расходники.
Другой пример: сотрудник поехал в командировку и решил остаться там на выходные. В таком случае по правилам на эти два дня оформляется отпуск. То есть возвращаться сотрудник будет уже не из командировки, а из отпуска. Значит, стоимость обратного билета будет являться доходом, с которого опять же нужно удержать налог. Для компании такая задержка по личным делам тоже не очень выгодна, так как обратный билет в этом случае уже нельзя полноценно принять как расход организации. А ты просто хотел отдохнуть после рабочей недели и погулять в новом городе!
Именно поэтому бухгалтеры тщательно изучают все предложения, поступающие от сотрудников, и анализируют: а мы такое провести можем? А если не можем, в каком случае смогли бы? Или это предложение скорее обернётся проблемами и не окупит затраченных на него ресурсов?
3. У бухгалтеров плохо с айти?
В целом, думаю, не лучше и не хуже, чем у юристов, преподавателей или таксистов. Дело не в конкретной профессии, а в самом человеке. Я встречала вдохновляющие примеры людей, которые опережали понятие «бухгалтер» в привычном смысле. Среди них был главный бухгалтер, который настраивал своему отделу доступы и решал проблемы с 1С наравне с сисадмином. Второй человек — руководитель фирмы по предоставлению бухгалтерских услуг, который постоянно ищет способы модернизации внутренних процессов. К примеру, в этой компании документы в программе крепятся автоматически с помощью специальной обработки — и при их сканировании, и при подписании клиентом документа в системе ЭДО. Автоматизация одного этого процесса может колоссально ускорить работу бухгалтерии, сняв с неё часть низкоквалифицированной нагрузки и освободив время, которое можно потратить на более сложные и важные задачи. А ведь ещё каких-то 50 лет назад бухгалтеры использовали счёты вместо калькулятора и несколько тетрадей для записи всех фактов хозяйственной жизни вместо одной полноценной самодостаточной программы. В какое великолепное время мы живём!
Хороший бухгалтер постоянно ищет всё более эффективные способы решения задач. Признаюсь честно, до того как попасть в нынешнюю компанию, я уже была близка к тому, чтобы уйти из профессии. Многое казалось скучным, монотонным и пресным. А главное, неэффективным. А уж когда я проходила собеседование в бюджетную организацию, было по-настоящему страшно.
Что же меня спасло от разочарования? Работа с людьми, которые каждый день делают этот мир чуточку лучше и прогрессивнее, создают и улучшают свой продукт из спринта в спринт и знают, что главное — не стоять на месте, а развиваться наравне с технологиями, а иначе технологии догонят и перегонят тебя.
Чему я научилась
В заключение хочу рассказать о нескольких вещах, которые я подсмотрела у айтишников и использую в своей работе.
Горячие клавиши
Не секрет, что это один из самых полезных и простых инструментов, ускоряющих работу. Но в бухгалтерии клацание мыши — привычный, понятный и приятный уху звук, помогающий собрать мысли в кучу и сконцентрироваться. Мне порой всё ещё морально сложно настроиться на освоение новых горячих клавиш. Но я поняла главное: момент, когда кажется, что потратишь больше времени на изучение и перестройку, нужно просто пересилить. И затем сэкономленное время окупится в разы. А уж как приятно нажимать на клавиши и наблюдать моментальный отклик… Волшебно.
Консоль
Нет, я не разработчик и не сисадмин, и консоль в повседневной работе мне, конечно, не нужна. Да и работаем мы не на «Линуксе». Но недавно я изучила несколько команд, и уж очень мне захотелось задействовать хотя бы пару. Теперь я могу выборочно перемещать и удалять файлы по типу или названию, создавать новые папки и писать заметки с задачами в командной строке. Всё это тоже экономит время, а ещё такой способ интереснее. Правда, с заметками возникают сложности из-за шифрования на винде: текст, написанный в консоли на русском, невозможно прочитать через интерфейс. Я пока не решила, стоит ли излишне заморачиваться, чтобы иметь доступ к информации и через консоль, и через интерфейс. В конце концов, если я создала текст и знаю, как его прочитать, что ещё нужно? :)
А вообще, такая практика помогает лучше понять возможности, которые предоставляет нам софт. Как там было: «Не всё, что можно сделать в консоли, можно сделать в интерфейсе. Но всё, что можно сделать в интерфейсе, можно сделать в консоли».
Фронтендерские штучки
Однажды я узнала, что на многих сайтах можно убрать назойливую рекламу или любой другой баннер с помощью инструментов разработчика, и мой мир уже никогда не был прежним. Есть один известный в бухгалтерских кругах сайт, который часто даёт развёрнутые ответы на возникающие вопросы, но есть у него один существенный недостаток: всплывающее окно, уведомляющее о необходимости зарегистрироваться, чтобы дочитать статью до конца. Согласитесь, это не всегда хочется делать.
Подход ленивого программиста
Если что-то можно автоматизировать, зачем делать руками? Один мой друг говорил: «Если проблема старая, скорее всего, кто-то её уже решил, нужно только погуглить». Не так давно стояла задача проверить 700 клиентов по определённому критерию. Вручную это заняло бы… дня два с перерывами, чтобы не сойти с ума. Но что, если ты знаешь место, где хранятся данные на 5 тысяч организаций, среди которых нужные тебе 700? Вот тут уже задача упрощается: стоит только выгрузить всё в один файл и найти подходящую формулу, которая сделает всю работу за тебя.
Я стараюсь внедрять полезные идеи в свою работу, хотя на это не всегда находится время из-за рутины. Надеюсь, эти улучшения будут долгое время приносить пользу, упрощая работу с ежедневным пулом задач.
В заключение
И программист, и бухгалтер работают с большим объёмом информации и уделяет много времени деталям, ведь даже маленькая ошибка или опечатка может оказаться критичной. (Попробуй заплатить не 50 тысяч, а 500 или распечатать 300 актов с неверными реквизитами.) Так что мы не такие уж разные, как может показаться на первый взгляд… Но ещё я поняла, что не так важно, кто ты, главное, чтобы мозг твой не застаивался. IT говорит нам: смотри, любой процесс можно оптимизировать и сделать лучше. В конце концов, если бы не информационные технологии, бухгалтеры бы до сих пор считали на счётах и записывали все цифры в пресловутую тетрадь. А расти всегда есть куда, главное, не ограничивать себя проторёнными дорожками.
