Контроль сроков проекта

Рассмотрю процесс еженедельного контроля сроков проекта или этапа проекта (в данной статье это будут синонимы).

Концепция Факт + Ожидание + Прогноз

За основу я взял модель бюджетирования, которую я видел в "Норникеле" и наложил ее на процесс контроля сроков.

Факт - это сколько ч/ч потрачено на задачу
Ожидание - это сколько ч/ч осталось, чтобы завершить задачу
Прогноз - это сколько дней (уже нас интересует длительность) требуется по будущим задачам. Сперва берется из утвержденного плана, ничего не меняется.

Таким образом мы можем составить модель окончания проекта.

Отклонение - это разница между утвержденным дедлайном и окончанием в модели Факт + Ожид + Прогноз.

Базовый план - это утвержденный план, относительно которого мы будем сравнивать.

Задача процесса

Я вижу основную задачу в том, чтобы оставшийся объем работ (Ожид + Прогноз) выполнить за оставшийся срок согласно Базовому (утвержденному) плану. Прошлым (фактом) мы уже не можем управлять, но из него мы можем извлекать причины. Об этом позже

Собираем Факт + Ожид

1. В таск-менеджере Исполнители заносят свои фактические ч/ч

2. Ответственный Исполнитель по задаче должен проставить Ожидания в ч/ч и в днях по текущим задачам.

3. Менеджер проекта должен сделать мэппинг задач между планом и данными из таск-менеджера и перенести факт+ожид в MS Project. Хорошо, если у вас между 2 системами настроена интеграция, но это отдельная тема.

Собираем Прогноз

1. Берем Задачи, к которым еще не приступали, из последнего плана и их длительности. В прогнозе не меняем длительности!

2. Задачи, которых не было в плане (хотелки или недооценки), но их нужно будет выполнить, тоже оцениваем в ч/ч и днях и заносим в Прогноз.

Рассчитываем Отклонение

Я описал уже, что:

Отклонение - это разница между утвержденным дедлайном и окончанием в модели Факт + Ожид + Прогноз.

Но некоторые допускают ошибку и считают, что Отклонение - это разница, насколько дней мы опаздываем по текущим задачам. Нужно считать разницу между итоговым прогнозом и дедлайном, потому что туда могут попасть незапланированные работы.

Тенденция отклонений

Если такое упражнение делать добросовестно каждую неделю, то можно увидеть насколько быстро увеличивается отклонение каждую неделю.

Это дает повод для дальнейшего разбора полетов. Возможно заказчик постоянно накидывает требования, либо разработчики слабые.

Анализируем проблемные задачи

1. Анализируем просроченные задачи. Почему они не могу закончиться?

2. Анализируем не начатые задачи. Почему они по плану должны начаться, а еще не начинаются? Может мешает какая-то незавершенная задача. А может вообще появился внешний фактом, который мешает начать. Это может быть задача заказчика.

3. Анализируем задачи с просрочкой (те которые еще по плану не закончились, но есть просрочка). Если у вас задачи сильно длинные, то их тоже нужно анализировать.

Кто виноват?

На мой взгляд, самые частые причины это:

1. Неверно произведена оценка и не было заложено резервов

2. Слабые исполнители

3. Заказчик постоянно накидывает требования

4. Простои - из-за внешних факторов (Функциональный заказчик и другие вещи).

Что делать?

Корректировать расписание по Ожиданиям и Прогнозу.

Автоматическая корректировка расписания

Для задач, которые лежат на критическом пути
Например, осталось 20 рабочих дней, а работы на 30 рабочих дней (6 недель).

Расчитываем коэффициент отставания 20 / 30 = 0,67

Умножаем длительности в рабочем плане на этот коэф.

Для задач, которые не на критическом пути
Если у вас по задачам не на критическом пути в Базовом плане есть резерв 5 дней, то коэффициент отставания будет равен 20 / (30-5) = 0,8

MS Project

В MS Project я бы делал так.
1. Добавить пользовательское поле типа Длительность.
2. Задать формулу для пересчета длительности с учетом коэффициента отставания, алгоритм примерно такой:

ЕСЛИ начало  < Сегодня,
ТО Длительность1 = (Окончание - Сегодня) * Коэффициент отставания /* для ожида 
ИНАЧЕ Длительность1 =  Длительность *  Коэффициент отставания /* для прогоза

3. В соседней вкладке открыть такой же план график

4. Скопировать из пользовательского поля файла 1 в поле длительность файла 2 значения

Переходим к практике

Если мы использовали автоматическое расписание, то мы уже имеем кое-какие рекомендации. Теперь доводим это до ума. Потому что расчет нам может предложить сделать задачу за 6,666 дней, а на практике это будет все же не меньше 10 дней.

Согласно PMBoK и здравому смыслу есть 4 способа ускориться. Я тут нового ничего не расскажу, но обобщу опыт.

1. Быстрый проход

   1. Постоянно контролировать "отстающего" исполнителя и пушить его.

   2. Добавить еще людей на эту же задачу, если такое возможно.

   3. Внеурочка

   4. Поставить более сильного исполнителя
      

2. Запараллелить работы

   1. Работать не по водопаду, а по гибкому подходу

   2. Задачи, которые должен был делать один человек, раскидать на несколько

3. Урезать функционал

   1. Если к вам постоянно прилетали какие-то хотелки, то обменяйте их на урезание функциональности

   2. Выносите предложение, что к дедлайну вы покажите 80% главного, а 20% потом. Но вам обязательно подпишут бумаги о завершении этапа.

4. Подвинуть сроки.
   Здесь нужно составить запрос на изменение и обоснование.

На выходе

На выходе мы должны иметь:

1. Рабочий план (он отличается от файла на предыдущей неделе, не только процентиками, но и датами)

2. Ресурсный план (устный или письменный запрос на ресусры). Если у вас планируется внеурочка или привлекать других людей

3. Запрос на изменение с обоснованием