Личное планирование: от стикеров на мониторе до целей на 20 лет. Часть первая

Привет, я Дарья Двоеглазова, менеджер продукта в Quadcode. 3,5 года назад я пришла работать в IT и сразу окунулась в мир управления проектами. В статье я расскажу о том, как прошла путь от стикеров на мониторе до планов на 20 лет.

Максимум планирования, с которым я встречалась до начала работы, — школьный дневник и блокнот на телефоне для списка покупок. Все изменилось, когда я вышла на работу: мой монитор стал обрастать стикерами с напоминаниями. Это действительно помогало на первом этапе, пока экран не оказался заклеенным стикерами по всему периметру. 

За это время я попробовала несколько инструментов и множество разных методов управления временем. Сейчас моя система позволяет мне планировать долгосрочные цели на 10-20 лет. Конечно, планы не всегда сбываются, но я предпочитаю идти (или хотя бы лежать) к своим целям. Кстати, недавно я достигла цели, к которой шла больше 5 лет. 

Trello и Todoist

После проблемы со стикерами я стала искать таск-трекеры в электронном виде. Первыми под руку попались Todoist для личных дел, а Trello — для рабочих.

Планирование личных дел для меня тогда было скорее списком «не забыть», поэтому Todoist оказался слишком сложным. Я использовала его как одностраничный список дел. Хотя это было определенно лучше, чем ничего: я вела в нем список покупок и простых дел типа «записаться к врачу». И больше не смотрела по вечерам в пустой холодильник.

Trello сначала показался мне неудобным из-за отсутствия возможности создать просто список — привычка, оставшаяся от электронного блокнота (в Trello списки создаются на досках). Однако очень быстро оказалось, что мои задачи хорошо разбиваются по разным параметрам: например, по рабочим проектам.

Еще Trello оказался очень полезен для хранения ссылок. Когда я начала работать в IT, вокруг оказалось много всего интересного, чего я не знаю. Я создала доску для хранения названий профессиональной литературы, ссылок на статьи и курсы, которые мне посоветовали или которые я нашла. Потом появились доски с художественной литературой и фильмами — мне было удобно собирать в одном месте книги и фильмы, которые я хотела бы прочитать и посмотреть, а потом выбирать по настроению.

Со временем личные дела (пока у меня рука не поднимется написать «задачи») тоже переехали в Trello, но в отдельную доску. То есть работа и личные планы находились на разных досках. Я в целом не очень понимала, как планировать их вместе: до начала карантина работа и личная жизнь были для меня двумя разными мирами. Расскажу, какие плюсы и минусы у такого планирования.

Плюсы:

• Я практически перестала терять задачи, потому что телефон всегда под рукой.

• Начала структурировать задачи, делить их по темам.

• И бонус: у меня появилось место, где я могла хранить информацию о том, что хочу прочитать или посмотреть.

Минусы:

• Планирование было очень низкоуровневым, относилось только к простым задачам.

• Не было взаимосвязи между делами, каждое жило само по себе.

• Жизнь была разделена на работу и личную жизнь. На мой взгляд, это влияет на мотивацию: менее прозрачно, зачем лично мне делать конкретную рабочую задачу.

Kanban

Через несколько месяцев работы в компании мы начали внедрять у себя Kanban. И так как я вообще люблю обкатывать все новое на себе, сделала Kanban-доску для личных дел (рабочие задачи планировались по общепринятому в компании процессу). Выглядела она как ватман со стикерами. Вот схема:

Как только я создала эту доску, в бэклоге оказалось очень много задач. В колонку умещалось примерно 25-30 стикеров, но бэклог занял еще и стену рядом, а количество задач перевалило за 60.

Согласно методологии, я ограничивала число задач, которые находились справа от бэклога. Когда в колонках «План», «Анализ» и «Разработка» становилось в сумме меньше, чем N задач (N менялось, потому что я не знала оптимального для себя числа задач), я перетаскивала новую из бэклога в план. В этой колонке задачи ждали, когда я начну что-то с ними делать. 

Большинство задач из колонки «План» попадали в колонку «Анализ». Это означало, что я думаю, как лучше сделать задачу / решить проблему. Например, чтобы сделать задачу «Оформить налоговый вычет», нужно узнать, где его оформляют и какие документы нужно собрать. Это происходило на этапе анализа. 

После этапа анализа задача обычно распадалась на мелкие подзадачи. Например, для задачи «Оформить налоговый вычет» были бы такие подзадачи:

• «Сделать фото чеков». 

• «Собрать лицензии в папку на ноутбуке». 

• «Рассчитать сумму к возврату». 

• «Оформить возврат в личном кабинете». 

Некоторые задачи (например, «Купить бананы»), «рождались» маленькими. Поэтому они миновали этап анализа и сразу из плана попадали в разработку.

Очень скоро я поняла, что в бэклоге есть очень разные задачи. Например, задача «Купить билеты на концерт» — решается за час, не больше.  А «Прокачать английский» — требует регулярных усилий в течение длительного времени. Я перешла на два вида стикеров: большие —  для задач, требующих анализа, и маленькие — для задач, которые сразу попадали в разработку. После этого я оставляла большие задачи в колонке «Анализ» до тех пор, пока не были сделаны все задачи из колонки «Разработка», относящиеся к этой большой задаче. В этот момент в моем планировании произошло что-то вроде разделения задач на таски и фичи. 

За этим, естественно, последовала необходимость видеть взаимосвязи между задачами: нужно было понимать, сколько большая задача будет висеть в колонке «Анализ». Я стала писать на стикерах, какими задачами заблокирована текущая (сейчас понимаю, что более удачным решением было бы подписывать, какие задачи зависят от текущей, чтобы подсвечивать те, которые нужно делать в первую очередь).

При этом скорость оставалась очень низкой — около 3-5 маленьких задач в неделю. Так как на доске были в том числе бытовые задачи (например, «Купить еду»), реальные изменения происходили очень медленно. Огромный бэклог давил на меня, очень скоро мне стало казаться, что я никогда и ничего не добьюсь. Простые задачи «проскакивали» доску быстро, а требующие анализа и принятия решений — застревали в колонке «Аналитика» на веки вечные. В определенный момент я начала трекать время жизни задачи на доске, что совершенно не добавило мне мотивации. 

Примерно раз в неделю я убирала с доски стикеры с выполненными задачами, и процесс выбрасывания стикеров стал очень приятным. После этого я стала замечать, что иногда снимаю стикеры с несделанными задачами, потому что решила их переформулировать или не делать вообще.

А еще стикеры все время отваливались и разлетались по комнате. В конце концов я сняла ватман и сначала перенесла доску в Trello, а потом совсем отошла от Kanban-доски. Как и в случае с Trello и Todoist, расскажу о плюсах и минусах.

Плюсы:

• Я выписала более глобальные задачи (например «Прокачать английский»).

• Поняла, что задачи могут быть разного уровня, и подходила к их решению по-разному.

• Я знала, что мне сложно доводить дела до конца, но доска подсветила, что проблема на этапе аналитики.

• Впервые задумалась о взаимосвязях между задачами.

Минусы:

• Рабочие и личные задачи все еще находились в разных местах.

• Бумажную версию было ужасно неудобно поддерживать.

• Несрочные задачи могли висеть на доске безумно долго и не двигаться с места: не хватало привязок планирования ко времени.

• Задачи были очень плохо сформулированы. Формулировок по SMART не было вообще, большинство задач я в принципе не могла сформулировать по SMART.

• Взаимосвязи были подсвечены непрозрачно и не давали фактической ценности (скорее, они использовались для прокрастинации типа «Ну сейчас я все равно не могу начать эту задачу»).

Варианты работы с Trello

С тех пор я так или иначе планировала задачи в Trello, переходя в разное время от одной структуры доски к другой. 

Планирование по дням недели

В борьбе за производительность я начала строить конкретные планы на каждый день. Выглядело это примерно так: 

Каждый день я двигала столбики так, чтобы видеть следующие 7 дней начиная с сегодня. Задачи из бэклога выбирала раз в неделю и заодно удаляла содержимое Done.

В чем плюс: появилось ощущение, что я знаю, когда сделаю задачу. В чем минус: в реальности. Задачи постоянно уезжали на следующие дни. Я совершенно не понимала их сложность, даже не пыталась представить, сколько времени это займет и есть ли у меня в этот день столько времени.

Матрица Эйзенхауэра

После планирования по дням недели у меня случился кризис в планировании, потому что я не понимала, как доводить начатое до конца. Я стала пробовать просто все подряд, в том числе известные модели. Матрицу Эйзенхауэра я тоже сделала в Trello. Примерно так:

Эта модель вообще не прижилась: такое оформление оказалось неудобным для меня. Сейчас я понимаю, что мне было сложно определить важность задач, так как я не выписывала среднесрочные и долгосрочные цели. 

Плюсов для себя в такой структуре доски я не нашла. А вот минус очевиден: неудобный для меня интерфейс.

Стримы

Стримы возникли примерно в тот момент, когда у меня появились четкие тактические цели: например, сменить работу. Выглядит это примерно так: 

Каждая задача подходила под определенный стрим и заводилась сразу в него. Один из стримов (на картинке — дом) я использовала для текущих задач типа «Купить еду». Эта модель в целом прижилась и существует до сих пор в различных вариациях.

Можно заметить, что часть стримов на картинке — это цели, а другие (например, здоровье) — скорее, вечная тема. Мне это не мешает: я пришла к мысли, что не все желания можно сформулировать как SMART-цели.

Когда я меняла работу, на доске оказались и рабочие задачи. Позже они то пропадали, то снова появлялись, пока не прижились окончательно после ухода на самоизоляцию. На удаленке пропадает ощущение оторванности работы от остальной жизни, что лично мне очень нравится, потому что заставляет смотреть на свою жизнь в целом. 

После перехода к таким стримам у меня появилась проблема: нужно было приоритизировать стримы между собой. Какую задачу делать в первую очередь — для поиска работы или для здоровья? В целом эта проблема решается приоритезацией стримов — слева у меня самый важный сейчас столбик, а справа остается самый неважный. Обычно во всех столбиках есть какие-то задачи, но пока в первом есть важные задачи, которые я могу сделать сейчас, я занимаюсь ими. То есть получается примерно такая последовательность: сначала важные из первого столбика, потом важные из второго и т. д. Раз в несколько месяцев я провожу «ревизию»: удаляю задачи, которые стали неактуальными.

Со временем оказалось, что у меня слишком много тактических целей: если бы я для каждой завела столбец, доска получилась бы слишком огромной. Я добавила отдельный столбец для тактических и среднесрочных целей: например, «Сдать IELTS на 7.0». Выбирала в нем приоритетные 5 целей, которые и превращались в столбцы. Это был важный шаг к долгосрочному планированию. В таком виде доска существовала очень долго, я изменила ее только несколько месяцев назад, когда пришла к планированию долгосрочных целей (на 10-20 лет). По традиции — плюсы и минусы такого планирования.

Плюсы:

• Видно, зачем я сегодня делаю те задачи, которые делаю.

• Для меня так оказалось удобнее отделять важное от второстепенного, потому что внутри столбца проще приоритизировать задачи: они все относятся к одной цели.

• Многие большие задачи-цели перестали быть задачами и превратились в стримы-столбцы.

Минус: нет явной взаимосвязи между целями и желаниями.

Метод спусковых крючков

Метод нужен, чтобы выгрузить все свои идеи / мысли в планировщик и ничего не забыть. Как это работает:

1. Открываем список, в котором есть перечень «стандартных» повседневных задач (я использую вот такой, но в интернете можно найти много других или составить свой).

2. Проходимся по нему, стараемся каждый пункт применить к себе и визуализировать его.

3. В процессе вспоминаем кучу собственных проблем, требующих решения, и выписываем их в свой планировщик задач.

Метод спусковых крючков помогает мне вспомнить задачи типа «Выбрать маме подарок на день рождения», «Составить список для заказа в аптеке» или «Заплатить за телефон» — рутинные дела, которые не относятся к конкретной цели. Обычно я пробегаюсь по списку раз в неделю.

Плюсы:

• Освобождает голову от большого количества мыслей, которые пришли тогда, когда не было возможности или желания их записать.

• Помогает вспомнить о рутинных делах.

Минус: не все пункты подходят лично мне.

Календарь

Сейчас я использую календарь, чтобы:

• Напомнить себе о каком-то деле, которое нужно сделать в определенный день / через 5 дней. Например, поздравить кого-то с днем рождения, сменить линзы, заплатить за квартиру, отказаться от подписки на платный сервис. Раз в неделю я прохожусь по таким задачам на неделю-две вперед и часть из них переношу в Trello. Для таких напоминаний я создаю события на весь день в календаре и по утрам получаю уведомления о них.

• Спланировать личные встречи, записи к специалистам, доставки на дом и т. п. Это — аналоги рабочих встреч, у них я указываю тайминг. Обычно я заношу их в календарь сразу, чтобы заодно проверить, нет ли накладки по времени. О них у меня тоже есть напоминания (обычно за 15 или 30 минут), но эти напоминания для меня почти бесполезны.

• Выделять время на бюджетируемые задачи. Вообще, я не сторонница бюджетируемых задач: на мой взгляд, их можно разделять на конкретные шаги —  например, «Пройти один урок». Но у меня есть одна бюджетируемая задача — планирование долгосрочных целей. Я оставила ее в таком виде, потому что, во-первых, планировать можно бесконечно детально, а во-вторых, я очень люблю планировать. Если я декомпозирую эту задачу на конкретные шаги, то буду тратить время только на планирование, потому что мне это нравится.

В качестве календаря я использую Calendars. Это — приложение для смартфонов (мне никогда не был нужен календарь на ноутбуке).

Выбрала именно его, во-первых, из-за удобного для меня интерфейса, а во-вторых, из-за того, что Google Calendar автоматически синхронизировал календари из разных аккаунтов, что для меня было неудобно.

Обычно я проверяю календарь утром, не вылезая из кроватки, чтобы вспомнить, какие «жесткие» (то есть «прибитые» к определенному времени) планы у меня есть, и прикинуть, что я успею сделать в оставшееся время.

Недавно пришла к необходимости синхронизировать рабочий и личный календари. И мне нравится, что в Calendars задачи разных календарей подсвечиваются разным цветом. Выглядит календарь так:

Плюс: мне нравится, как сделан дизайн, можно переключаться на 1 день и видеть, где сколько свободного времени для гибких (то есть не привязанных ко времени) задач. Или на неделю, чтобы видеть свою нагрузку в ближайшем будущем. Минусов я для себя не нашла.

«Жесткое» планирование в календаре

В прошлом у меня был опыт «жесткого» планирования с помощью календаря: когда весь календарь был плотно расписан, вообще без промежутков. Я указывала в календаре, чем буду заниматься в конкретное время. Пришла к этому в рамках борьбы за продуктивность: во-первых, делать в первую очередь важные задачи, а во-вторых — не отвлекаться.

Для кого-то, возможно, это подходящая схема, но мне она не подошла категорически. Во-первых, я слишком человек настроения, мне часто было приятнее сделать другую важную задачу вместо запланированной. Во-вторых, такое планирование уводит от цели к процессу («Этот час я буду ДЕЛАТЬ это» вместо «Мне нужно СДЕЛАТЬ это»). В-третьих, часто случалось так, что я оценивала время на выполнение какой-то задачи очень далеко от истины.

Меня хватило на два дня, я стала сильно расстраиваться из-за нарушения планов, началась апатия, я перестала быть способной делать вообще что-то полезное.

Плюс: тот провал натолкнул меня на идею гибкого планирования на день (о нем расскажу далее). Минус: метод не подошел мне по темпераменту.

Планирование на день 

После отказа от «жесткого» планирования я стала выписывать на бумажке список задач на сегодня. Обычно я составляла его по утрам, чтобы лучше представлять, сколько действительно свободного времени у меня есть на этот список, какие задачи нужно решить. К каждой задаче я указывала время, которое займет ее выполнение, и проставляла порядок выполнения с учетом других задач.

Сейчас я перенесла список задач на день в Trello, но многим нравится писать от руки.

Плюсы:

• Возможность выбирать, в какое время какую задачу сделать.

• Вычеркивать задачи приятно :)

• Помогает задумываться о делах, которые обычно не пишут в планировщиках и календарях (например, «Когда я сегодня пообедаю?» или «Сколько времени мне нужно, чтобы собраться в кино?»).

Минус: план только на один день. Если составить списки на несколько дней вперед, утром все равно придется обновить список на сегодня.

Недельное планирование

Некоторые задачи привязаны ко времени или повторяются с определенной периодичностью. Например, нельзя оплатить счет до того, как вы его получите, нет смысла готовиться к каждой рабочей встрече за неделю. Я пришла к необходимости выделять время на то, чтобы подумать, какие задачи меня ждут на следующей неделе. 

Сначала я просто проходилась раз в неделю по методу спусковых крючков и календарю. Позже у меня появилась система финансового планирования, я стала просматривать еще и планы своих трат.

Сейчас моя система планирования предполагает список задач на неделю. Поэтому раз в неделю я смотрю, остались ли несделанные задачи, с чувством выполненного долга удаляю задачи в Done и набираю таски на следующую неделю. При этом в течение недели я тоже добавляю задачи в план. При планировании беру задачи примерно на треть свободного времени (я не планирую отдых, но закладываю на него несколько часов в день).

Сейчас я пришла к тому, что планировать на семь дней вперед для меня — скучновато (к концу недели мне становится тоскливо смотреть на одни и те же задачи в плане на неделю). Сейчас я пробую 5-дневные спринты.

Плюс: появилось выделенное время на то, чтобы подготовиться к следующей неделе. Минус: без хорошей оценки времени планы могут быть очень приблизительными.

Цели на год

В моем арсенале все еще не было планирования долгосрочных целей. Текущие задачи я делала, но долгосрочные цели не достигала. В начале 2020 года я поддалась Instagram-моде и написала цели на год. Использовала ЖЖ (в тот момент я вела в нем дневник для себя, было удобно расположить планы на год рядом). В нем было 11 целей, и, хотя они были прописаны намного лучше, чем задачи на Kanban-доске годом ранее, все еще не все были по SMART.

В следующий раз я открыла список этих целей только летом и обнаружила, что две цели достигнуты, одна «заблокирована» пандемией, а остальные — на разных этапах реализации. Я стала заглядывать в них время от времени и декомпозировать цели на год на задачи, заводя их в Trello. К концу года было сделано 5 из 11, одна отменена из-за пандемии, остальные в процессе. 

И это было первое действительно ощутимое продвижение в достижении целей. Приятным моментом было то, что я могу посмотреть на результат и увидеть, что у меня была такая вот цель, и она достигнута.

Однако у такого подхода я нашла явные проблемы. Все эти цели были промежуточными. Они были нужны не сами по себе, а как шаги для достижения других целей, тех, которые несли для меня какую-то эмоциональную окраску и были нужны мне сами по себе (дальше я буду называть их целями-желаниями).

Плюсы:

• Выписаны среднесрочные цели.

• Среднесрочные цели декомпозированы на задачи.

• Среднесрочные цели достигаются.

Минусы:

• Среднесрочные цели не по SMART.

• Не все среднесрочные цели выписаны, долгосрочные не выписаны совсем.

• Не выписаны взаимосвязи между текущими целями и целями-желаниями.

• Цели-желания тоже не выписаны.

• Достижение целей изначально не было распланировано по времени.

To be continued...

Шло лето 2021 года. Все инструменты и методы, перечисленные выше, я к этому времени уже опробовала. Я перестала терять операционные задачи, в целом закрывала задачи и достигала целей. Но была проблема: случались периоды отсутствия мотивации, когда все мои прекрасные планы на день / неделю съезжали, потому что я не могла взяться за свои задачи. В такие периоды я грустила, злилась на себя и пыталась переделать систему планирования. Особой разницы не было.

Волею судеб (и своего руководителя) я оказалась на обучении для управленцев. Было много теории по планированию: часть я уже знала, а что-то было новым. Но главным для меня было понимание того, что я никогда не пыталась записать свои цели-желания. Они жили в моей голове, из них возникали промежуточные цели и задачи, но мотивация страдала во-многом из-за того, что взаимосвязи были непрозрачны (спойлер: иногда их не было вообще, у меня были задачи, которые не вели к приятным эмоциям вообще никак).

А еще на этом обучении я обнаружила, что у меня средне-слабая нервная система, я иногда делю время в течение дня так, что сама себя загоняю в ужасное состояние. Это позволило мне по-другому взглянуть на планирование дня и недели. 

Во второй части статьи я расскажу, как выстроила систему планирования так, чтобы двигаться к целям-желаниям, поделюсь успехами и подсвечу проблемы.