Могут ли таблички работать менеджером за вас? (спойлер: да)

Управление продуктом, проектом или командой – состоит не только из судьбоносных стратегических решений. Есть ещё и регулярный менеджмент.

Это та необходимая рутина, без которой «крокодил не ловится, не растёт кокос». Монотонная работа, от избытка которой менеджер может приуныть, выгореть, уйти в запой саббатикал.

Я рутину не люблю и всегда стремлюсь её сократить. За годы работы нашлись надежные способы упростить жизнь себе и окружающим. Сегодня расскажу о старых добрых Google таблицах, которые ежедневно работают за меня.

Суть

Если у вас избыток общения с коллегами – организуйте работу так, чтобы они вас не дергали и вы их не дергали. Лучше пусть пишут свои запросы в табличку. А вы её изучите в удобное для вас время.

Байка

Пришел я однажды работать в продуктовую кампанию.

А там десяток отделов и в каждом свой руководитель. И у каждого руководителя – важные хотелки. И есть такой устоявшийся обычай, что продакт перед спринтом обходит руководителей отделов, выясняет их хотелки, выбирает самые полезные и оформляет в спринт.

Логично? Логично.

Действительно, своевременная доработка внутренних инструментов иногда может дать бизнесу больше, чем изменения в продукте. Примеры таких задач:

• подключение CRM для сэйлзов;

• система промокодов для маркетинга;

• автоматизация отчетов финотдела;

• внедрение телефонии для саппорта;

• логирование оплат для аналитиков.

Но обход внутренних заказчиков хорош только на словах. На практике, руководители люди занятые – с каждым нужно согласовать встречу. А на встрече им придется сразу вспомнить и объяснить все свои хотелки. И это всегда сюрприз для продакта, что там будет: одна мелкая задача или десяток крупных. А по итогам каждой встречи нужно это всё где-то зафиксировать. Неудобно и хлопотно, короче.

Поэтому, вот что я сделал:

• создал таблицу “Improvements”;

• дал к ней доступ всем руководителям;

• у каждого отдела – свой лист в таблице (hr, sales, b2b, pr, fin, etc);

• руководители пишут туда свои хотелки по мере их появления;

• я захожу в таблицу за пару недель до старта спринта и смотрю, что взять;

• ссылки на оформленные задачи прикладываю сюда же.

Это кардинально упростило процесс:

• встречи стали вообще не нужны;

• идеи записывались «по свежим следам», поэтому стали точнее;

• появился док, заполняемый в едином формате и без моего участия;

• док позволял увидеть картину в целом: оценить объем задач и сравнить их значимость;

• автоматически появилась и история запросов внутренних заказчиков;

• каждый заказчик всегда мог узнать статус по своим задачам, просто зайдя в таблицу;

• в целом работа с внутренними заказами стала предельно прозрачной.

Ну и вишенка на торте – когда процесс настолько упростился, я смог делегировать его продакту из своего отдела. А сам теперь заглядываю в эту табличку только при появлении действительно сложных-важных задач.

Как это применить, если вы не продакт?

История выше – только для наглядности. А общий принцип такой: если вас дергают в неподходящее время или у вас избыток коммуникаций – это повод создать табличку с запросами и отправлять всех туда. Жизнь сразу станет проще.

Несколько примеров, когда такой подход полезен:

• Ретроспектива отдела. Чтобы в процессе ретро не пришлось мучительно вспоминать вопросы, которые хотелось обсудить – лучше дать сотрудникам возможность в любое время записывать их в табличку.

• Заказы на дизайн. Если к вам прилетают дизайн-заказы от внутренних заказчиков – не нужно принимать их в ручном режиме. Лучше дать заказчикам табличку, куда они внесут все необходимые поля. А ваши дизайнеры смогут разбирать заказы в оговоренном порядке.

• Запросы по аналитике. Та же история, что и с дизайном: чтобы ваших аналитиков не дергали и сохранялась история запросов – лучше использовать табличку.

• Сбор мелочевки. Если к вам поступают слишком мелкие задачи, которые не рационально делать по отдельности – проще дать людям таблицу, пусть пишут туда. Когда запросов накопится достаточно, можно будет сделать их разом. Грамматические ошибки на сайте, например.

Формат таблицы позволяет легко отсекать «сырые» идеи. Для этого достаточно добавить поля, без которых вы не будете рассматривать запрос. Это может быть скриншот, расчет окупаемости, id клиента и так далее.

Кроме того, у внедрения общей таблицы запросов есть и неочевидное следствие. Если заказчики видят все запросы (а не только свои) – им проще смириться, когда их задача не попадает в спринт или откладывается. Финам вы показываете важные задачи от сэйлзов, сэйлзам – приоритетные запросы финов, а делать при этом ничего не обязательно.

Конечно, дело не в таблицах. Запросы можно собирать и в Trello, и в Jira, и даже в какой-нибудь CRM. Но настроить это сложнее, а заказчикам труднее туда зайти.

Неужто это панацея?

Нет, конечно, есть ситуации, когда таблица запросов не особо полезна:

• Если запросы нужно обрабатывать быстро, скажем, в течение 5 минут. Так бывает у сэйлзов и саппорта, например.

• Если прилетают в основном сложные комплексные задачи – вам всё равно придется устраивать встречи для обсуждения деталей.

• Если заказчиков много и запросы не модерируются – таблица быстро превратится в свалку непонятных идей.

• Если у вас всего пара заказчиков, а задачи от них приходят стабильно – проще зафиксировать в своем расписании пару регулярных встреч.

• Ну и для внешних заказчиков таблица вряд ли подойдет.

Но в остальных случаях такой подход может вас выручить. Внедрение таблицы не требует времени, зато сразу его экономит, так что попробуйте – вдруг вам придется по душе?

P.S. Признаться, я сомневался – стоит ли писать на Хабр о том, как я решил такую локальную, конкретную проблему. Тут рядом люди рассказывают, как они стартапы запускают, а я своими табличками… Напишите, пожалуйста, вам интересен такой формат? Так-то у меня в закромах найдется еще пара баек про сокращение менеджерской рутины.