Относительно недавно мы завершили процесс переезда в новый офис для разработчиков, пространство которого проектировали практически с нуля. Пережив все это хотим поделиться парой основных принципов про организацию рабочих пространств для agile-команд, опенспейсов и сателлитных зон, а также всякими мелочами, которые, помогут улучшить рабочую атмосферу или повысить производительность. Ну и рассказать немного баек про сам офис.
Предыстория с выбором консультантов
Проектирование офисного пространства обычно состоит из следующих шагов: изучение лучших примеров; сбор и анализ пожеланий, основанный на опросах внутри команд; формирование стратегии организации пространства и ТЗ на его проектирование; планировка пространств, коммуникаций; подбор материалов, предметов интерьера и визуализация. После прохождения всех этих стадий переходят к ремонтным работам.
Мы тоже пошли этим путем. Для формирования стратегии и ТЗ на проектирование нам понадобилась помощь проектных консультантов или архитектурных бюро с соответствующим портфолио и спецификой. Но выбрать подрядчика, изучая их сайты, задача не очень простая, потому что умение создавать красивые сайты и дружить с SEO, чтобы оказаться вверху поисковой выдачи, не коррелирует с основной профессиональной деятельностью. Хотя, грамотный и аккуратный сайт с расписанным портфолио – несомненный плюс.
В итоге мы поступили чуть хитрее – познакомились с организаторами премии Best Office Award и попросили порекомендовать нам нескольких подрядчиков, которые регулярно номинируются и получают награды. Это сработало. После серии встреч мы получили грамотных проектных консультантов и на основе их стратегии сделали проект офисного пространства.
Принцип организации помещений для agile-команд
Офис для agile-команд – относительно свежий термин. Предполагается, что в таких командах происходят регулярные короткие встречи, на которых обсуждаются детали проектов и работа по ним. Соответственно, кроме самого опенспейса нужны места для разноформатных встреч: офлайн, онлайн, с командой, с заказчиками. К ним надо добавить необходимые сопутствующие зоны, которые еще называются сателлитными (для неформальных переговоров, отдыха, кофепоинты), чтобы в процессе решения основных задач не пришлось ходить туда-сюда через три соседних отдела.
Главный принцип организации ИТ-офиса – индивидуальный подход. Правило номер один – понять, как и с чем работает команда.
Пространство должно быть организовано таким образом, чтобы команда решала задачи тем способом, который наиболее эффективен и удобен. Например, есть две команды, работающие по канбану. Одним удобнее клеить листочки на стене, другим нужен большой экран в общей или рабочей зоне. Кому-то удобнее обсуждать проекты прямо на рабочем месте, другим обязательно нужна небольшая переговорка или специальное проектное пространство.
Прийти туда со своим «самоваром» – ухудшишь производительность.
Опрос команд и формирование требований
Существует мнение, что если в лаборатории работает сто лаборантов и ученых, то интервьюировать надо лишь одного человека – руководителя лаборатории. Это в случае, если все работают над одной задачей. Если задачи разные по процессу и функционалу, то надо сначала разобраться со структурой, определить стратегические задачи, а потом уже идти к руководителям функциональных подразделений.
Опрос состоит из нескольких десятков пунктов, где последовательно описывается каждая из зон: приемная, офис, переговорные, серверные, другие помещения.
Для офисной части базовые вопросы могут быть такими:
пример под спойлером
- Количество, распределение и вместительность офисов в рабочей зоне.
- Требования для офисного рабочего места: количество IT-розеток, телефонных розеток, внутренних розеток, включая розетки для мобильных телефонов и местного освещения.
- Количество полок и шкафов для документов.
- Планируется ли устанавливать маленькие столы для совещаний (на 4 человека)?
- Распределение персонала и руководителей в помещении.
- Количество отделов, их названия и количество сотрудников.
- Какое планируется сообщение между отделами и группами?
- Требуются ли маленькие столы для совещаний в открытом пространстве; рядом с рабочими местами; для неофициальных встреч?
- Планируется ли комната для хранения документов (архив)?
- Дополнительное хранилище?
Когда мнения руководителей и рядового звена различаются, устраиваются воркшопы для выяснения причин разногласий, а в отсутствии консенсуса вопрос эскалируется выше.
По результатам многоэтапной работы консультанты формируют пакет индивидуальных рекомендаций.
Касательно тех же переговорок, важно понимать, кто и к кому ходит на переговоры. Владелец продукта к разработчикам или наоборот. Там и там переговорки не нужны. Чаще всего у команд разработки есть общие зоны, где к ним кто-то может присоединиться. Но это не аксиома.
Например, есть руководители, которые сидят отдельно, а есть те, которые сидят со своей командой. Все зависит от того, в какие процессы они чаще вовлекаются – с командой или с другими руководителями.
Теперь перейдем к опенспейсам и сопутствующим зонам.
Какими должны быть опенспейсы
1. Зонированными. Это красиво, не раздражает сотрудников и позволяет разбить эхо говорящих людей.
Зонирование позволяет снизить уровень шума. Это можно обеспечить правильно расположенными шкафами, офисными перегородками. Хорошо бы установить акустические элементы, или, например, баффлы (Buffles) – панели, подвешиваемые к потолку. Они гасят эхо и улучшают акустику в помещении. А еще могут стать украшением интерьера.
2. С изолированными рабочими местами. В идеале каждый предпочел бы иметь свое огороженное место: стул, стол и пространство, куда бы никто не заходил. Предельный вариант – с санузлом и зоной отдыха, которые иногда можно встретить у топ-менеджеров корпораций.
В базовом варианте следует руководствоваться санитарными нормами СП 2.2.3670-20, принятыми в январе 2021 года. Там несколько интересных моментов: площадь на одного сотрудника, работающего за компьютером, не должна быть менее 4,5 м2 без учета проходов и мебели; ширина столов – не менее 120 см; есть рекомендация по наличию перегородок между рабочими местами у сотрудников творческих профессий и умственного труда, их высота должна быть 1,5-2 м.
3. С зонами-сателлитами. Это места для формальных и неформальных коллабораций, кофепоинты, телефонные кабинки, зоны печати. В СНиП 2.09.04-87 указано, что в компаниях с числом сотрудников до 30 человек обязательно должен быть кофепоинт, где люди могут перекусить, а если больше 30, то уже столовая-раздаточная. Также не стоит забывать про зоны face-to-face для обсуждения рабочих вопросов. Они располагаются таким образом, чтобы говорящие не отвлекали сидящих рядом коллег.
Что влияет на работоспособность и производительность
Если отбросить шутки про начальников, то у нас остается: кресло, свет, микроклимат и зелень.
Формально СанПиН разрешает использование полумягких офисных стульев, оснащенных колесиками, подъемным механизмом и спинками, регулируемыми по высоте и наклону. Обычные кресла или стулья для рабочих мест запрещены. В правильно подобранных креслах человек меньше утомляется и сохраняет высокую производительность в течении большего времени.
У света важны его технические характеристики: цветовая температура, CRI (индекс цветопередачи) и пульсации (не более 5%). Каждому времени суток подходит своя температура света. Утром и днем – белый свет, он бодрит. Теплые оттенки, наоборот, успокаивают. Если в офисе будет все время белый свет – он будет раздражать. Обычно ставят средний с цветовой температурой 4-4,5 тыс. кельвинов и яркостью 400 лк, как это указано в требованиях для компьютерных рабочих мест. Логичный вариант – управлять цветом и вечером делать оттенок теплее.
Важна зелень. Она дает эмоциональный эффект, акустический эффект, немного влияет на микроклимат и повышает работоспособность. Было много исследований на эту тему, например, совместное исследование университетов Exeter, Queensland и Groningen показало, что продуктивность сотрудников, работающих в «зелёном» офисе, на 15% выше по сравнению с теми, кто трудился в обычном офисе.
Созерцание живых природных элементов снижает уровень раздраженности, в то время как нагромождение стекла, бетона и людей хоть и красиво, но создает напряжение.
Как выглядел процесс переделки офиса
После осмотра нового арендованного офиса – десятиэтажного относительно нового здания площадью 21 тыс. «квадратов» – настало время формирования технического задания для архитекторов и планировщиков, которое подготовили в Kubrava Project Management.
После всевозможного анализа и опросов нам выдали пакет функциональных требований: к помещениям, их числу, размерам и расположению; к столам, креслам и прочим элементам рабочего пространства.
У нас получилось четыре этажа agile-пространств, пара этажей общедоступных помещений с конференц-залом, обеденным крылом, тренажерным залом и аудиторией для обучения.
Остальные этажи – смешанного использования. Там расположились команды или отделы, которым удобно работать в классическом кабинетном пространстве. Подземную парковку в цокольном этаже мы не трогали. Ее черед наступит позже.
С пакетом техтребований, включающим все утвержденные хотелки, мы пошли к нашим дизайнерам из административно-хозяйственного департамента. Это те люди, которые занимаются дизайном отделений банка и ремонтами. На этом этапе подбирались варианты оформления, цвета, материалы и делались визуализации.
Затем эстафета перешла в строительный департамент, где сформировали окончательный детальный план помещений, разместили столы. В нашем проекте столы были 160 см шириной, но где-то мы не вписались в пожарные нормативы и ширину пришлось сократить до 140 см. По прошествии времени можно сказать, что это не оказало негативного влияния на комфорт и эффективность работы.
Далее начался подбор кресел – хотели обязательно с подголовниками; тумб – с подушками, чтобы можно было выкатить и сесть; шкафов и оборудования спортзала.
Одновременно стартовали ремонтные работы. На agile-этажах сносили все, кроме капитальных стен и несущих конструкций. Все коммуникации делали с нуля, начиная от вентиляции и заканчивая сетевой инфраструктурой.
Еще немного деталей и фишек
Поскольку само здание представляет собой два одинаковых крыла, соединенных под углом в 90 градусов, логично было сделать ядром планировки центральную часть, которую между собой назвали «поляной».
На ней разместили общее пространство для коллабораций. К «поляне» примыкает центральный кофепоинт. По сути, это большая кухня с полным набором оборудования.
Еще два кофепоинта находятся в торцах крыльев - рядом с рабочими командами.
Переговорки четырех форматов рассчитаны под внутренние регламенты. В каждом из трех блоков agile-этажей есть по одной большой переговорной комнате на 12+ человек, три поменьше на 6-8 человек и открытые зоны 3х3 и 1х1. Это все идет дополнением к ~55 рабочим местам. В теории на переговоры может уйти сразу 70-80% сотрудников, а на практике это означает, что свободные переговорки есть всегда, причем в двух шагах от рабочего места. И это, прям, круто.
Ключевой бенефит для средних и малых переговорок – отличная звукоизоляция. Можно громко обсуждать что угодно, при этом не мешать коллегам в опенспейсе.
Фронтальные двери и стены – стеклянные. Благодаря этому сохраняется ощущение рабочей обстановки опенспейса. Если свет в переговорках не включать, слегка затемненное пространство убережет от излишнего внимания коллег, находящихся снаружи. Но в то же время будет видно, что переговорка занята.
Отдельно размещены кабинки для телефонных переговоров со звукопоглощающими панелями.
Еще одна фишка – гардеробные комнаты для каждого крыла и система кейлокеров – это такие шкафчики с замками, находящиеся в свободном доступе.
В шкафчиках можно оставить спортивную форму, сменную обувь, также ими любят пользоваться командированные сотрудники, которым нужно оставлять сумку/чемодан на время рабочего дня.
Пара безумных идеи и мыслей
В любом ИТ-сообществе много креативных людей, и кому-то у нас пришла в голову мысль о летнем бассейне. Суть в том, что вдоль одного крыла здания имеется длинная пристройка с плоской крышей. Расположена она на одном уровне с тренажерным залом, запасной выход из которого ведет прямо на нее.
Тут может уместиться стандартная 25-метровая дорожка для плавания. Ну или укороченная до 20 метров – ровно до входа. В какой-то момент эту идею в качестве шутки принесли в АХД (хоздепартамент), но чуть позже выяснилось, что крыша не рассчитана на подобные нагрузки. И куда более реалистичный вариант – расположить на ней смешанную зону, где можно было бы поработать с ноутбуком в летний день или просто посидеть в перерыве на свежем воздухе. Возможно, все так и будет.
Есть еще одна вещь, на которую никак не повлиять. Здание, где мы разместились, стоит вдоль Профсоюзной улицы, а с другой его стороны – Битцевский лесопарк, ширина которого в этой точке почти полтора километра.
Но такая картина открывается только из крайних окон одного из крыльев, при этом часть обзора остается закрытой другим крылом. Если бы здание было развернуто центральной угловой частью в сторону леса, а внутренним двором к Профсоюзной улице, любоваться лесными пейзажами могли бы 2/3 «жителей» офиса.
Впрочем, с центральных «полян» всех этажей или с торцевых кофепоинтов тоже можно полюбоваться природой.
От чего мы спасли наш офисный мир
Безопасность любого банка – штука невероятно многогранная. Несведущий человек вряд ли представит себе все аспекты, из которых она может состоять. Но мы не банк. И нам потребовалось время, чтобы убедить коллег-безопасников скорректировать некоторые требования.
Один из примеров – входная группа. После того, как хоздепартамент выдал нам поэтажные планировки, наше внимание привлекли вертушки входной группы - точь-в-точь как в башне в «Сити», где расположен офис Россельхозбанка, и занимающие внушительную часть входной зоны. Подобные конструкции обычно используются, когда нужен повышенный уровень безопасности, но он для нас не актуален.
В итоге входная зона приобрела нормальный технологичный вид – без вертушек, но с распознаванием лиц (в перспективе) и градусником.
На что в итоге обращать внимание?
Если вы посмотрели картинки и попали сразу сюда – вот ключевые мысли: каждая ИТ-команда должна формировать пространство под себя и свои рабочие процессы. Для этого проводятся серии интервью и опросов, и, желательно, чтобы это делал профессионал. Тогда получится отбросить лишнее и не забыть нужное, например, не переборщить с площадью тех же переговорок, их числом и расположением. А еще соблюсти массу требований всевозможных норм и СанПиН-ов, которые, кстати, весьма полезны и продуманы. Кроме того, нужно не скупиться на кресла и зеленую растительность. То и другое поднимает производительность. Я вообще сторонница тотального озеленения, и мне странно, что большинство компаний не использует этот недорогой лайфхак.
Увы, за кадром осталась работа наших дизайнеров, а именно они занимались подбором цветов, материалов и форм. Входная зона у них получилась прям космической (на фото выше).
Думаю, что было бы не лишним опубликовать тут их рассказ про оформление офисных помещений, выбор и сочетание цветов, материалы, да и вообще про проблемы визуализации. Надеюсь, он скоро появится.
