У большинства систем управления проектами есть бесплатные версии, но они бывают двух принципиально разных видов.
1) «Честная» бесплатная версия. Система искренне хочет, чтобы вы свободно пользовались ею без ограничений по времени. И делились с друзьями.
2) «Пробная» бесплатная версия. Продукт нацелен на то, чтобы сконвертировать вас в платящего клиента. И потому намеренно урезает вам «жизненно важные» функции. Часто это становится неприятным сюрпризом, когда начинаешь пользоваться системой.
Мы в YouGile приняли опасное для себя решение и в октябре запустили «честную» бесплатную версию. Сняли все ограничения, оставили только одно – до 10 пользователей (оплата начиная с 11-го). Результат пока такой: сильно потеряли в количестве платящих клиентов, зато график активности в системе вырос в 2 раза за 3,5 месяца.
Конечно, предварительно мы изучили рынок и посмотрели, а какие free-версии предлагают наши конкуренты: Asana, Bitrix24, Trello и другие. Мы постоянно тестируем разные системы управления и делаем выводы: кто предлагает «честную» бесплатную версию, а кто нет.
В этой статье – обзор 10 бесплатных систем управления проектами. Делимся наблюдениями: где какие кейсы можно решить бесплатно, а в какой момент придется доставать кошелек.
Начнем с продуктов, у которых бесплатные версии наиболее полноценные, а также расскажем про свою.
10 бесплатных систем управления
1. YouGile
До 10 человек – полностью бесплатная, то есть «честная» облачная версия. Функционал весь на месте, тот же, что и за деньги, в рукаве ничего не прячем. По сути у нас нет бесплатного и платного тарифа как таковых – маленьким командам доступно абсолютно все, всегда и бесплатно. Оплата вводится только за 11-го человека.
Подробнее о тарифах YouGile
Что получится сделать в бесплатной версии:
● Организовать сотрудников в системе: указать должности, руководителей, отделы.
● Наладить работу с подрядчиками и фрилансерами: настроить права доступа в системе для «своих» и для «чужих».
● Создать проекты, доски, задачи, подзадачи.
● Сортировать свои и чужие задачи в личном планировщике.
● Наладить коммуникации между разными отделами. Например, передавать заказы из отдела продаж – на производство.
● Общаться как в мессенджере. Каждая задача – это чат, также есть личные чаты. Со смайликами, цитированием, упоминаниями и всем, чем нас балуют соцсети и мессенджеры.
● Смотреть, как выполняется работа – доступны все виды отчетов и сводок.
● Сделать для себя «уютное» и удобное рабочее пространство: личные доски, свой фон, приватные и избранные задачи, чек-листы, таймеры, дедлайны.
За что точно придется платить:
● За пользование системой в больших командах. До 10 человек – все бесплатно, за 11-го надо будет платить по 299 рублей в месяц.
● За коробочную версию.
На бесплатном тарифе в YouGile можно легко работать всем отделом или маленькой командой. Создавайте сколько угодно проектов и досок, устанавливайте права для сотрудников, назначайте задачи, следите за ходом их выполнения. Помечайте важные задачи стикерами или звездочкой «Избранное». Общайтесь в чатах, обсуждайте заказ пиццы (приватно) или новый проект (всей командой). Обменивайтесь файлами (без ограничений по весу). «Побалуйтесь» смайликами и красивыми фонами для досок.
2. Trello
Крутая бесплатная версия – «честная». Никаких ограничений по времени и количеству пользователей. Ограничения только по числу досок – до 10 штук. И кое-где функционал урезан: не настроить права доступа, не отсортировать карточки, не экспортировать данные, не использовать больше 1 расширения для 1 доски. Раньше было лучше – до продажи Trello компании Atlassian. Однако все равно считаем эту версию вполне полноценной для работы в небольших командах.
Подробнее о тарифах Trello
Что получится сделать в бесплатной версии:
● Да собственно все, чего вы ждете от системы управления проектами. Доски, задачи, дедлайны. Сколько угодно карточек, сколько угодно списков, сколько угодно пользователей.
● Можно загружать файлы, главное, чтобы не больше 10 МБ.
● Хочется больше общения по задачам – есть интеграция со Slack.
● Легко использовать для личных целей: план действий на день, на неделю, на месяц.
● Легко использовать, чтобы организовать работу в отделе или небольшой команде.
За что точно придется платить:
● Больше досок. Если хотите сделать более 10 открытых досок – переходите на платный тариф.
● Расширения. Для каждой доски можно выбрать только 1 расширение бесплатно. Например, ставите календарь – тогда карта уже недоступна. Ставите голосование – и нельзя будет копировать карточки. В платной версии ограничений нет.
● Тяжелые файлы. Платите, чтобы загружать в задачи 250 МБ.
● Настройка прав доступа. Если нужно ограничить права пользователя в рамках доски или команды, например, при работе с фрилансерами и подрядчиками.
● Приоритетная техподдержка. Ответ прилетает на почту в течение 1 дня.
● Группировка и объединение досок в коллекции, чтобы не путаться в них.
● Сортировка карточек. Навести порядок, упорядочить карточки по последним действиям или числу участников – только в платной версии.
● Шаблоны досок.
● Экспорт данных.
● Интеграции без ограничений: более 100 интеграций с Jira, Slack, Google Диск, InVision…
● Кастомные фоны для досок и пользовательские стикеры. Не самое важное в этом списке, конечно, но упомянем тоже.
Итак, в бесплатной версии Trello можно продуктивно работать, особенно в небольших командах или отделах из 10-15 человек. Надо только все продумать: не создавать лишних досок, выбирать самые важные. Не грузить тяжелые файлы, хранить их где-то отдельно и в карточках просто давать на них ссылки. Интегрировать Slack. Этого вполне хватит. Но, конечно, без расширений, экспорта данных и гибкой настройки прав доступа временами будет нелегко.
3. Bitrix24
В марте этого года Bitrix24 расширили свой бесплатный тариф – сняли ограничение на количество пользователей. Раньше можно было пригласить только 12 человек, теперь – сколько пожелаете. Пожалуй, отнесем эту бесплатную версию к «честным». Базового функционала хватает, чтобы работать по проектам.
Подробнее о тарифах Bitrix24
Что получится сделать в бесплатной версии:
● Объединить сотрудников даже самой большой команды в общем рабочем пространстве.
● Наладить общение в живой ленте или чатах, совершать звонки аудио и видео, обмениваться файлами.
● Создавать группы, проекты, доски, ставить задачи и подзадачи, назначить исполнителей.
● Смотреть отчеты.
● Хранить 5 ГБ файлов в облаке.
● Настроить мобильную CRM.
● Интегрировать Bitrix24 с Google Drive, Dropbox, Яндекс Диск, One Drive.
● Редактировать документы в режиме онлайн в GoogleDocs и MS Office Online.
За что точно придется платить:
● Настройка бизнес-процессов. Если у вас много регулярных процессов, например, согласование договоров, вам будет удобнее на платном тарифе.
● Создание воронки продаж. В бесплатной версии можно построить только одну общую воронку.
● Сквозная аналитика.
● Полноценная IP-телефония. Если планируете контролировать количество и качество звонков – переходите на платный тариф. Бесплатно можно записать только 100 звонков, и места дается только 5 ГБ.
● Интеграция CRM с 1C. Актуально для многих команд.
● Интеграция с почтой, создание email-рассылок.
● Настройка прав доступа (на всех уровнях: доступ к задачам, доступ к файлам и папкам, доступ к CRM, к телефонии…).
● Ряд второстепенных, но приятных функций: регулярные задачи, шаблоны проектов и задач, наблюдатели и соисполнители, учет рабочего времени.
Бесплатная версия Bitrix24 вполне подходит для работы, если у вашей команды нет особых запросов. Если вам нужна только работа с задачами – спокойно оставайтесь на free-версии. Если же вы хотите построить в системе управления полноценные бизнес-процессы, создать воронки продаж, настроить сквозную аналитику, интегрироваться с 1С и почтой – выбирайте платный тариф. Платных тарифов целых 5, они заточены под разные цели. Однако, на наш взгляд, Bitrix24 настолько напичкан всевозможными функциями, что встает вопрос: всегда ли они действительно нужны и легко ли их применять на практике?
4. Pyrus
«Честная» бесплатная версия для всех, кроме целевой аудитории. Система заточена под работу с документами, и именно на это ставит ограничение на бесплатном тарифе: до 100 задач, созданных по готовым формам. Если у вас есть такой бизнес-процесс, то вам этих 100 задач рано или поздно все равно не хватит. «Рядовым» же пользователям, которым нужны доски и стандартные задачи, на бесплатной версии будет комфортно.
Подробнее о тарифах Pyrus
Что получится сделать в бесплатной версии:
● Пригласить любое количество сотрудников, создать любое количество простых задач, назначить исполнителей.
● Связывать между собой задачи. Сортировать их по сроку и активности.
● Обмениваться файлами по задачам, для их хранения дается 1 ГБ свободного места.
● Вообще работать с задачами легко и приятно: есть доски, есть личный планировщик, где отображаются «задачи от меня» и «задачи для меня». Отдельно выводятся активные, отдельно – завершенные.
● Есть много «фишек» в карточках задач: поставить на контроль, отложить на потом, настроить напоминание, повторить задачу.
● Выстроить четкую структуру компании и настроить права доступа для разных отделов.
● Можно считать время, затраченное каждым сотрудником на все задачи за выбранный период времени. Смотреть подробные отчеты и аналитику.
● Настроить интеграцию с Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive, а также с любой CRM.
● Автоматизировать документооборот. Согласовывать договоры и платежи, оформлять заявки, работать с запросами от клиентов.
За что точно придется платить:
● Формы. В системе есть удобные готовые формы, по которым можно создавать задачи и выстраивать целые бизнес-процесс. Это и является основным преимуществом системы. Но таких задач можно создать до 100 штук. Нужно больше – переходите на платный тариф.
● Место на диске. В платной версии его дается в 100 раз больше – 100 ГБ вместо 1 ГБ.
● Резервное копирование.
● Приоритетная техподдержка.
Бесплатная версия системы управления Pyrus подойдет многим командам. Кроме тех, кто имеет дело с большим количеством документов и хочет автоматизировать работу с ними. В общем-то на этот сегмент платящей аудитории и ориентируется система. Еще одно самое неприятное ограничение – малый размер места на диске, всего 1 ГБ.
5. Jira
Система Jira, которая чаще всего используется как баг-трекер для отдела разработки – самая оплачиваемая система в России. Корпорации закупают ее примерно на 5 миллиардов рублей ежегодно. Однако у нее есть и бесплатная версия – до 10 пользователей. В целом мы относим ее к «честным», но все же есть серьезные ограничения: дается всего 2 ГБ места, нет расширенных прав доступа.
Подробнее о тарифах Jira
Что получится сделать в бесплатной версии:
● Планировать работу: создавать доски, задачи, спринты, распределять их между исполнителями.
● Пользоваться бизнес-шаблонами проектов (для отделов маркетинга, персонала, юридического и финансового, также есть универсальные шаблоны).
● Собрать все рабочие файлы в одном месте: статусы, комментарии и вложения (дается 2 ГБ).
● Расставлять приоритеты и дедлайны, контролировать ход работы над проектами.
● Обсуждать задачи всей командой.
● Создавать детальные отчеты о проектах, смотреть сводки, оценивать загрузку сотрудников.
● Получить поддержку (правда, это не техподдержка в привычном понимании, а поддержка сообщества Jira).
За что точно придется платить:
● Больше пользователей. Платные тарифы поддерживают до 10 000 пользователей.
● Больше места в хранилище – 250 ГБ и больше.
● Расширенные права доступа. Ограничить действия пользователей на уровне проектов и задач можно только в платной версии.
● Анонимный доступ. Просмотр и создание задач без входа в систему. Удобно при работе с фрилансерами и подрядчиками.
● Журнал событий.
В бесплатной версии могут работать маленькие команды. Главное – не хранить в системе тяжелые файлы и не приглашать сторонних людей, так как их права нельзя будет ограничить. Для команд от 10 человек подходит только платная версия.
6. ClickUp
С первого взгляда кажется, что система предлагает «честную» бесплатную версию – сколько угодно пользователей, сколько угодно задач, навсегда. Но если присмотреться внимательнее – увидишь множество ограничений: отчеты, настройка прав доступа, интеграции. Ключевое ограничение: лимит в 100 действий по ряду функций. Так что мы все-таки относим ее к «нечестным» free-версиям.
Подробнее о тарифах ClickUp
Что получится сделать в бесплатной версии:
● Приглашать любое число пользователей в проекты.
● Создавать сколько угодно досок, задач и списков и организовывать работу по ним.
● Использовать заметки, цифровые блокноты, напоминания и календари.
● Анализировать производительность спринтов.
● Отслеживать, сколько времени было затрачено на ту или иную задачу.
● Смотреть по календарю, когда работа началась и закончилась.
● Сортировать задачи по тегам, присваивать им любые статусы.
● Получить помощь от техподдержки, круглосуточно.
За что точно придется платить:
● Место в хранилище. На бесплатном тарифе дается всего 100 МБ.
● Настройка прав доступа.
● Гостевой доступ к проектам.
● Использование готовых форм.
● Отчеты.
● Интеграции с Google Drive, Dropbox, OneDrive и другими хранилищами.
● Приоритетная техподдержка.
● За превышение лимита в 100 действий по ряду функций, ценных для любой системы управления проектами: настройка полей в карточках, использование dashboard, timeline, mind-map и диаграмм Гантта и так далее.
Главная проблема на бесплатном тарифе – рано или поздно упираешься в потолок, когда исчерпаешь свой лимит на «100 действий» по множеству функций, и система просто «помашет тебе ручкой». И волей-неволей захочешь перейти на платный тариф.
7. Wrike
Возможности бесплатной версии сильно ограничены, и прежде всего количеством пользователей – до 5 человек. Еще несколько ключевых ограничений: нельзя настроить права доступа, нельзя оценить загрузку и «успеваемость» сотрудников. По нашему субъективному мнению это «нечестная» бесплатная версия, то есть «пробная».
Подробнее о тарифах Wrike
Что получится сделать в бесплатной версии:
● Все стандартно: сделать проекты и доски, повесить задачи, назначить исполнителей.
● Задачи можно ставить как на доски, так и в личный планировщик. Можно их сортировать по дате, приоритету, статусу, важности.
● Удобно хранить файлы и документы. Документы даже можно редактировать в режиме онлайн.
● Общаться с коллегами в Ленте событий.
● Интегрировать систему с Google Диск, Dropbox, Box, MSFT Office 365 и OneDrive.
● Использовать в своих целях 2 ГБ места.
За что точно придется платить:
● Отчеты. В платной версии можно создать свои шаблоны отчетов, подписаться на уведомления, отобразить наглядно все важные данные по проекту в виде графиков и диаграмм.
● Любимая многими диаграмма Гантта тоже доступна только на платном тарифе.
● Контроль загрузки сотрудников: кто что выполнил, в какие сроки. Есть индекс эффективности и учет рабочего времени.
● Права доступа. Сгруппировать сотрудников по командам (отдел маркетинга, бухгалтерия и т.д.), каждой команде назначить права – это стоит денег. Как и приглашение «гостевых пользователей» – клиентов, подрядчиков, фрилансеров.
● Даже такая мелочь, как календарь – только в платной версии.
Основные ограничения бесплатной версии: нет отчетов, нет настройки прав доступа, нет визуализации процессов и контроля загрузки сотрудников. Подходит только для маленьких отделов, где 5 человек. А для личного пользования лучше использовать более простые и интуитивно понятные бесплатные системы управления, такие как Trello. Однако эта free-версия позволяет познакомиться с Wrike и принять решение, подходит вам эта система или нет.
8. Asana
Есть бесплатная версия до 15 пользователей, но ее функционал сильно урезан: нет отчетов, нет возможности контролировать выполнение задач, нельзя следить за обновлениями. Шаг влево, шаг вправо – и ты проваливаешься в «Активируйте Asana Premium!». Относим ее к «нечестным».
Подробнее о тарифах Asana
Что получится сделать в бесплатной версии:
● Создать сколько угодно проектов с высоким уровнем декомпозиции на основе шаблонов.
● Организовать работу над проектами: создать доски, поставить задачи, назначить исполнителей.
● Классифицировать задачи при помощи тегов.
● Начать общение в карточках задач и общей новостной ленте.
● Настроить для себя личный планировщик: сортировать задачи по сроку их выполнения, делать приватные задачи.
За что точно придется платить:
● Отчеты. Вы не сможете посмотреть отчет даже про проектам или исполнителям.
● Контроль выполнения задач, просмотр незавершенных и просроченных. Придется верить людям на слово, что все задачи выполняются в срок.
● Возможность следить за новыми задачами, обновлениями и статусами важных проектов.
● Визуализация процессов и создание связей между задачами. «Timeline» недоступен.
● Работа с задачами, которые вы создали и поручили коллегам. Их даже нельзя вывести отдельно.
● Работа с формами.
Без отчетов, форм, визуализации процессов, чужих задач, списка обновлений и контроля сроков работать в системе управления практически невозможно. Asana хочет, чтобы вы стали платящим клиентом, и потому забирает у вас половину функций. Бесплатная версия нужна только для знакомства – «подглядеть», что происходит внутри.
9. Worksection
Бесплатная версия очень условная, «нечестная»: до 2 активных проектов, до 5 пользователей, до 100 МБ на диске. Складывается ощущение, что ее добавили просто как формальность, для галочки. Однако она помогает познакомиться с системой управления тем, кто планирует работать на платном тарифе.
Подробнее о тарифах Worksection
Что получится сделать в бесплатной версии:
● Создать… всего 2 рабочих проекта. Пригласить до 5 пользователей.
● Поизучать систему изнутри: попробовать создать задачу, пообсуждать ее, прикрепить файл.
● Возможно, free-версию можно использовать для личных нужд, хотя для этого есть более удобные бесплатные системы управления проектами, тот же Trello.
За что точно придется платить:
● Добавление более 2 проектов, задачи и подзадачи, возможность обозначать сроки выполнения, приоритеты, исполнителей, метки, статусы…
● Ежедневный дайджест, приходящий на email.
● Групповые чаты и обмен файлами более 100 МБ.
● Диаграмма Гантта.
● Функция учета времени, тайм-трекер. Которая помогает посчитать затраты по времени и бюджетам.
● Отчеты.
● Настройка прав доступа, ограничение прав для клиентов и партнеров.
Бесплатную версию этой системы имеет смысл рассматривать только в том случае, в дальнейшем вы планируете перейти на платный тариф.
10. ToDoist
Бесплатная версия этой системы управления категорически «нечестная»: до 5 пользователей и до 80 проектов (хотя по сравнению с 2 проектами в Worksection это уже ого-го). Но радоваться рано. Все остальные возможности урезаны практически до нуля. Нельзя добавить более 150 задач, нельзя писать комментарии, нельзя загружать файлы...
Подробнее о тарифах ToDoist
Что получится сделать в бесплатной версии:
● Разместить 150 задач.
● «Подсмотреть», как устроена система изнутри, познакомиться с ней.
За что точно придется платить:
● Большее число пользователей и проектов.
● Более 150 активных задач.
● Напоминания.
● Комментарии.
● Загрузка файлов.
● Метки для карточек и их классификации.
● Фильтры для поиска задач.
● Визуализация продуктивности: цели на день и неделю, личный прогресс каждого пользователя.
● Разные права для админа и для участника.
● Формирование задач из писем в ящике Gmail.
● Шаблоны проектов.
● Лента событий.
● Просмотр видео и прослушивание аудио в самой системе.
По факту бесплатной версии у этого сервиса нет. Да, вы можете создать 80 проектов и сделать целых 150 задач, но какой в этом смысл, если нельзя даже оставить комментарий? Не говоря уже об обмене файлами, напоминаниях, метках и прочих must-have атрибутах любой системы управления. Free-версия здесь – только для знакомства.
Сравнение 10 бесплатных систем управления
Подведем итоги. Как вы уже поняли, сам этот обзор 10 версий бесплатных систем управления – субъективный. В таблице ниже – только объективные данные и цифры.
