Опыт организации труда в конструкторском бюро (часть II)

Два с половиной года назад я написал первую статью на эту тему. Когда я наткнулся на неё в 2023, я подумал, что за последние годы многое поменялось в нашей работе жизни и мне есть о чём вам рассказать. Статья имеет узкую направленность и в первую очередь нацелена на начинающих предпринимателей, так как в ней рассмотрено много полезных бизнес-инструментов, которые стоят не очень дорого.

Нужен-ли офис конструкторам?

Уже тогда в 2020 мы почти полностью ушли на «удалёнку». В целом, для разработки 3D моделей и чертежей общий офис конечно же не нужен, но у нас всё ещё остаётся небольшой пласт работ, когда без собственной площадки тяжело. В первую очередь речь идёт о заказах, связанных со снятием размеров с небольших деталей или узлов, которые нам привозят. Так как часть нашего коллектива работает в государственном университете, то раньше мы могли делать это на площадях нашей кафедры, но с каждым годом правила ужесточаются, появляются турникеты, камеры, охранники, антитеррористические мероприятия. Теперь, если железка или прибор не влезает в рюкзак, то нужно писать «служебку» и согласовывать пронос любых товарно-материальных ценностей со службой безопасности.

В последнее время мы стали подумывать о покупке гаража, в котором могла бы быть небольшая мастерская для таких задач. Размер компании позволяет арендовать и офис, но там мы опять можем столкнуться с вопросами логистики в виде охраны, турникетов, коридоров, лестниц… А ведь иногда изделия, которые мы получаем в реверс-инжиниринг, могут весить по 20…30 килограммов. Поэтому хочется иметь верстак, к которому может подъехать автомобиль.

Корпоративная рабочая среда

Много лет в качестве корпоративного мессенджера мы использовали Microsoft Teams. Особенность нашего аккаунта была в том, что он был корпоративный и бесплатный. Мы успели его оформить в те времена, когда за маленькие команды денег не брали.  В начале этого года компания Microsoft уведомила всех пользователей, что она решила избавиться от бесплатных корпоративных аккаунтов с апреля 2023 г. А так как Microsoft больше ничего в РФ не продаёт, то и за деньги мы больше не можем пользоваться данным мессенджером. Один из вариантов, который возможен в такой ситуации – оформление аккаунта в Казахстане, но мы решили поискать что-то другое.

 Что мы тестировали:

• Пачка – не понравилось, что видео звонки открываются в браузере, то есть отдельно от самого приложения (от 159 руб/мес за пользователя);

• tada.team – минимальный функционал, лагающие видеозвонки (от 167 руб/мес за пользователя);

• Flock – нет локализации на русский (от 4,5$/мес за пользователя);

• Discord – мессенджер для геймеров, не позволяет делать групповой вызов так, чтобы у участников группы звонок шёл из колонок в явном виде (бесплатный);

• Telegram – не позволяет управлять командами, пользователями и доступами в том объёме, как у специализированных корпоративных мессенджеров;

Ещё есть мессенджеры Dialog (от Сбербанка) и VK Teams, но мы их даже посмотреть не смогли, так как в свободном доступе их нет. Нужно звонить их представителям и узнавать.

В итоге мы решили остановиться на tada.team. Сначала у нас был ряд сложностей с демонстрацией экрана на компьютерах с двумя мониторами. Потом ещё были проблемы с «отваливающимся» звуком на утренних планёрках, где было 8+ участников. Техническая поддержка отвечала быстро и в конце концов они допилили эти проблемы. Поэтому, на сегодняшний день мы остаёмся в tada. 

SolidWorks PDM и Яндекс облако

Как я рассказывал в первой статье, для обмена 3D моделями и чертежами мы используем PDM систему, установленную на виртуальном сервере в Яндекс.Cloud. Данную систему мы полюбили за простоту установки и её всеядность. Несмотря на наличие словосочетания SolidWorks в названии, она прекрасно «переваривает» Компас, Inventor, CREO, AutoCAD и любые другие файлы. Окно предпросмотра, конечно, содержание сторонних файлов не показывает, но такие важные функции, как версионность и разграничение прав доступа, работают с любыми файлами без нареканий.

Что же изменилось? Проблема оказалась всё с той же «вредной» корпорацией Microsoft, которая не продлила лицензии Яндексу. Сначала Яндекс сказал, что технических проблем не будет, лицензии «отвалятся», а вся ответственность за нелицензионную ОС просто переложится на пользователей. А потом пришло уведомление, что Яндекс не будет наращивать аппаратные мощности в сегменте, где стояли виртуальные машины с лицензионной ОС, которую они сами распространяли.

Соответственно появился риск, что, когда мы в очередной раз остановим сервер для наращивания дискового хранилища, он может больше не запуститься, так как в момент останова кто-то «заберёт» наши виртуальные процессоры и оперативную память. Проекты ведь растут не только у нас, но и у других пользователей, которые остались в этом сегменте.

Сам Яндекс предложил решение, подразумевающее создание новой виртуальной машины без предустановленной ОС и самостоятельное развёртывание собственной версии Windows. На словах всё выглядит просто, а на деле нам пришлось не только разворачивать новую ОС, но и переносить SQL сервер и массив существующих данных. Три дня и три ночи мы… Было не просто, но мы справились. Значительную часть тарификации нашего аккаунта Яндекс.Cloud составляла оплата лицензии. А раз лицензии от Яндекса и Microsoft теперь нет, то и содержание нашего сервера стало чуть дешевле. На приведённой инфографике оранжевое – лицензия.

Скрипты, регламенты, инструкции

Накопление знаний внутри компании – важная составляющая бизнеса, которая создаёт его ценность. Иными словами, мы собираем сугроб из опыта и знаний всех сотрудников. И чтобы этот сугроб не таял, когда кто-то увольняется, необходимо эти знания систематизировать и записывать. На старте нашего конструкторского бюро мы просто писали инструкции и регламенты в Microsoft Word и заставляли всех сотрудников им следовать. Когда таких регламентов скопилось достаточно много, встал вопрос об электронной системе хранения. На рынке существуют готовые решения для таких задач, например, Notion или iSpring. Эти системы, как и многие другие бизнес-инструменты являются платными, поэтому мы придумали способ дешевле и выложили все наши инструкции в скрытом разделе корпоративного сайта на Tilda. То есть для нас это получилось бесплатно.

С другой стороны, мне известно, что специализированные системы дают больший инструментарий для ведения базы знаний. Например, там могут быть тесты, позволяющие делать проверку остаточных знаний по изученному материалу. Или есть возможность дать пользователям доступ для совместного написания новых статей и регламентов. При дальнейшем росте численности сотрудников, вероятно, мы тоже к этому придём. 

Управление персоналом, расчёт зарплат, оценка прибыли

Большая часть сотрудников конструкторского бюро сейчас работает удалённо по свободному графику, а некоторые даже покинули страну после известных событий 2022 г. Так как оплата у нас почасовая, то мы много лет вели учёт рабочего времени в таблице Excel и там же считали прибыли и убытки. 

С ростом компании стало понятно, что бухгалтерия должна выйти на новый уровень, а финансовая отчётность должна приобрести общепринятый вид: отчёт о движении средств (ДДС), отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ), баланс. Самая популярная история в бухгалтерии – это 1C. И как многие слышали, мало купить 1C, надо ещё найти и оплатить программистов, которые смогут её «докрутить» под конкретный бизнес. Сущность 1C, как и любой бухгалтерской программы заключается в том, что это - настраиваемая база данных. А баз данных на любой вкус, цвет и кошелёк на рынке сейчас достаточно. Поэтому мы решили создать своё решение и выбрали для этого облачный сервис Airtable. Настройкой занимались самостоятельно, поэтому стоимость эксплуатации такой бухгалтерии составляет всего лишь 24$ в месяц. Вот так, например, выглядят формы для занесения рабочих часов и расходов на какие-либо покупки:

Компоновка форм такова, что их удобно заполнять на смартфоне. Руководитель на «выходе» имеет таблицы, показывающие расходы денег или рабочего времени:

Важным психологическим фактором для сотрудников является то, что они в личной таблице чётко видят, сколько часов они отработали и какова будет их заработная плата.

Никогда не наё…йте своих сотрудников на деньги, которые они заработали по тому регламенту, что вы сами определили. Этим вы убиваете мотивацию людей работать и портите карму самому себе! Одна из наших целей при построении компании, чтобы у нас работали сильные специалисты с большими зарплатами. Согласитесь, что хвастаться клиентам и друзьям о том, что у вас работают классные спецы с зарплатами около ста тысяч намного приятнее, чем говорить, что вы наняли студента за пятьдесят.

По каждому месяцу автоматически формируются основные показатели компании (ОПиУ, если говорить умными словами). Как видно, за год мы выросли примерно в два раза. Было двенадцать конструкторов, а стало двадцать четыре. Рентабельность все эти годы была выше нуля.

Тут важно отметить, что полученная система ведёт учёт рабочего времени, расходов, показывает рентабельность по отдельному проекту и по компании в целом. Начислением зарплат, ведением трудовых договоров, расчётом типовых взносов, сдачей 6-НДФЛ и налоговых деклараций занимается типовая бухгалтерия на аутсорсинге. И у них наверняка стоит 1C Бухгалтерия.