Организация внутреннего митапа в ИТ-компании: ожидание VS реальность

Во многих ИТ-компаниях популярен формат внутренних митапов — встреч, на которых специалисты обсуждают особенности своей работы, обмениваются опытом и знаниями, просто общаются. Митап более неформален, чем тематическое собрание или внутренняя конференция, и идеально подходит для нетворкинга. Но при этом нельзя сказать, что митап — дружеские посиделки под пиво (хотя, конечно, в каких-то компаниях так и есть). Организация такого мероприятия не так проста, как кажется на первый взгляд, и требует определённых последовательных шагов.

Под катом рассказываем, с чем мы столкнулись при подготовке первого внутреннего митапа МойОфис, что у нас в итоге получилось и какие выводы мы сделали.

Привет, Хабр! Меня зовут Мария Дружинина, я старший HR бизнес-партнёр дирекции разработки МойОфис. В компании я лидирую HR-процессы для дирекции разработки и помогаю решать задачи бизнеса с помощью центров экспертиз (это команды обучения, подбора и адаптации, кадров, внутренних коммуникаций, компенсаций и льгот). В 2022 году я организовала первый внутренний митап в МойОфис — и в этой статье расскажу, как это было и что из этого вышло.

Как мы решились на митап

В МойОфис много команд разработки — каждая со своими продуктами, опытом и лайфхаками. Профессионализм — одна из ключевых наших ценностей: для нас важно, чтобы все сотрудники были профессионалами своего дела и делились своим опытом. Поэтому в воздухе давно витала идея проведения митапа. Я была уверена, что ребятам есть чем поделиться друг с другом, но не до конца представляла, как это всё организовать, учитывая занятость каждого.

Шанс подвернулся, когда один из тимлидов департамента встраиваемых систем в неформальной беседе фактически предложил провести митап. Он озвучил готовность его команды участвовать и выразил желание послушать ребят из других команд.

Так мы решили воплотить замысел в жизнь. Примерно оценили фронт работ, который уже с первого взгляда был немалым. Для начала нужно было узнать у тимлидов остальных команд, готовы ли они к такому мероприятию, будут ли участвовать и делиться чем-то — или просто придут послушать других. А после требовалось получить согласие ещё и от руководителя департамента разработки: всё-таки подготовка к митапу и само мероприятие потребует временных затрат сотрудников. Так что нужно было узнать, готов ли он выделить на это рабочие часы.

В итоге все согласились, что мероприятие нужное. Некоторые тимлиды выразили готовность послушать, но выступать отказались. Другие ушли думать и обсуждать в командах темы докладов.

Ожидания у нас, конечно, не совсем совпадали. Сейчас я понимаю, что это выглядело примерно так:

• Ожидание HR: организуем большое мероприятие на полдня, спикеры будут выступать один за другим, после каждого доклада вопросы, обсуждение и небольшой перерыв.

• Ожидания тимлидов и участников: соберёмся с баночкой пива и неформально поболтаем, просто поставьте нам встречу в календаре.

• Ожидание руководителя департамента разработки: сейчас соберутся наши крутые спецы и будут вместе обсуждать какие-нибудь банальные вопросы типа собеседований в крупных компаниях или всем очевидных решений задачек с интервью. (Несмотря на опасения, коллега в итоге согласовал митап: кажется, мне удалось его убедить, что формат мероприятия будет действительно полезным).

Во время подготовки митапа у меня появилось несколько инсайтов, которыми я поделюсь в этой статье. Первый из них я получила как раз после того, как обнаружила, насколько разнится видение результата и процесса у всех его участников.

Инсайт 1:

Прежде чем организовывать митап, сверьтесь с ожиданиями заинтересованных. После этого выберите наиболее оптимальный формат, чтобы никто не остался разочарованным.

Забегая вперёд скажу, что далеко не всё пошло по плану. Но участники нашего первого внутреннего митапа продемонстрировали высокую вовлеченность (хоть и не совсем в том формате, на который я рассчитывала), а мы получили даже больше, чем изначально планировали.

Как мы готовились

Первые конкретные обсуждения будущего мероприятия начались в конце февраля 2022 года. От момента зарождения идеи до реализации прошло 3 месяца, поскольку нужно было учесть планы производства. Я поговорила со всеми лидами и создала памятку-инструкцию «Как готовиться к выступлению», в которой описала, какие шаги нужно сделать, чтобы все прошло успешно. Считаю, подобная памятка пригодится каждой команде при подготовке к митапу.

Инсайт 2:

Помогите спикерам, особенно если это их первый опыт выступления. Вам нужно объяснить им, каков формат мероприятия, чего примерно ожидать и к чему готовиться. Для этого идеально подойдёт краткая памятка. В моей было перечислено вот что:

- Цель встречи

- Формат встречи

- Приблизительные сроки (дата, общий тайминг мероприятия). Последовательность докладов мы хотели определить после того, как утвердим количество спикеров и темы

- Как готовиться: выбрать, кто и о чем будет рассказывать; продумать структуру доклада; составить презентацию (хотя бы на 1 слайд); подготовить и попробовать самостоятельно отрепетировать текст доклада

- Дата репетиции доклада с организаторами

- Само мероприятие

Ваша памятка или даже чеклист могут быть совсем другими, но они точно нужны, чтобы всем участникам было проще готовиться.

До середины марта работа шла внутри команд: разработчики и тимлиды думали над темами и выбирали спикеров. В нашем случае все спикеры вызвались сами рассказать о том, в чём хорошо разбираются и чувствуют себя экспертами. Ребята брали темы о технологических стеках и фишках, которые они регулярно используют в работе. Внутри их команд всё это было знакомо, понятно и казалось обычной рутиной, но в соседних командах использовали другие практики и инструменты. Так что такой обмен опытом был бы интересен.

Когда все определились с темами, стало понятно, что у нас 7 выступающих, и как минимум половина дня точно будет насыщенной и интенсивной.

А после того как планы наконец начали вырисовываться — кто-то заболел, у кого-то обнаружилась очень интенсивная рабочая загруженность и... спикеры не успевали готовиться :) Поэтому к задачам HR добавились регулярные напоминания в стиле «Привет, дорогой друг! Ты уже выбрал тему своего выступления? Начал ли ты готовить доклад?». Мне показалось, что спикеры начинали действительно что-то делать только в момент, когда у них спрашивали статус. Поэтому, если вы организовываете митап, не стесняйтесь регулярно напоминать об этом.

В итоге подготовка всех докладов заняла примерно 5 недель.

Инсайт 3:

Как можно быстрее обозначьте дату мероприятия.

Изначально нам не было понятно, будут ли спикеры активны и сколько их вообще получится, поэтому мы не предусмотрели важный момент: не обозначили сразу срок мероприятия. И когда я спрашивала у ребят, как дела и начали ли они готовиться, в ответ получала совершенно логичное — а какой дедлайн? А дедлайна-то и не было.

Плюс руководитель болел, и мы не понимали, когда он вернётся, чтобы согласовать финальную дату мероприятия. Из-за этого подготовка немного затянулась.

Первые репетиции докладов мы провели в конце апреля. На них ребята стали делиться своими возражениями и страхами. «Ох, как всё серьёзно закрутилось», «Так, а перед кем мы выступаем?», «А что, все в один день?», «А когда пиво пить будем? Думали, что просто посидим поболтаем...»

Так мы решили сделать 7 отдельных встреч: собрать всех в конце рабочего дня на 1 час и провести на каждой встрече по одному докладу, после чего дать всем возможность чуть больше пообщаться. Выбрали даты, и коллеги сами определяли, в какую из них им будет удобно выступать. Один спикер отказался по состоянию здоровья, и осталось 6 докладов.

Схема подготовки к выступлениям в нашем случае выглядела так:

• Ребята самостоятельно готовили тему и структуру доклада, а также более полный текст и презентацию. Когда этот шаг был выполнен, переходили к следующему.

• Первая репетиция. Спикеры определяли, кого из коллег (технических специалистов) позвать на репетицию, чтобы те послушали, покритиковали и прокомментировали содержание. Я тоже присутствовала на первой репетиции и, если было нужно, подсказывала, как представиться, обозначить структуру и сделать выводы, есть ли в речи слова-паразиты или паузы, как привлечь внимание аудитории, как завершить доклад, как лучше скорректировать презентацию с точки зрения восприятия (что добавить, что убрать).

• Осмысление обратной связи после первой репетиции, корректировка структуры и содержания доклада, презентации. Некоторые сразу готовили демонстрации, на которых показывали, как всё работает в коде. Несколько человек решили включить это в доклад после первой репетиции.

• Вторая репетиция накануне доклада. На неё спикеры приглашали кого-то ещё из коллег, кто мог бы послушать и покритиковать. Я тоже присутствовала. Все репетиции мы записывали на видео, чтобы ребята могли посмотреть и послушать себя со стороны. Также запись показывали коллегам из команды внутренних коммуникаций, которые занимаются подготовкой внешних спикеров. Они давали обратную связь и рекомендации, как дополнительно прокачать ораторские навыки выступающих.

• Форматирование презентации дизайнером.

• Само выступление.

Перед началом серии докладов мы сделали рассылку на департамент разработки с информацией о том, что в ближайшее время в онлайн-формате пройдёт серия встреч, озвучили их темы и даты. Всем сотрудникам департамента в календари отправили приглашения и предложили посещать встречи по желанию.

Что в итоге у нас получилось

Первый доклад состоялся в конце мая 2022 года, и дальше график был расписан по 2 встречи в неделю. График выступлений мы выбрали, опираясь на даты релизов и планирования. Напомню, что изначально мы хотели провести митап одним днём, но помимо того что ребят такая «конференция на целый день» смутила, я и сама поняла, что в нашем случае для большого количества спикеров это нереально. Кто-то заболеет, у кого-то появятся важные рабочие встречи, кто-то собирается в отпуск и так далее. Поэтому на тот момент график по 2 встречи в неделю оказался для нас оптимальным.

Темы докладов в рамках нашего первого митапа были такими:

• «Атомарные типы данных»

• «Инструменты unit-тестирования»

• «Использование mcl async для решения многопоточных задач»

• «Фокусы автоматизации»

• «Qt, тесты и роботы»

• «QuickMcl и Ддизайн -системы»

На каждый доклад приходило от 50% до 58% сотрудников департамента, в котором проводилось мероприятие, и после выступления обсуждения длились по 30 и более минут. Обратная связь от всех слушателей была только положительная, хвалили спикера, тему, содержание, простоту изложения сложного материала.

Инсайт 4:

После окончания митапа соберите обратную связь:

- от слушателей (было ли полезно? чем полезно? как в целом впечатление? что не хватило?)

- от руководителя (общие впечатления и оправдались ли ожидания)

- от спикеров (как ты на это решился, как выбрал тему, было ли страшно и как с этим справился, как тебе организация подготовки к выступлению, как по твоей оценке прошло само выступление, как тебе реакция слушателей на твой доклад)

Подводя итоги, можно сказать, что мы достигли главной цели, ради которой всё и затевалось. Ребята поделились экспертизой внутри департамента и пообщались в неформальной обстановке.

Другие результаты, которые мы получили:

1. 6 спикеров с прокачанными скиллами, готовые к внешним выступлениям. Мы продолжили готовить желающих к внешним выступлениям — так, в этом году ребята уже подали заявки на С++ Russia 2023. Участники нашего первого внутреннего митапа стали чувствовать себя более уверенно в качестве спикеров. Некоторые из них с радостью ездили на конференции, чтобы пообщаться с посетителями на стендах МойОфис.

2. Адаптация новичков: в момент активного роста команды, новые сотрудники сразу включились во внутреннюю жизнь, познакомились друг с другом и практиками, принятыми внутри департамента.

3. Обмен опытом: в целом, встречи помогли узнать новое о соседних командах, технологиях и подходах, наладить межкомандное взаимодействие и шаринг экспертизы.

4. Новые заявки на проведение митапов: другие команды также захотели рассказать о своих практиках, а некоторые коллеги выступили уже в роли технических организаторов митапа, который состоится летом 2023 года.

5. Пиар вовне: один доклад мы трансформировали в статью на Хабре: «Как работать с атомарными типами данных в C++». Она уже набрала 17 тысяч просмотров — очень хороший показатель для нашего блога.

***

В общем, мы на своем практическом опыте убедились, что митапы — очень важная практика с массой плюсов, и планируем повторять подобные встречи. К тому же теперь я лучше понимаю, как их организовывать и к чему готовиться в процессе. Надеюсь, эта статья поможет и вам организовать свой первый митап, который пройдёт гладко и без неожиданностей. Удачи!