Прежде чем перейти к статье, хочу вам представить, экономическую онлайн игру Brave Knights, в которой вы можете играть и зарабатывать. Регистируйтесь, играйте и зарабатывайте!
В статье рассмотрены основные характеристики процессного управления, а также приведены основные этапы внедрения: бессистемный, системный, измеряемый и совершенствуемый.
Процессное управления строится на трех основных столпах: делегирование, систематизация и совершенствование. Исключение любого из этих особенностей означают, что у вас в компании не внедрено процессное управление. Более подробно о каждой из особенностей.
Делегирование предполагает передачу полномочий и ответственности одному из участников бизнес-процесса, который в дальнейшем выступает в качестве владельца процесса. Таким образом, руководитель освобождает себя от операционной деятельности, чтобы заняться планированием и развитием компании. Анализ эффективности процессов осуществляется на основании метрик (ключевых показателей эффективности бизнес-процессов). Владелец процесса также делегирует полномочия и ответственность участникам подконтрольных видов деятельности (владельцам подпроцессов). Таким образом осуществляется разграничение зон ответственности при декомпозиции процессов на подпроцессы. Стоит отметить, что уровней декомпозиции процессов не должно быть больше двух. В противном случае, компании грозит излишняя бюрократизация и отсутствие возможности быстрых изменений в бизнес-процессах.
Систематизация характеризуется тем, что компания рассматривается, как система взаимосвязанных процессов, которые взаимодействую между собой посредством измеряемых входов/выходов. Систематизация также предполагает четкое разграничение зон ответственности каждого участника бизнес-процесса. Структурирование и классификация входов/выходов позволяет организовать в компании систему управления операционной эффективностью. Систематизация деятельности компании является фундаментом для любых дальнейших изменений и позволяет быстро и эффективно спланировать изменения, оценить возможные риски и т.д.
Ключевой особенностью процессного управления является совершенствование основных видов деятельности, повышение качества выходов и квалификации сотрудников. Циклы непрерывного совершенствования, изложенные Эдвардсом Демингом (PDCA) или к концепции six sigma (DMAIC) должны быть реализованы в компании, которая внедряет процессное управления.
Как внедрять процессное управление у себя в компании? Для того, чтобы внедрить процессное управления необходимо ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНО пройти четыре основных этапа: бессистемный, системный, измеряемый и совершенствуемый. Давайте рассмотрим характерискики каждого из этапов.
Бессистемный этап — это начало пути по внедрению процессной методологии управления. Данный этап характеризуется тем, что вы не рассматриваете работу компании как систему взаимодействующих и/или взаимосвязанных процессов. На этом этапе проект инициируется и планируется. Главной отличительной особенностью данного этапа является создание в компании атмосферы безотлагательности изменений. Далее определяется внутренний заказчик, формируется команда реформаторов и пропагандируется необходимость изменения сотрудникам. Желательно оформить ваше видение проекта на бумаге, то есть, сформировать базовый календарный план внедрения, определить заинтересованные стороны, каналы внутренней коммуникации, отчетность, человеческие и финансовые ресурсы и, разумеется, конечный результат проекта. Необходимо, чтобы все понимали что мы делаем, куда мы движемся и что нас ждет.
Для того, чтобы перейти на следующий этап — системный, необходимо сделать следующее: выделить и классифицировать бизнес-процессы компании; определить владельцев бизнес-процессов; сформировать процессную модель компании (карту бизнес-процессов); графически визуализировать (смоделировать) все бизнес-процессы компании «как есть», то есть, описать текущую ситуацию в компании.
Классификация бизнес-процессов:
Процессы управления.
Основные процессы.
Обеспечивающие (вспомогательные) процессы.
Управляющие процессы — это процессы, связанные с контролем реализации деятельности, а также стратегическим и операционным планированием компании в целом. К таким процессам относятся: стратегическое планирование, управление финансами, управление системой менеджмента качества (интеграционный менеджмент) и другие в зависимости от вида деятельности компании.
Основные процессы — это процессы, направленные на создание конечного выхода (результат деятельности компании), имеющего ценность для потребителя. Примерами основных процессов являются: продажи, производство, логистика, хранение и многие другие в зависимости от специфики деятельности компании.
Обеспечивающие процессы — это процессы, которые осуществляют поддержку эффективной работоспособности основных и управляющих бизнес-процессов. В отличие от основных процессов, обеспечивающие не представляют ценности для конечного потребителя, а их клиентами являются внутренние заказчики. К обеспечивающим процессам можно отнести: бухгалтерский и налоговый учет, административно-хозяйственное обеспечение, маркетинг, юридическую поддержку, HR, IT и прочее.
Итак, переходим к следующему этапу жизненного цикла процессного подхода — измеряемому. Для того, чтобы предпринимать шаги по совершенствованию своей операционной деятельности необходимо осуществить анализ и измерение текущей ситуации. Измерение бизнес-процессов осуществляется с использованием ключевых показателей эффективности (КПЭ или KPI). При формировании КПЭ процессов необходимо руководствоваться следующими правилами: «как процесс влияет на конечный результат, ценный для потребителя?» и «как процесс влияет на прибыль компании?». К характеристикам КПЭ бизнес-процессов можно отнести:
Минимально возможное количество.
Измеримость.
Контролируемость.
Улучшаемость.
На совершенствуемом этапе, когда вы знаете как работает ваша система процессов компании, когда вы провели измерения и выявили уязвимые, не устраивающие вас участки процессов, пора приступать к мероприятиям по оптимизации бизнес-процессов. Для этого необходимо четко сформулировать видение развития компании (стратегия развития, система сбалансированных показателей и т.д.) и донести ее до сотрудников. Также основными инструментами по оптимизации бизнес-процессов выступают: цикл Деминга (цикл PDCA «Plan-Do-Check-Act») или методология DMAIC («Define-Measure-Analyze-Improve-Control»). Цикл PDCA представляет собой алгоритм последовательности действий, необходимых для повышения качества бизнес-процесса: планирование, реализация, контроль и реагирование (корректировка). Методология DMAIC основана на цикле Деминга и представляет собой алгоритм с более расширенной последовательностью действий, нежели PDCA: определение, измерение, анализ, совершенствование и контроль.
Другими словами, проанализировав бизнес-процесс происходит осознание, что текущее состояние дел вас не устраивает. Далее ставится конкретная цель (измеримая), которую необходимо достичь при реализации данного процесса. Осуществляете планирование мероприятий, направленных на совершенствование процесса, контролируете выполнение и в случае если это необходимо, корректируете реализацию этих мероприятий. Оптимизация бизнес-процессов компании осуществляется на всем этапе жизненного цикла компании с разной периодичностью в зависимости от стратегии развития.
Для эффективных или оптимизированных бизнес-процессов формируется нормативно-методическая документация, которая, в свою очередь, создает корпоративную культуру в компании. Для чего нужна регламентация бизнес-процессов? Система регламентов процессов предназначена для выполнения следующих функций:
Стандартизация работы процесса (сокращение ошибок в работе сотрудников).
Контроль выполнения эффективности операций.
Обучение сотрудников.
Анализ и совершенствование бизнес-процессов.
Внутренний аудит компании.
В завершение хочу отметить следующее, данный материал сформирован мной и представляет мое видение внедрения процессного управления. Если вам интересно продолжение данной тематики и детальный разбор каждого из этапов, напишите, пожалуйста, в комментарии. Всем удачи!
