Оценка потенциального уровня автоматизации строительных журналов при ведении в электронном виде

Введение

Проблемы ведения строительных журналов (общего журнала работ, журнала авторского надзора и других специальных журналов) на бумажном носителе в рукописном виде широко известны и подробно рассмотрены в работах А.С. Карпушкина [1], К.С. Петрова [2] и Н.В Цопа [3], где перечислены следующие проблемы:

• высокая ежедневная трудоёмкость;

• запрет на внесение изменений (замазывание, зачеркивание);

• необходимость ведения чернового и чистового журналов;

• отсутствие инструментов автоматизации;

• расплывчатые указания и невнятные требования к заполнению;

• риск порчи или утери;

• высокая трудоёмкость анализа хода строительства;

• сложность в сопоставлении записей между журналами;

• возможность внесения записей постфактум;

• возможность фальсификации записей Подрядчиком;

• и ряд других.

Решить возникающие проблемы призваны информационные системы, основанные на технологии информационного моделирования, которая широко используется за рубежом. В последние годы в России приняты постановления и стандарты, регламентирующие ведение цифровых информационных моделей. Так, в 2022 г. принят стандарт, который допускает ведение общего и специальных журналов в электронном виде.

В течение нескольких лет ведётся активная разработка информационных систем, в том числе для ведения строительных журналов и исполнительной документации в электронном виде. Наша компания также занимается разработкой информационной системы «Bimeister», основанной на технологии информационного моделирования.

В приведенных выше материалах отмечаются качественные эффекты перехода к ведению журналов в электронном виде, но упускают количественные показатели, которые бы наглядно показали, насколько можно уменьшить трудоёмкость заполнения журналов при их ведении в электронном виде.

В данной работе поставлена цель – определить потенциальный уровень автоматизации строительных журналов при их ведении в электронном виде. Для этого поставлены следующие задачи:

1. установить правила хранения сопроводительной документации;

2. сформулировать правила и требования ведения справочников;

3. составить принципиальную схему формирования строительных журналов;

4. определить правила заполнения полей журналов;

5. показать потенциальный уровень автоматизации.

Известно около 100 видов строительных журналов, а также множество связанных с ними документов, которые должны быть учтены при анализе. Для анализа в работе использованы следующие документы:

1. общий журнал работ (ОЖР);

2. журнал авторского надзора (ЖАН);

3. журнал входного контроля;

4. акт освидетельствования скрытых работ (АОСР);

5. журнал сварочных работ;

6. журнал бетонных работ;

7. акт оценки прочности монолитных конструкций;

8. журнал антикоррозионной защиты сварных соединений;

9. форма предписания строительного контроля;

10. журнал монтажа строительных конструкций;

11. акт об устранении нарушений;

12. акт об устранении нарушений;

13. типовой договор подряда;

14. свидетельство о государственной регистрации юридического лица;

15. разрешение на строительство;

16. положительное заключение экспертизы проектной документации;

17. типовые технические условия на подключение к сетям;

18. приказы о назначении уполномоченных представителей.

Несмотря на значительные преимущества цифровых решений, большая их часть остаётся провальной. В 2020 г. Московская школа управления «Сколково» опубликовала материалы [6], в которых говорится о 70%-ном уровне провальных проектов цифровизации. Причины этому следующие:

1. преувеличение ценности разрабатываемой системы;

2. отсутствие точного понимания области цифровизации, её влияния на сопутствующую деятельность и реальную ценность;

3. ошибочное мнение о том, что цифровая трансформация означает полный пересмотр действующих технологий;

4. массовое и единовременное внедрение цифровых решений;

5. уверенность разработчиков в их большей осведомлённости о процессах, чем самих участников процесса;

6. разработка систем с фокусом на продукт, а не на пользователей;

7. отсутствие действительного устранения ручной и/или рутинной работы сотрудников.

На основе нашего опыта, дополнительно рассмотрены аспекты, которым стоит уделять повышенное внимание на этапе подготовки, чтобы дальнейшая цифровизация строительного процесса оказалась успешной.

Организация хранения документации

В системе Bimeister для каждого электронного документа создаётся электронная карточка с определённым набором атрибутов (свойств). Свойства несут дополнительную информацию об электронном документе (номер документа, компания-разработчик, дата выпуска, статус документа и др.). Они имеют различные типы (дата, число, единица измерения, справочник и др.), что облегчает работу пользователей, расширяет возможности обработки и уменьшает нагрузку на систему во время их обработки, препятствуют вводу некорректных данных.

На рисунке 1 показаны пример разрешения на строительство и его электронная карточка. Если электронный документ представляет собой «твердую копию», то есть понимаемую только пользователем, тогда пользователь системы самостоятельно заполняет атрибуты. Если электронный документ – машиночитаемый документ, то система способна самостоятельно по настроенным правилам заполнить атрибуты.

Для заполнения атрибутов в карточке могут использоваться значения из предварительно созданных справочников и классификаторов, принятых в компании или на отдельном проекте. Также вводимые в свойства значения могут формировать самостоятельные справочники (рис. 2).

Справочники являются ключевым инструментов автоматизации. Выбирая одно значение из справочника, система способна самостоятельно перенести связанные с этим значением дополнительные данные. Такой способ позволяет защитить пользователей системы от ошибок при вводе, выстроить четкую связь данных, проследить их перемещение, настроить массовое изменение и обеспечить своевременную трансляцию вводимых данных, сократить объём пользовательского ввода данных. На примере справочника приказов (см. рис. 2) видно, что пользователь выбирает ФИО сотрудника, а наименование компании, его должность и выполняемые им работы заполняются автоматически из связанного справочника пользователей.

Справочники представляют собой объёмные таблицы с множеством столбцов и строк (справочник организаций-участников). В отдельных случаях используются достаточно простые – плоские справочники, в которых имеется один столбец с множеством строк (справочник ролей).

Анализ ведения строительных журналов

Анализ рассматриваемых документов показал большое количество дублирования данных. Так, для заполнения титульного листа общего журнала работ из разрешения на строительство берутся наименование объекта, его адрес и вид работ, из договоров подряда – данные о юридических лицах участников, из приказов уполномоченных лиц в ОЖР – данные привлекаемых специалистов и т.д. Аналогично поступают и с АОСР, ЖАН и другими документами. Чтобы понять объём ручного заполнения, в табл. 2 приведены количественные показатели полей (граф или столбцов для заполнения) по каждому документу.

Таблица 1

Количественный состав полей анализируемых документов

Результаты анализа говорят о четырёхкратном потенциале уменьшения работы при автоматизации процессов ведения строительных журналов: четверть граф заполняется специалистами впервые, три четверти полей — это дублирование или перенос значений из ранее заполненных журналов.

Количество граф отражает состав полей в документах, но не количество записей в журнале, которых в сотни раз больше самих граф, а значит реальная трудоёмкость может уменьшиться ещё больше. К примеру, титульный лист общего журнала работ (ОЖР) включает 76 полей (перенос из других справочников) для заполнения и заполняется один раз. Раздел 3 ОЖР включает в себя 9 полей (для каждой записи), из которых данные в 2 поля вводятся впервые а в 7 полей переносятся из других документов. В то же время раздел 3 является основным, количество записей может достигать нескольких тысяч (до 10 000 полей).

Среди действующих нормативных актов и государственных стандартов нет единого документа, в котором были бы представлены правила или схема заполнения журналов и порядок переноса данных между ними. Отдельные стандарты описывают порядок ведения одного журнала и дают лишь ссылки на смежные стандарты.

С учетом указанных выше подходов к хранению документации и правил формирования и использования справочников составлена схема наполнения журналов и определены способы заполнения граф журналов, актов и предписания (табл. 2, рисунки 3, 4).

Таблица 2

Состав и типы полей журналов

На рисунках 3 и 4 показаны направления (одно- и двусторонние) перемещения данных из карточек документов и плоских справочников в объемные справочники, которые служат для последующего формирования строительных журналов, актов и предписаний.

Плоские справочники представляют собой таблицу, состоящую из одного столбца данных – наименований. Так, в справочнике актов даются наименования актов, применяемых в проекте. Объёмные справочники представляют собой таблицу, состоящую из множества столбцов с данными. Например, в реестре актов исполнительной документации помимо наименования акта указываются вид работ, срок подписания, данные подписывающих лиц и др.

Представленные в табл. 3 количественные значения полей по каждому типу говорят о сокращении участия человека при формировании журналов на 57%, уменьшении трудоёмкости при заполнении благодаря вариантам выбора на 21%, и лишь 21% полей остаётся для ручного заполнения.

Полученный уровень уменьшения трудоёмкости достигается при наличии в информационной системе следующих функционалов:

1. создание и ведение как плоских, так и объёмных справочников;

2. настройка правил формирования справочников;

3. настройка связанных справочников;

4. назначение способов заполнения атрибутов: выбор из справочника; трансляция из атрибута в справочник; трансляция из одного атрибута в выбранный (один или несколько) атрибут; заполнение атрибутов через связанные справочники;

5. подписание ЭЦП отдельных записей в графах с сохранением информации о ранее подписанных ЭЦП записях;

6. автоматизированная проверка сроков поставок материалов со сроками выполнения работ и разработки ПД и РД (с целью выявления временных коллизий).

Помимо высоких функциональных требований существуют нефункциональные требования, которые затрагивают качество информационной системы, компетентность разработчиков, готовность заказчиков и их конечных пользователей.

Внедрение

Заказчики, особенно крупные, идут путём заказа разработки системы для каждого этапа жизненного цикла проекта капитального строительства у разных вендоров. Такой подход приводит к нарушению оптимальной последовательности внедрения и формированию множества разрозненных систем.

Оцифровка бизнес-процессов должна вестись так, чтобы полученные результаты были использованы в смежных процессах, иначе вы тратите свои средства и силы впустую. Так, в России уже широко используются системы для согласования проектно-технической документации, но мало эффективных отечественных систем для цифрового сопровождения строительства. Преимущества цифровых систем на этапе проектирования нивелируются ручным ведением строительных журналов, исполнительной документации и форм КС.

Одновременно с этим полагают, что переходить к оцифровке нужно постепенно, оцифровывая последовательно небольшие процессы. Это ошибочное мнение: оцифровке следует подвергать не один небольшой связанный с множеством других процессов, а комплекс процессов, имеющих наименьшее количество зависимостей. Такой подход позволяет контролировать вносимые в устоявшиеся процессы изменения, выявлять и оперативно устранять сбои и неэффективную работу. А готовый результат не потребует дополнительной доработки.

Формирование архитектуры из множества разрозненных систем ведёт к
получению «зоопарка» программ, управление и работа с которыми вызывает серьезные
сложности. Решить эту проблему берутся отечественные разработчики комплексных
информационных систем (в том числе ГК «Бимэйстер»). Большинство компаний
использует комплексный подход и предлагает масштабные системы, способные решить все потребности автоматизации. Это оправдано, так как данный подход защищает потенциальных клиентов от проблем при масштабировании (расширении). Мультипрограммная система – это своевременное обновление, множество интеграционных связей, повышенная зависимость от разных поставщиков, множество команд поддержки, сложность внедрения, высокая стоимость реконструкции (замены) и переноса (особенно сохранения) данных.

Однако при использовании одного вендора повышаются квалификационные требования к разработчикам, то есть они обязаны знать общие принципы и все тонкости работ, которые им предстоит оцифровывать. Необходимо погружать разработчиков ИТ-решений в бизнес-задачи конечных пользователей. Это позволит сместить акцент с разработки продукта на работу пользователей благодаря пониманию сотрудниками вендора действительных ценностей производимого продукта.

Традиционные формы против электронных

Особенность реализации строительных проектов в России в том, что многие правила и формы ведения документации (журналы, акты, КС и др.) закреплены в нормативных актах, сводах правил и стандартах, а отступление от них означает нарушение закона. На Другой причиной подобного отношения является значительное отступление от действующих правил и норм при автоматизации строительной отрасли. ИТ-компании разрабатывают цифровые системы с упором на продукт (ИТ-ландшафт), а не пользователей. Вследствие чего игнорируются традиционные формы документов, регламентированные действующим законодательством, и предлагаются для заполнения упрощенные формы в виде таблиц. На рис. 5 представлена форма электронного журнала в системе EXON модуль «Exon.Стройконтроль» [4]. А на рисунке 6 представлен традиционная форма журнала авторского надзора.

Электронные формы не учитывают группировку полей по разделам, не все поля отражаются в системе, а лишь минимально необходимые, без учета требований, в которых сказано, что формы и порядок ведения документации в электронном виде должны соответствовать формам и порядку ведения документации в традиционном бумажном виде.

Фокус информационной системы смещен главным образом в сторону на саму систему и работу её компонентов, а не на удобства пользователей. Переход к новым формам должен быть постепенным, включая шаг за шагом новые правила и упрощая форму. Именно такой подход используется в решениях, разрабатываемых ГК «Бимэйстер».

Готовность пользователей

Специалисты, ответственные за заполнение журнала, не воспринимают электронный журнал как эквивалент бумажного, понимая строгость проверки документов. Они наблюдают и контролируют заполнение, будучи уверенными, что документы и подписи не исчезнут из-за сбоя работы системы или сервера и что у них есть возможность заполнить журнал в удобное время, когда документ находится под рукой. Такое отношение является следствием работы на технически сложных и опасных объектах, где высока цена ошибки. Дополняет этот фактор значительный возраст специалистов, отвечающих за заполнение журналов.

Согласно ст. 55.5-1 ГрК РФ к ведению отчётной документации допускаются лица, состоящие в Национальном реестре специалистов (НРС). Для строителей это НРС НОСТРОЙ (Национальное объединение строителей), а для проектировщиков это НРС НОПРИЗ (Национальное объединение изыскателей и проектировщиков). Чтобы попасть в реестр, необходим опыт работы по направлению не менее 10 лет. Согласно данным [5], в 2019 г. средний возраст специалистов из реестра НРС составлял  48 лет: в возрасте до 50 лет – 58%, от 50 до 60 – 24% и свыше 60 лет – 18%.

Ответственные лица понимают необходимость использования современных инструментов, позволяющих оптимизировать и автоматизировать обработку информации и документов. Это понимают и органы стандартизации, и правительство Российской Федерации, вводя соответствующие нормативные акты: ПП № 331 от 05.03.2021; ПП № 1431 от 15.09.2021; СП 333.1325800.2020 и др. Указанные документы не отменяют действующие правила и формы ведения отчетной документации, но допускают её ведение в электронном виде, что повышают доверие конечных пользователей к информационным системам.

Заключение

Полученный в ходе оценки потенциальный уровень уменьшения трудозатрат специалистов более чем на 60% подтверждает необходимость перехода от бумажных журналов к электронным. Представленный в статье принцип формирования и ведения строительных журналов при помощи информационных технологий позволит повысить точность и скорость их заполнения; вести аналитику по различным критериям благодаря хранению данных в электронном виде; оперировать действительно оперативными, полными и достоверными данными для принятия решения.

Достигнуть полученного уровня автоматизации можно благодаря выполнению
функциональных и нефункциональных требований. Функционал системы должен
позволять работать со справочниками, настраивать их форму, правила наполнения и
взаимосвязи; атрибутами, настраивать способы их заполнения и передачи значений;
электронной цифровой подписью, обеспечивая надежность и сохранность вносимых
данных и юридическую значимость подписанных документов; календарно сетевыми
графиками, проверяя в автоматическом режиме корректность сроков, выявляя
временные коллизии. К нефункциональным требованиям относятся компетентность команды разработчиков, которая должна понимать область, подлежащую оцифровке, и фокусироваться на пользователях, облегчая и упрощая их работу; соответствие электронных форм традиционным в части визуального исполнения и правил заполнения, т. е. иметь минимальные отклонения на начальных этапах внедрения, чтобы пользователям было легче адаптироваться к новым условиям работы; и соблюдение оптимального порядка внедрения, при котором не допускается сложный «зоопарка систем» и результаты оцифрованных процессов используются, а не остаются без внимания. Нефункциональные требования не менее важны, чем функциональные требования.

Внедрение цифровых решений позволит накапливать достоверную и полную информацию об объектах капитального строительства. Анализ полученной в результате работы информации/данных – «бигдата» (BigData) – позволят сформировать совершенно новые методы ведения строительных работ, которые лягут в основу коренных изменений строительной отрасли.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ

1. Карпушкин А.С. Совершенствование формы и порядка ведения общего журнала работ в условиях цифровизации строительной отрасли // Строительное производство. 2022. №2. С. 6-14

2. Петров К.С., Кузьмина В.А., Федорова К.В. Проблемы внедрения программных комплексов на основе технологий информационного моделирования (BIM-технологии) // Инженерный вестник Дона. 2017. №2. С. 89

3. Цопа Н.В., Карпушкин А.С., Авакян А.К. О совершенствовании исполнительной документации в условиях цифровизации строительной отрасли // Экономика строительства и природопользования. 2021. № 2 (79).

4. Официальный сайт Exon. Облачная платформа для автоматизации и управления строительными процессами. URL: https://exonproject.ru/ (дата обращения: 22.08.2022).

5. Средний возраст специалистов НРС по организации строительства составляет 48 лет. Электронный журнал Правда о СРО. URL: https://pravdaosro.ru/news/sredniy-vozrast-specialistov-nrs-po-o/ (дата обращения: 21.07.20220).

6. Цифровые неудачники: почему диджитал-трансформации заканчиваются провалом? URL: https://www.skolkovo.ru/expert-opinions/cifrovye-neudachniki-pochemu-didzhital-transformacii-zakanchivayutsya-provalom/ (дата обращения: 17.08.2022).

7. Generate-Select-Check Based Daily Reporting System. Sangyoo Chin, Kyungrai Kim, Yea-Sanf Kim. Journal of Computing in Civil Engineering. 2005;19(4). URL: https://ascelibrary.org/doi/10.1061/(ASCE)0887-3801(2005)19:4(412) (дата обращения: 27.10.2022).

8. The next normal in construction. How disruption is reshaping the world’s largest ecosystem. McKinsey & Company Report. Jule 2020. URL: https://www.mckinsey.com/~/media/mckinsey/industries/capital%20projects%20and%20infrastructure/our%20insights/the%20next%20normal%20in%20construction/executive-summary_the-next-normal-in-construction.pdf (дата обращения: 26.10.2022).