Призыв наставника, заклинание памяти и опыт предков — ритуалы начинающего проектного менеджера

Как девочка, которая (выжила) попала в настоящую IT-компанию, набила шишек и методом проб и ошибок научилась справляться с задачами.

Всем привет, меня зовут Мария Высотенко. Я работаю администратором проектов, то есть младшим менеджером, в IT-компании KODE. За девять месяцев в должности я успела приложить руку к шести проектам. Из них два я закрывала самостоятельно: других менеджеров, кроме меня на проекте не было. 

Сейчас приходя в новую команду или проект, я свободно представляю себя и свою зону ответственности и повторяю мантру: «Я не волшебник, пока ещё учусь». Но так было не всегда. 

Мой путь в KODE — это стадии: щенячий восторг («я работаю в настоящей IT-компании»), охлаждение реальностью, взлёт продуктивности и внезапно для себя… срыв. Найти решения и выход помогли старшие коллеги.

Я хотела сделать всё сразу «хорошо» (интересно, кто оценил бы меня по этому критерию): помочь команде, научиться проектировать API и тестировать через подмену значений. Интересное было время. 

Мой успокоительный сбор начинающего (волшебника) РМ-а состоял из таких ингредиентов↓ 

Вспомни наставления распределяющей шляпы

Программист программирует, тестировщик тестирует, менеджер пишет «Когда сделаешь?». Постепенно к каждому PM-у приходит сакральное понимание его позиции. Наше дело — понимать краткосрочные и долгосрочные цели проекта и помогать команде достигать их. Наша главная сила — взгляд на несколько шагов вперёд.

Я осознала, что что-то не так, когда на общем синке проджект-менеджеров назвала одной из своих задач «Поиск решений для разработки авторизации в один клик через Гугл», при этом менеджерская задача — подготовка отчета по спринту — была не сделана. В итоге «авторизацию» передали аналитику проекта, в качестве технического специалиста (удивительно) осталась разработчица, а я выдохнула и отправилась писать отчёт. Кстати, первый отчёт на проекте получился совсем простенькой таблицей: список фич, закрытых за две недели, и количество затраченных часов. И этого было достаточно.

Теперь, когда на старте проекта ощущаю тревожность и панику, первым делом возвращаюсь к истокам. Закрываю основные задачи, которые может сделать только менеджер проекта. Я больше не прыгаю выше головы — просто делаю хорошо. Когда совсем тяжело — делаю нормально. 

Не пей оборотное зелье 

Учиться у старших коллег — всегда отличная идея, но не надо стремиться стать ими. На первых порах я старалась повторить всё за моим ментором на проекте, вплоть до tone-of-voice в переписке.

С опытом на базовые задачи наслаиваются индивидуальные фишки: находить подход к команде, читать код, помогать аналитику при сборе системных требований или гипнотизировать коллег, чтобы переманить разработчика к себе на проект. Каждый сам для себя нащупывает индивидуальность в работе.

Побочное действие оборотного зелья — привыкание, потеря себя, невозможность существовать без примера перед собой. А оно нам надо? 

Press Record для сохранения в омут памяти 

В списке задач менеджера проектов стоит в том числе сохранение контекста и договоренностей. В KODE я отточила навык фиксации решений в письменном виде, ведь это наглядный контекст для команды и заказчика.

Требования к проекту чаще складываются на видео-синках — на них докручиваем идеи, в моменте команда разработки сообщает, какие есть технические ограничения у определенного бизнес-видения. Команда сыплет техническими терминами, заказчик, вдохновленный дизайном и далёким дедлайном, предлагает множество идей, на трансляции сменяются экраны с дизайном, майндмэпами, таблицами — даже навык быстрой печати мне не помогает зафиксировать всё. 

Чтобы не потерять контекст, я записываю видео созвонов. Для этого я использую встроенную функцию Zoom для записи звонка, плагин Vimeo или программу Movavi. Очевидно и всё же — тестирую работу приложений перед каждым важным звонком. 

NB: корректно выбираю устройства записи для Vimeo — иногда не пишет микрофон. Movavi записывает весь экран, так как это десктопное приложение — обращаю внимание, чтобы лишнее не попало на запись (Телеграм с перепиской не по теме) . Не хочется краснеть, когда заказчик или команда попросят показать запись.

Перед стартом записи обязательно уведомляю всех участников встречи. За все время работы мне ни разу не отказали.

Используй «сыворотку правды»

На одном из дейли я призналась, что не понимаю зависимостей между ролями в ходе разработки и какие условия надо указать настройках AppStore, чтобы опубликовать приложение для iOS — и общаться с командой стало проще. Менеджер становится более прогнозируемым для команды — легче работать с тем, чьи действия понятны. 

Позже поняла, что все наши команды сбалансированы: джуна-менеджера уравнивают опытными спецами других направлений, которые вовремя дадут обратную связь и вернут тебя в правильное русло. Также незримой фигурой присутствует ментор на проекте или выше — ментор в компании. К ним можно обращаться по общим вопросам и, когда прижмёт, по переживаниям, связанным с работой. 

Вызывай Патронуса, то есть ментора

Мой Патронус имеет форму менеджера портфеля проектов — это мой ментор. В компании он наблюдает сразу за несколькими проектами, а как ментор — отвечает на технические вопросы и показывает, как можно работать эффективнее. 

В самом начале моего пути ментор также проводил со мной ежедневные синки, чтобы узнать моё состояние и помочь расставить приоритеты по задачам. Такие встречи очень помогли адаптироваться. 

Я вызывала Патронуса, когда случался затык, а выбранные решения не срабатывали. Совет ментора может сэкономить время, а значит — деньги для проекта. Правда в таком случае надо фильтровать вопросы — ответ может быть в Гугле, базе знаний компании. Или уже внутри тебя. 

Когда нет маховика времени

Этот вывод я считаю самым главным для себя. Мне не удавалось «вовремя» уходить с работы, укладывать задачи в рабочий день, потому что я неверно расставляла приоритеты. 

Теперь в начале дня несколько минут я посвящаю составлению плана на день. Группирую задачи по проектам и приоритету: есть ли дедлайн, как влияет на проект. Распределяю их так, чтобы часть дня была занята только задачами по определенному проекту — не происходило переключение контекста. 

Для этого под рукой держу блокнот, выписываю задачи, которые в процессе. При этом нужно оставаться на связи, поэтому задачи декомпозирую на более маленькие, по 1-2 часа. Заранее предупреждаю команду, что ближайший час могу отвечать долго. 

У меня есть проекты, на которых мое внимание наиболее нужно, например новый заходящий проект. Есть проекты на поддержке, где мы выполнили задачи, сдали проект, но остались в нём в качестве экспертов. Там я спокойно пишу «отвечу в течение дня» — и возвращаюсь, когда поспокойнее.

Как стать старостой факультета

У нас в компании есть система грейдирования с четкими требованиями к каждому уровню, поэтому понимаю, к чему стремиться. В моём отделе эта система представлена 42 критериями! 

Я оценила критерии, которые мне надо подтянуть, выбрала обучающие материалы. Метод определения приоритетов ICE помогает мне понять порядок изучения тем — пригодился менеджерский опыт. 

ICE — это аббревиатура, состоящая из слов Impact (влияние), Confidence (уверенность), Ease (лёгкость). Каждому критерию ставится оценка от 1 до 10, потом они перемножаются. Чем больше оценка — тем выше приоритет.

Метод ICE я адаптировала под себя: перемножила показатели «личный интерес», «применимость на проекте сейчас» и «релевантность для будущей работы». В топ вырвались темы: «Как давать обратную связь», «Настройка менеджерских инструментов», «Как вести переговоры». Изучаю их сейчас. В будущем возьму Change Management и «Управление конфликтами». 

Не верь мозгошмыгам, проси обратную связь 

Люди действительно замечают наши ошибки и слабости. Это может удручать. Сил придает мысль о том, что это работает и в другую сторону! Как только специалист начинает расти — это заметно окружающим.

Вывод, который я сделала: важно дать себе время влиться в процесс и понять правила игры. Каждый день маленькими шагами я делала лучше, чем это было вчера. Без надрыва, в своем темпе, с пониманием, зачем мне это, зачем это проекту. 

Постепенно повторение этих пунктов, советы ментора помогли мне выйти на новый уровень ментального спокойствия, грейда и уверенности в себе.