Работа удалённо: наш опыт

В компании «Флант» все работают удалённо. Кто-то до прихода во «Флант» уже имел такой опыт, а кто-то только пробует ступить на этот уникальный и ни с чем не сравнимый путь.

Мы решили отбросить темы, о которых неоднократно писали здесь на Хабре, и рассказать, как «готовим» это мы, а точнее — наши распределённые сотрудники. И сделать это без акцента на всевозможные технические подробности типа программного обеспечения для совместной работы.

Итак, сотрудники в нашей компании работают из различных городов и даже стран. Разница в часовых поясах может достигать 8 часов! Для удобства мы взяли единую точку отсчёта — часовой пояс MSK — и ввели обязательные часы присутствия в сети для взаимодействия с коллегами и клиентами, с 11 до 18 часов (остальные часы «плавают» по желанию).

Бывают некоторые ограничения, которые зависят от занимаемой должности и накладываются на эти часы присутствия — например, менеджер находится практически в постоянном контакте с клиентом и обычно несет еще большую ответственность за свою доступность. Тем не менее, вполне нормально выйти прогуляться или переместиться в другое место — надо только сообщить об этом своим коллегам и предотвратить неожиданные ситуации.

Далее — о самых частых проблемах, возникающих у наших сотрудников при переходе на удалённый формат работы, и некоторые решениях, что были опробованы.

Начало

Готовим себя

Удалённая работа — та же самая работа, как и в офисе. В идеале она должна быть организована так, что сохранится контакт с коллегами — словно вы все находитесь в одном месте.

Первая проблема, с которой можно столкнуться, — отсутствие четкого разделения между работой и домом/отдыхом. Физически всё находится в пределах одного пространства, и мозг не очень хорошо понимает разницу состояний. Разделить это может оказаться важным. И мои коллеги сталкивались с этим:

Игорь Цупко, директор по неизвестному:

«В своё время мне помогли некоторые ритуалы, которыми я обманывал свой мозг, помогая настроиться на рабочий лад или отдых. Каждое утро я одевался в офисный костюм (ну, или как бы я хотел выглядеть в офисе), который был моей рабочей одеждой. А в конце рабочего дня выходил на улицу и делал пару кругов, как будто я иду домой…»

Суммируя эти ритуалы с опытом других, можно сказать, что коллегам помогали следующие подходы:

• Разделение гаджетов на «рабочий» и «домашний». В «домашнем» не должно быть никаких упоминаний о работе!
• Полное разделение рабочей зоны и зоны отдыха («работаю за столом, отдыхаю — с ноутбуком на диване»).
• Прогулка после работы. Позволяет мозгу перезагрузиться, настроиться на отдых. И подышать свежим воздухом (ведь свежим?), проветриться. Это лучше делать каждый день… и сердце скажет вам спасибо!
• Работать исключительно в рабочем костюме: в трусах и майке отдыхаешь, а на работе — ну, хотя бы спортивные штанишки или тапочки. Даже сам процесс смены одежды может благоприятно сказаться на изменении состояния (переключении работа ←→ отдых).
• Чёткое разделение рабочих часов и часов отдыха. Понимание, что когда не работаешь — отдыхаешь, когда отдыхаешь — не работаешь.

Готовим домашних

Семья должна быть подготовлена к этому не меньше. Не удивляйся, если возникнет непонимание или даже неприятие того, что ты находишься дома и работаешь. Что хуже, трения могут быть как первое время, так и продолжаться перманентно.



Если принято решение работать из дома, следует обговорить эту ситуацию со своими близкими в явной форме.

Олег Глущенко, дежурный инженер:

«Обговорил с домашними, что когда я на работе, то меня нет, даже если я рядом. Я, типа, кактус: смотреть можно, трогать — нет. Как только заканчивается смена — я пришел с работы».

Возможно, это потребуется проговаривать неоднократно. Но это залог успешной работы дома таким образом, чтобы исключить внешние раздражающие/отвлекающие факторы.

Выходу из критической ситуации: «Да когда тебе можно писать/звонить/приходить в гости!? Ты же всё время на работе!» — может способствовать календарь (классический бумажный или же более продвинутый от Google и т.п.), где все друзья и близкие будут видеть распорядок дня с расписанием и знать, когда можно провести время.

Интересна ситуация, когда удалённо работают и домашние. В этом случае не лишним будет создать свой распорядок дня, разграничить рабочее пространство, проговорить степени занятости и отношение к работе друг друга. Дабы не возникало недопонимания или каких-то обид из-за того, что внезапно потребовалось «задержаться на работе», или внезапных появлений в «переговорной» в момент важной встречи.

Если же совсем не получается договориться — можно работать не дома, а из коворкинга, библиотеки, кафе или даже офиса друзей (да хоть бывших коллег).

С детьми может не получиться договориться. Помогут терпение и закрытые двери на моменты важной работы.

Любимая жена, тёща, мама или бабушка будет стараться кормить. Это классно, но помните о чувстве меры… Если готовишь сам(а) — почему бы не упростить блюда? Это скажется на времени приготовления, на цене, да и в целом может оказаться намного лучше стереотипов и ожиданий: вдруг вместо котлеток гораздо быстрее можно приготовить стейк или куриную грудку, а овощное рагу — из готовых наборов быстрозамороженных овощей?.. Или, если это возможно в месте проживания, попробуй службы доставки наборов для готовки: они серьёзно экономят время и, что гораздо важнее, концентрацию. А если вдруг в шаговой доступности оказалось достойное заведение с бизнес-ланчами — это тоже вариант, который интересен еще и сопутствующим процессу проветриванием.

Готовим соседей

Как известно, человек-сосед — гроза всему подъезду. Ремонт может начаться в любое время и продолжаться вечность…



Если живёшь в новостройке, то можно готовиться к ближайшим нескольким годам работы под аккомпанемент перфораторов, молотков, пил и прочих радостей новоселья.

Вариантов несколько:

1. Потерпеть, когда ремонт кончится. Ну, правда!
2. Решить технически.
3. Сменить место проживания (в случае съёмной квартиры это можно провернуть в два счёта) или же временно воспользоваться альтернативным местом работы. Иначе… см. первые два пункта.

Часто ситуация решается технически. Современные гарнитуры и системы шумоподавления (например, на Хабре была статья про использование PulseAudio для этих целей) отсеивают большинство посторонних шумов, так что это уже не будет (сильной) помехой при общении с коллегами или клиентами.

Хотя надо признать, что такое возможно не всегда:

Мария Голунцова, менеджер по работе с клиентами:

«Был кейс, когда люди делали ремонт, а вечный фоновый шум мешал работе с клиентами. Решала путем установки шумоподавляющих прог и техники. Но один раз даже пришлось сменить съемную квартиру».

Кроме ремонта бывают дети, любители петь в караоке глубокой ночью, домашние животные и тому подобное. Здесь потребуется искать решения, которые будут удобны всем. Например, помнится такая хорошая статья на тему соседей, где проблема показана с разных сторон, а в частности — затрагиваются правовые нормы.

Наконец, раз уж решено работать из дома, вероятность взаимодействия с соседями увеличивается. А посему, если улыбаться и здороваться при встрече, не исключено, что это путь к взаимопониманию и уважению.

Становление

Итак: ты готов(а), семья и даже соседи вроде бы тоже готовы к тому, что будешь работать удалённо. Что дальше?

Здесь наступает самое интересное: как же всё-таки работать, чтобы было удобно и слаженно, не возникало непредвиденных ситуаций?..

Техника

В нашем случае компания обеспечивает всех сотрудников современным железом и, чтобы компенсировать какие-то отставания от современных тенденций, его нашпиговывают ОЗУ под завязку и устанавливают SSD-диск с шифрованием (безопасность прежде всего!). В случае поломки каких-либо компонентов, мы восстанавливаем работоспособность буквально по щелчку пальцев.

Вокруг этого железа сформировалась некоторая культура работы с ним, в которую включены как технические требования к ОС, её настройке, так и требования к безопасности, среди которых:

• Аппаратно зашифрованный диск, пароль от которого знает только текущий владелец. Его получение больше похоже на небольшой детектив, но без погонь и перестрелок.
• Ubuntu LTS. Никаких холиваров. Это стандарт. В идеале — основной дистрибутив, а также допускаются другие официальные редакции, поддерживаемые разработчиками. Ограничиваются и сторонние репозитории.
• Программно зашифрованная домашняя директория.
• Никаких сторонних пользователей и сервисов удалённого подключения.
• Никаких экспериментов с ПО. Хочется поиграть с непонятным софтом — технологии виртуализации/контейнеризации в помощь.
• Блокировка экрана через 5 минут простоя.

Эти требования в какой-то мере помогают избежать ситуаций, связанных с утерей устройства или попыток его взлома, другой компрометации. (Что, впрочем, не отменяет настоятельную рекомендацию использовать второй фактор аутентификации везде, где это возможно.) А еще они позволяют не превращать рабочее устройство в центр развлечений и мусорный бак, где соседствуют рабочие файлы с остаткам dev/sdk-пакетов, которыми когда-то пробовали собрать из исходников условный Linux 0.01 (и ничего не получилось).

В дополнение к ноутбуку идёт гарнитура, которая гарантированно совместима с ПО и железом. Важно и хорошо слышать человека, и чтобы человек слышал без каких-то посторонних звуков внешнего окружения или аппаратных искажений. В общем, все это для того, чтобы собеседник слышал так, словно вы общаетесь в живую. Это располагает к более продуктивной работе, а не «побыстрее закончить, чтобы не слышать это шипение в динамиках!».

Всё остальное оборудование можно добавлять в силу своих привычек или потребностей.

Павел Куделин, инженер:

«Купил два монитора Dell 24”… Беспроводную клаву с мышкой — это чисто для того, чтобы ноутбук лежал на столе».

Популярной оказалась следующая конфигурация: ноутбук + док-станция, а к док-станции подключаются два монитора, беспроводная мышь и клавиатура. Ноутбук убирается в ящичек или используется как третий монитор.

Связь

Хорошая связь необходима для работы. А так как хорошей связи практически не существует (любой провайдер рано или поздно сбоит), нужно минимум два высокоскоростных канала связи. Обычно мы практикуем комбинацию проводного провайдера и мобильного.

Скорость интернета проверяется, например, с помощью скрипта speedtest. На практике замечено, что для общения в видеоконференции (преимущественно мы работаем с Google Meet) связь должна быть не хуже HSPA+. Иначе начинаются видимые и слышимые проблемы, которые не позволяют проводить встречу полноценно.

Вадим Сабынич, менеджер команды:

«Всё лето провожу на даче. Чтобы получить максимальную автономную систему в виде ноутбука, купил на Авито встраиваемый 3G-модем. Не решился брать LTE без примерки, так как разница в цене была почти в 4 раза. Как оказалось, скорости HSPA+ вполне достаточно для meet'ов. Если отключают электричество, то замечаю только тогда, когда включают его обратно».

Рабочее место

Так каким может быть рабочее место? В дискуссии, которая разразилась на этот счёт в болтологическом канале корпоративного Slack, внезапно появились как сторонники кабинетов, так и те, кому быстро надоедает работать на одном месте.

Разберём оба варианта более детально и начнем со второго.

К этой категории относятся люди, которым для работы достаточно если не ноутбука, то как минимум смартфона. Они могут находиться в постоянном движении или просто любить менять место для работы: завтракать в одном кафе, обедать в другой столовой, после обеда — сидеть в парке. А вечером приходить в гости к родителям и работать из любимого с детства кресла.

Анна Суханова, HR-директор:

«Для меня рабочее место ассоциируется только с наличием ноутбука, связи и гарнитуры. Я не могу сидеть на одном месте и мне начинает это казаться рутиной. Было время, когда я утром работала из дома: требовалось провести череду собеседований, а потом уходила в кафе и работала оттуда».

И здесь есть здравая мысль. В книге «Remote: офис не обязателен» Дэвид Фрайд описывает похожую ситуацию, в которой работа в публичном месте не отвлекает, а наоборот — предполагает максимальную собранность на основе некоторого смущения: «Вот сидит взрослый человек смотрит фоточки котиков и мемы. Это явно не про меня. Я сижу и работаю». Так и есть: многим хочется казаться важными, деловыми и занятыми… Или, например, в библиотеке ты вряд ли будешь смотреть смешнявочки на YouTube: само место располагает к тому, чтобы поработать.

В случаях, когда есть привычка (или хочется таковую получить) работать в публичных местах, требования к безопасности немного увеличиваются — например, время блокировки экрана с 5 минут снижается до 1-й.

Кроме этого, следует обратить внимание на удобство не только для себя, но и коллег и/или клиентов. Как можно провести нормальную онлайн-встречу, если на заднем фоне ревут гоночные автомобили, громко играет музыка или гремят посудой?

В отличие от нескучающих коллег, приверженцы кабинетов подходят к подготовке рабочего места со всей тщательностью. Это и расположение рабочего стола, и сам рабочий стол, и кресло, и фигурка Тоторо, стоящая справа от подставки монитора именно так, как надо, и кондиционер…

Не всегда всё проходит гладко: даже здесь мои коллеги набили шишки. Создание стационарного рабочего места — это целое искусство! Внезапно окажется, что то, за чем ты раньше проводил(а) некоторое время, абсолютно не приспособлено для постоянной работы.
Первым делом надо выделить под рабочее пространство место, где не будут мешать. В идеале это отдельная комната.

Евгений Космынин, дежурный инженер:

«Когда я делал ремонт, не думал, что уйду на удалёнку и мне придётся работать из дома. Но вот я и на удалёнке, а работать на кухне не очень хочется. Придётся делать выделенное рабочее место — свободное место есть только на балконе…»

Не самый удачный вариант для работы: проходное место. Это явно не может быть ни детская, ни коридор, ни кухня. Их атмосфера не располагает к работе. Это всегда места, где шумят, веселятся, играют, готовят пищу, развлекаются. И даже применение первого пункта нашего текста про разговоры не поможет. Придётся найти более спокойные места для работы — конечно, за исключением случаев проживания в одиночестве.

После того, как место выбрано, возможно, потребуется пересмотреть то, на чём придётся сидеть и перед чем. Долгое сидение предполагает, что кресло должно быть максимально расположено к этому: ни табуретка, ни подушка, ни диван, ни пол.

Андрей Бабушкин, инженер:

«Нужен стол и стул правильной высоты и жесткости — иначе проблема со спиной и, особенно, коленями. Нужна правильная регулировка высоты монитора — иначе проблемы с шеей и — здравствуй, мигрень!»

Популярным предпочтением оказалось кожаное кресло «Маркус», которое эргономично подстроилось под форму тела и сыскало любовь наших инженеров. И вызывает больше доверия к крепости, устойчивости, чем обычный стул.

Процесс общения с клиентом может быть крайне динамичным, что приводит к поломке обычных стульев:


«Встреча была настолько интенсивной, что выкрутился винт и стул развалился».

А что насчёт стола? Стол лучше подбирать вместе с креслом, чтобы не получилось такого, что удобное кресло и удобный стол несовместимы между собой по высоте или ширине.

Стол должен вмещать на себя всё, что требуется для работы. Работа бывает разная: если используется оргтехника, бумаги, дополнительные устройства типа планшетов для рисования или микрофонов — лучше, чтобы всё это располагалось в прямой доступности и не мешало друг другу.

Наличие ящиков, полочек или других не совсем понятных «улучшайзеров», на мой взгляд, не должно быть решающим фактором: обычно там скапливается пыль и мусор.

А что, если у стола будет регулироваться высота? Это отличная находка для тех, кому либо медицински противопоказано долго сидеть (или сидеть вообще), или тех, кто не любит засиживаться за столом (даже на удобном стуле!) и готов провести смену положения тела. Однако придётся выложить кругленькую сумму за покупку такого (как насчёт DIY?).

Коллеги, которые используют столы с электроприводами, не представляют себе работы без этого изобретения. Также полезно рассмотреть вариант расположения стола таким образом, чтобы не засвечивать камеру светом, например, из окна или лампы. Говорить с тенью, озарённой светом, несколько странно и не располагает к продуктивной беседе.



Да и вообще желательно исключить возможности попадания в камеру любого другого фона, не соответствующего профессиональной деятельности: незаправленная кровать, немытая посуда… Вариант отключения камеры мы в компании не рассматриваем, но условия бывают разными.

Игорь Цупко, директор по неизвестному:

«Пришел в итоге к тому, что мне необходим кабинет. Да, классно работать в кафе или на балконе, но часто для работы нужно несколько больших мониторов и другой набор привычных девайсов. С возможностью полностью погрузиться/раствориться/сосредоточиться на задаче».

Исходя из тезисов, которыми обменивались мои коллеги, можно обобщить выводы следующим образом: рабочее место должно быть удобным не только для себя, но и для коллег, располагать к работе и соответствовать её требованиям.

На зарядку!

После того, как решены все психологические и технические задачи, оказалось, что осталось много ещё такого, на что раньше не обращалось внимание и что можно исправить или улучшить.

Вероятность того, что после перехода на удалёнку начнёшь работать из дома, крайне велика, а из этого можно предположить, что количество физической нагрузки точно уменьшится. Вдобавок, может увеличиться и количество потребляемой еды (ведь холодильник так манит к себе!).

Чтобы тело не стало рыхлым и белым, можно попробовать компенсировать это либо путём увеличения количества выполняемых обычных действий:

Олег Глущенко, дежурный инженер:

«Т.к. до рабочего места всего 10 метров, двигаешься крайне мало. Во время работы постоянно сидишь на одном месте (нет необходимости идти ногами до коллег). Решил проблему, забрав все домашние обязанности, связанные с движением, чаще гуляю с сыном… наверное, скоро сорвусь и начну бегать».

… либо физической нагрузкой:

Вадим Сабынич, менеджер команды:

«Первые несколько лет я ездил в спортклубы, но в итоге оказалось, что время, которое я трачу на поездку туда-обратно, в два раза больше времени, чем провожу на тренировке. Купил скакалку и пару пудовых гирь (всегда хотелось научиться ими пользоваться). Махи гирей — наше всё!»

Но и тут можно варьировать подходы. Например, обзавестись велосипедами и всей семьёй кататься. Или ходить/ездить в походы: и отдых, и физическая нагрузка, и общение с родными — всё в одном флаконе! Я просто уверен, что в любом городе есть небольшие форумы/группы в соц.сетях/сайты с маршрутами для различных степеней подготовки. Там же можно попробовать найти единомышленников и сходить целой толпой.



Кстати, найти пресловутых единомышленников, с которыми даже не обязательно встречаться в реале, помогают различные мобильные приложения с фитнес-трекерами. Чем проще и популярнее занятие, тем больше тех, с кем можно соревноваться и достигать собственных целей.



Помимо этого, в нашей компании каждый год все сотрудники с их семьями собираются на большой корпоратив. Это событие занимает не менее двух дней и включает в себя не только отдых на природе, но и различные игры: от тимбилдинга до разнообразия других (командных и нет).

Заключение

Из всего написанного можно сделать вывод: переход на удалённую работу — это в любом случае смена образа жизни. А значит, что потребуется вложить в это время и силы (например, на приобретение новых навыков), чтобы обеспечить себе комфорт:

• Это и изменение в мировосприятии своих близких того, что ты по-прежнему работаешь. Но удалённо. Не всегда и не у всех удавалось правильно донести эту мысль с первого раза.
• Это и вероятная смена жилья (на лучшее).
• Это и оборудование своего рабочего места. Его можно организовать именно так, как будет удобно, что скорее всего потребует определённых вложений.
• Это и поддержка всего рабочего места в порядке и работоспособности. Операции вроде заправки картриджа принтера и замены вышедшего из строя жесткого диска (с последующим восстановлением информации из бэкапа — бекапы делать?! — или установки всего ПО заново) ложатся на собственные плечи. Впрочем, конкретно для наших сотрудников это, конечно, совсем не вопрос.
• Это и дополнительные инвестиции (временные и финансовые) на увеличение физической нагрузки и изменения в питании. Впрочем, если в будущем они покажут результат, на который будет приятно смотреть, то почему бы и нет?

В качестве неопровержимых доказательств того, что работая удалённо, можно не только работать в подходящей и любой компании, но и иметь превосходные физические данные: расскажу про нашего инженера — Олега Вознесенского.

С давнего времени он увлекается различными видами подвижных игр (будь то реконструкторские бои, фехтование, регби…) — настолько, что выезжал на соревнования в соседние страны. Это не мешало ему быть весьма упитанным молодым человеком…

После одной из серьёзных травм Олег решил заменить подвижные игры на что-то спортивное.
Выбор пал на самый простой вид — бег. В 2016 он после двухмесячной подготовки прошел полумарафон (21 км), но очередная травма — «колено бегуна» — внесла свои коррективы. Однако в 2017 году были бреветы (командные заезды от 200 км) и кросс-кантрийные марафоны. В 2018 — снова год бега, но уже с разнообразием: асфальт на 21 км, трейловый «обычный» на 34, горный трейл на 47.

2019 год — трейлранинговые ультрамарафоны (здесь и я уже захотел побежать!): трейл по полупустыне на 84 км. И итогом стал трейл по суздальским болотам — 104 км(!), за который были получены памятные знаки:


Будь как Олег!

А через какие тернии вы пришли к обустройству своего удалённого рабочего места? Какими лайфхаками пользуетесь, чтобы оставаться красивыми, молодыми, здоровыми и эффективными? Очень хочется послушать и взять что-либо на вооружение, поделиться с коллегами.


Приходите работать во «Флант»!

P.S.

Читайте также в нашем блоге:

• «Как „Флант“ помогает новичкам»;
• «Как „Флант“ нанимает сотрудников».