Концепция гибридного офиса широко и эмоционально обсуждается бизнесом уже несколько лет. Предполагается, что гибкий график позволяет офисным сотрудникам соблюдать баланс между работой и личной жизнью, а работодатели получают ряд возможностей для экономии средств. Одним из основных инструментов создания гибридного офиса является концепция совместного использования рабочего места.
![](https://habrastorage.org/r/w780q1/getpro/habr/upload_files/e24/ed0/fb1/e24ed0fb1777d79ddd80aa511f5fcf62.jpg)
На данный момент наибольшее распространение получили две стратегии совместного использования рабочих мест: это хот-дескинг и хотелинг. Несмотря на большое сходство, разница все же есть:
хотелинг позволяет сотрудникам иметь постоянное рабочее место, но занимать его лишь в определенные часы и дни;
хот-дескинг распределяет свободные места между сотрудниками по мере необходимости, при этом не привязывая их к конкретному столу и компьютеру.
![](https://habrastorage.org/r/w780q1/getpro/habr/upload_files/c35/96c/7ac/c3596c7ac21b1b3aa16a44edfc7892f6.jpg)
Реализация подобных стратегий позволяет решить следующие задачи:
финансовую (физическую) — максимально эффективное использование существующей площади, а также устранение дисбаланса, который может возникнуть у слишком быстро расширяющегося бизнеса при отсутствии возможности для столь же оперативной аренды новых площадей;
культурную — оптимизация существующей площади, что создает комфортную среду для эффективного общения и совместной работы, при этом освободившееся пространство можно использовать в других целях, например, для организации отдыха сотрудников.
Преимущества гибридного офиса
Согласно исследованию Deloitte, посвященному тенденциям в области человеческого капитала, для трети опрашиваемых респондентов баланс между работой и личной жизнью является значимым фактором при выборе места работы.
Исследование Gallup показало, что сотрудники, у которых есть возможность перемещаться по разным рабочим местам, в 1,3 раза более вовлечены в процессы, чем другие. Вовлеченность, в свою очередь, значительно влияет на увеличение итоговой прибыли компании.
Гибридный формат повышает эффективность работы над поставленными задачами, позволяя сотрудникам в полной мере использовать часы своей максимальной производительности.
Использование систем бронирования рабочих мест показывает потенциальным сотрудникам, что компания ценит их время и доверяет им. Такая стратегия позволяет привлечь в штат наиболее ценные, творческие и креативные кадры, за которые сражаются HR-отделы лидеров рынка.
Инвестиции в решение для бронирования рабочих мест могут стать прекрасным способом сократить расходы на аренду лишних офисных площадей, мебель, IT-оборудование. Сэкономленные средства можно инвестировать в дальнейшее развитие бизнеса.
Переход на гибридный формат организации офиса: когда нужен и как реализовать
Формат гибридного офиса необходим, если:
компания нанимает преимущественно мобильную рабочую силу;
персонал состоит из консультантов, сотрудников отдела продаж или подрядчиков, которые находятся в офисе неполный рабочий день;
офис имеет гибкую модульную планировку;
компания имеет офисы в нескольких городах;
нужно сократить площадь арендуемых помещений и сэкономить на аренде;
нужно оптимизировать логистику рабочих процессов между отделами;
нужно привлечь адаптируемых, современных сотрудников, которые ценят гибкость и сбалансированность рабочего времени.
Внедрение нового формата потребует обучения персонала новым процедурам (например, схеме резервирования рабочего места в приложении) и адаптации офисных помещений к новой рабочей среде.
Переход на "внутренний коворкинг" требует кропотливой работы с отделом кадров и IT-специалистами компании, так как перемены влияют не только на рабочие привычки сотрудников, но и на физическую планировку офиса. Например, можно вывести на большую ТВ-панель интерактивный план этажа с аватарами сотрудников для быстрого поиска нужного человека в условиях постоянно меняющейся рассадки.
![](https://habrastorage.org/r/w780q1/getpro/habr/upload_files/cf9/e3b/a51/cf9e3ba5176b7a9c80e51377cf107785.jpg)
Еще одним важным шагом является определение конкретных целей и ключевых показателей эффективности (KPI) для новой системы, будь то производительность сотрудников, экономия средств или любой другой фактор. К определению этих параметров также важно привлечь сотрудников HR и IT, поскольку они могут предоставить полезную информацию как с точки зрения технологий, так и с точки зрения работы с персоналом.
Кроме того, переход на бронируемые столы будет включать в себя новую стратегию управления персоналом. Такой переход практически нереально выполнить без эффективной CRM-системы, измеряющей эффективность каждого конкретного сотрудника.
![](https://habrastorage.org/r/w1560/getpro/habr/upload_files/b4d/7c1/ecc/b4d7c1ecc3f83a26d90d576fa9704b02.png)
Корпоративная культура играет важную роль в успехе или провале внедрения нового формата работы. В компаниях со сформированной иерархией в команде и четко сформулированными бизнес-процессами гибкий режим рабочего дня позволит добиться большей эффективности, чем в бизнесе, где понятная структура ответственности слаба или отсутствует изначально.
Как правильно выбрать систему бронирования помещений и рабочих мест
При выборе системы бронирования стоит обратить внимание на следующие аспекты:
облачное решение по подписке или решение On-Premise;
удобство использования и простота внедрения;
наличие аналитики и отчетности в режиме реального времени;
предоставление технической поддержки для всех членов команды.
Программное обеспечение для бронирования рабочих мест
Как правило, все производители коммерческого ПО для бронирования помещений предоставляют тестовые демо-лицензии на 2-3 недели. Это позволяет тестировать сразу несколько вариантов ПО, а затем выбрать в качестве корпоративного стандарта то решение, которое наиболее естественно может быть внедрено в существующую офисную культуру и инфраструктуру. Наличие мобильного приложения существенно упрощает внедрение внутреннего коворкинга.
![](https://habrastorage.org/r/w780q1/getpro/habr/upload_files/312/65d/d03/31265dd03fe628ef4c1e14d0098e71b2.jpg)
Преимущества специализированного ПО:
минимизация человеческого фактора — меньше возможностей для ошибок;
безопасность данных компании;
правильное распределение ролей и разрешений;
доступ к данным и аналитике с помощью отчетов в режиме реального времени;
предсказуемая занятость рабочих мест (легко понять, когда нужное место станет доступным);
отсутствие ограничений в масштабировании: по мере роста компании система растет вместе с бизнесом.
Наиболее развитые системы бронирования предлагают интеграцию с различными платформами, сторонними приложениями и решениями, обеспечивая единый вход. Например, наличие общего чата позволяет удаленным сотрудникам оставаться на связи в любое время и в любом месте, а единые принципы авторизации повышают безопасность корпоративных данных вне зависимости от того, где и когда сотрудники входят в систему.
Если оптимальный вариант ПО найти не получается, ничто не мешает написать необходимый софт своими силами. Многие производители "железа" (панельные ПК, сенсоры, хабы и пр.) готовы предоставить доступ к среде разработчика (SDK) и системе команд (API), что дает неограниченные возможности для создания собственной уникальной системы.
ROI и отчетность
Анализ внутренних данных об использовании инфраструктуры компании жизненно важен в современном бизнесе. Хорошим трендом является возможность интеграции системы бронирования с приложением Google Analitics.
Оптимальная система бронирования отслеживает, как сотрудники предпочитают размещаться, как взаимодействуют разные отделы, сколько времени каждый сотрудник проводит в офисе и какие помещения используются чаще всего. Продвинутые системы предлагают настраиваемые отчеты, помогая решать индивидуальные задачи компании. Например, доступ к данным и аналитике позволяет понять, в каких областях сотрудникам нужно дальнейшее обучение или поддержка. В дальнейшем эти данные используются для оптимизации стратегии гибридного офиса.
![](https://habrastorage.org/r/w1560/getpro/habr/upload_files/57b/697/54c/57b69754c33e971a479f974af288baa9.png)
Использование датчиков присутствия позволяет получить более точное представление о степени реальной загрузки конкретного рабочего места. Работодатель может с легкостью определить, сколько времени сотрудник проводит за рабочим столом, а сколько — "в курилке". Кроме того, сенсоры упрощают процедуры Check-in/Check-out.
![](https://habrastorage.org/r/w1560/getpro/habr/upload_files/5c1/6fe/f08/5c16fef0806b87db002f52c4b02e974e.png)
Внедрение системы бронирования потребует первоначальных вложений в ПО, а возможно, и в переоборудование офисных помещений. Поэтому необходимо трезво оценивать, какую отдачу приносят эти инвестиции в краткосрочной и долгосрочной перспективе, перевесят ли преимущества от снижения арендной платы/повышения производительности сотрудников затраты на ПО.
Принято считать, что система бронирования рабочих мест способна повысить производительность труда и оптимизировать расходы на аренду в тех компаниях, где более 40% сотрудников способны эффективно трудиться на "удаленке". Объективная отчетность позволит оценить эти результаты и отследить движение ресурсов.
Продолжение следует.