Слово “удаленка” в 2020 году должно войти в словарь неологизмов, так как затронуло практически каждого человека и каждую компанию. Мы — не исключение, причем довольно давно. С 2017 года сотрудники компании имели возможность 2 дня в неделю работать из дома. С марта 2020 года — в 5 офисах Bright Box в Москве, Дубае, Будапеште, Нью-Йорке, Гонконге — никого, и никто до марта 2021 года туда не собирается. Решили собрать развернутый материал по внутренним процессам перехода на удаленку команд Firmware, Platform Development, Platform Adoption и Technical Support в странах работы нашей компании. Материал интересен тем, что работа компании связана с “железом” — телематикой и автомобилем, который в домашний офис не поместится. Для удобства чтения разбили полученный опыт команд на разделы:
Рассказывает Денис, руководитель команды Firmware
Проблемы
Сотрудники Bright Box и до пандемии имели возможность работать из дома 2 дня в неделю, как правило по вторникам и четвергам. Когда дом стал офисом, начались в первую очередь психологические трудности — многим было трудно воссоздать рабочий контекст дома. Семейные отношения, привычки, информационный фон мешали.
В первую очередь, мы в команде столкнулись с проблемой сбитого режима, который в крайней форме переходил в бессоницу. Вопрос требовал введения режима дня — мы строго определили время начала работы, перерывы в ней и ее окончание. Далее командой было принято решение, о необходимости разделения рабочего и нерабочего пространства. Кто-то собрал себе рабочий стол, кто-то оборудовал комнату, кто-то балкон. HR и офис-менеджеры позаботились и обеспечили сотрудникам всё для комфорта – пуфики, настольные лампы, офисные стулья. Все для того, чтобы работа была связана с конкретным пространством, вход в него означал начало фокуса на задачах, а выход расслабление или переключение на домашние дела.
Из положительных изменений мы заметили, что отсутствие офисного шума увеличило скорость выполнения задач. И даже не смотря на то, что дополнительные встречи и организация новых информационных потоков частично восстановили этот фон, продуктивность сотрудников выросла по сравнению с офисной.
Больше всего при переходе на удаленку пострадала синергия между членами команды, а она крайне важна для более эффективного выполнения сложных задач и поиска лучших решений.
Техническое оснащение
Программисты забрали с собой действующие телематические устройства трех версий нашего продукта для того чтобы вести удаленную поддержку и разрабатывать новый функционал. Примерный набор устройств на каждого был следующим: 9 телематических устройств трех последних версий, 4 программатора, жгут для подключения эмулятора, трансмиттеры со жгутами, CAN Hacker, лабораторный блок питания, 3 тахографа, USB-расширитель портов.
Коммуникации
Специфика работы нашей команды состоит в том, что мы проводим исследования на автомобилях и нам важно их физическое присутствие рядом с офисом, либо возможность поработать на территории клиента. Написание и отладка кода, функциональные тесты также производятся на реальных авто.
Но в связи с пандемией мы сместили фокус на удаленные исследования. В локальных офисах или на стороне клиента выделяется компетентный сотрудник. При удаленной помощи нашего инженера он выполняет работы по исследованию, собирает и передает информацию на анализ, выполняет минимальные тесты. На основании этого команда предоставляет решение. Такой подход сопряжен с ограничениями, но в текущей ситуации он позволяет продолжать часть плановых работ без перемещений и командировок. Частично сотрудники проводят работы на личном транспорте или транспорте коллег.
Рассказывает Павел, руководитель команды Technical Support в России
Проблемы
Сложность удаленной работы в команде возникла в основном у сотрудников с детьми. В зависимости от возраста дети могут не понимать, что родителю нужно весь день работать, и он не может играть с ними.
Кроме того, до сих пор остро не хватает физического присутствия команды. Но и эту проблему стараемся решить. Для поддержки командного духа, и осведомленности сотрудников еженедельно проводится целый ряд мероприятий со стороны команды HR.
Техническое оснащение
Ничего нового для нашей работы придумывать не пришлось. Все инструменты мы используем каждый день даже вне периода самоизоляции: VoIP-телефония, система для отслеживания инцидентов, внутренние сервисы для работы с оборудованием и т.д.
Коммуникации
Наши клиенты делятся на два типа. Клиенты aftersales, купившие устройства на свои авто, и операторы каршеринга. Последним мы оказываем только информационную поддержку. Что касается aftersales клиентов, то мы помогаем им удалённо, как и всегда. У специалистов технической поддержки сменный график работы, поэтому и раньше было так, что если смена выпадала на субботу или воскресенье они помогали клиентам, находясь дома. Клиенты звонят на первую линию поддержки, которая помогает нам заводить обращения в систему инцидентов, или же пишут на почту, которая автоматом заводит такие же обращения. Дальше идёт оказание помощи по телефону или по почте.
Рассказывает Иван, руководитель Команды Product Development:
Проблемы
Для нас переход на удаленку произошел незаметно, так как наша команда и ранее работала в похожем формате. Мы всегда пользовались возможностью работать из дома по вторникам и четвергам, поэтому давно наладили систему удаленного общения полноценно заменяющую личные контакты в офисе. С приходом удаленки в нашей команде решились проблемы, которые имели место быть — все сотрудники доступны в рабочее время в почте, по телефону, в мессенджерах и не надо их искать по закоулкам офиса.
В начале перехода всех волновала неопределенность. Многие готовы были поехать работать в другой город/страну, но не решались, так как возможно в следующем месяце пришлось бы вернуться в офис. Сейчас этот вопрос отпал. В офисы мы не вернемся до конца марта 2021 года, а может и полностью перейдем на удаленный формат.
Техническое оснащение
С момента основания компании инструменты и технические решения, которые мы используем в работе, были рассчитаны на максимальную мобильность сотрудников. У каждого есть ноутбук, у некоторых даже два, так что проблем с доступом не возникает и работа идет без перебоев. Если же на удаленке у кого-то ломается рабочая техника, наш IT департамент может экстренно выслать ноутбук на замену. У всех есть необходимые доступы к офисным или облачным техническим площадкам.
Коммуникации
Наша команда работает максимально самодостаточно, поэтому взаимодействие с другими командами сведено к минимуму и в случае с удаленной работой — это не критично для выполнения наших задач. Напротив, она открыла нам новые возможности, например, можно уехать на горный склон или к морю на длительный период, продолжать удаленно работать и повышать иммунитет.
Рассказывает Сергей, Head of Project Management Office
Проблемы
Переход на удаленную работу произошел достаточно легко и гладко. По началу, перевод на карантин был воспринят, как указание к действию. И, если честно, в первую очередь, все больше думали о непрерывности реализации бизнес-процессов, поддержания всех проектных активностей. Как только убедились, что все процессы продолжают выполняться на должном уровне, занялись оптимизацией коммуникаций, решением “бытовых” проблем и мониторингом состояния удаленных сотрудников. На этом этапе было важно получать обратную связь от сотрудников и оперативно реагировать. Компания активно помогала сотрудникам в создании комфортной рабочей среды дома. В ходе личных онлайн встреч с сотрудниками, а также встреч в рамках регулярных годовых и промежуточных оценок обсуждать вопросы, связанные с удаленной работой, стало правилом хорошего тона. Основные сложности лежали не в плоскости технической возможности выполнять свои должностные обязанности удаленно, а скорее в области организации пространства удаленной работы и интеграции рабочей жизни в домашний быт.
Техническое оснащение
В первые дни карантина все решали свои бытовые вопросы, пытаясь обустроить рабочее место дома. Компания предоставила возможность заказать из офиса доставку любой необходимой техники и предметов офисной мебели. Кому-то пришлось поменять домашний роутер на более мощный, а кому-то купить дополнительную антенну и изменить тариф мобильной связи, чтобы обеспечить надежный канал связи в загородном доме или на даче. Все остальные ресурсы, необходимые для работы, были и так доступны при наличии интернета.
Коммуникации
Работа с удаленными сотрудниками для нас не в новинку. Для нас не в новинку, но перевод одновременно всех сотрудников на такой режим работы вызвал некоторые сложности. При управлении удаленной командой нужно уделять гораздо больше времени командным коммуникациям и встречам тет-а-тет. Не удивительно, что первое время все доступные слоты для звонков и онлайн-встреч были полностью забиты на 2-3 недели вперед. С сотрудниками, требующими микроменеджмента и более частого контроля, проводились дополнительные мероприятия по обсуждению правил удаленной работы, режима доступности и времени отклика на запросы коллег.
Кроме того, за время карантина у нас было подписано несколько новых контрактов, в том числе с уже существующими клиентами. Один из них — достаточно большой проект с нашим партнером в ОАЭ, в котором было задействовано много инженеров из Москвы.Руководил проектом сотрудник венгерского офиса, а консультантом был сотрудник из офиса в Дубае. В рамках реализации проекта нам приходилось организовывать работу сотрудников в офисе, так как нужен был доступ к исследуемому автомобилю и специфическому оборудованию, а также согласовать с материнской компанией командировку в Дубай. Организация поездки оказалась квестом, так как несмотря на официальные заявления властей об открытии авиасообщение с ОАЭ, купить билет на самолет по-началу было просто невозможно. Конечно же, все закончилось успешно, сотрудник сдал все необходимые медицинские тесты, выполнил все формальные процедуры страны отправителя и страны назначения и успешно выполнил все поставленные задачи. При обычных обстоятельствах организация командировки в нашей компании — это хорошо отработанный бизнес-процесс, абсолютно не требующий твоего вовлечения. Однако, в этот раз за организацией командировки и перемещениями коллеги внимательно следила вся команда, так как поездка была определяющей для закрытия большого этапа по проекту.
С 2017 года Bright Box работает в составе международной страховой группы Zurich, которая сфокусирована на вопросах здоровья и безопасности сотрудников всех компаний, входящих в её состав. Поэтому мы не спешим открывать наши офисы, не отправляем людей в командировки, компенсируем сотрудникам затраты на тесты на коронавирус для возможности работы в офисе, если это крайне необходимо. И сегодня при найме в команду, мы меньше концентрируем внимание на офисных “плюшках” и больше делаем акцент на список реальных плюсов “удаленки”. Вот они:
Когда-то нам было сложно представить, что в один миг все компании перейдут на удаленный формат работы. У нас это было принято дважды в неделю поэтому нам удалось быстро перестроиться. Но большинство сотрудников все-таки признаются в потребности вживую пообщаться с коллегами хотя бы несколько раз в неделю. Так что окончательно отказаться от физического офиса мы пока не готовы, а вы?
- проблемы, с которыми столкнулись, и как их решили;
- техническое оснащение (что забрали с собой home office);
- внутренние и внешние коммуникации команд.
Рассказывает Денис, руководитель команды Firmware
Проблемы
Сотрудники Bright Box и до пандемии имели возможность работать из дома 2 дня в неделю, как правило по вторникам и четвергам. Когда дом стал офисом, начались в первую очередь психологические трудности — многим было трудно воссоздать рабочий контекст дома. Семейные отношения, привычки, информационный фон мешали.
В первую очередь, мы в команде столкнулись с проблемой сбитого режима, который в крайней форме переходил в бессоницу. Вопрос требовал введения режима дня — мы строго определили время начала работы, перерывы в ней и ее окончание. Далее командой было принято решение, о необходимости разделения рабочего и нерабочего пространства. Кто-то собрал себе рабочий стол, кто-то оборудовал комнату, кто-то балкон. HR и офис-менеджеры позаботились и обеспечили сотрудникам всё для комфорта – пуфики, настольные лампы, офисные стулья. Все для того, чтобы работа была связана с конкретным пространством, вход в него означал начало фокуса на задачах, а выход расслабление или переключение на домашние дела.
Из положительных изменений мы заметили, что отсутствие офисного шума увеличило скорость выполнения задач. И даже не смотря на то, что дополнительные встречи и организация новых информационных потоков частично восстановили этот фон, продуктивность сотрудников выросла по сравнению с офисной.
Больше всего при переходе на удаленку пострадала синергия между членами команды, а она крайне важна для более эффективного выполнения сложных задач и поиска лучших решений.
Техническое оснащение
Программисты забрали с собой действующие телематические устройства трех версий нашего продукта для того чтобы вести удаленную поддержку и разрабатывать новый функционал. Примерный набор устройств на каждого был следующим: 9 телематических устройств трех последних версий, 4 программатора, жгут для подключения эмулятора, трансмиттеры со жгутами, CAN Hacker, лабораторный блок питания, 3 тахографа, USB-расширитель портов.
Коммуникации
Специфика работы нашей команды состоит в том, что мы проводим исследования на автомобилях и нам важно их физическое присутствие рядом с офисом, либо возможность поработать на территории клиента. Написание и отладка кода, функциональные тесты также производятся на реальных авто.
Но в связи с пандемией мы сместили фокус на удаленные исследования. В локальных офисах или на стороне клиента выделяется компетентный сотрудник. При удаленной помощи нашего инженера он выполняет работы по исследованию, собирает и передает информацию на анализ, выполняет минимальные тесты. На основании этого команда предоставляет решение. Такой подход сопряжен с ограничениями, но в текущей ситуации он позволяет продолжать часть плановых работ без перемещений и командировок. Частично сотрудники проводят работы на личном транспорте или транспорте коллег.
Рассказывает Павел, руководитель команды Technical Support в России
Проблемы
Сложность удаленной работы в команде возникла в основном у сотрудников с детьми. В зависимости от возраста дети могут не понимать, что родителю нужно весь день работать, и он не может играть с ними.
Кроме того, до сих пор остро не хватает физического присутствия команды. Но и эту проблему стараемся решить. Для поддержки командного духа, и осведомленности сотрудников еженедельно проводится целый ряд мероприятий со стороны команды HR.
Техническое оснащение
Ничего нового для нашей работы придумывать не пришлось. Все инструменты мы используем каждый день даже вне периода самоизоляции: VoIP-телефония, система для отслеживания инцидентов, внутренние сервисы для работы с оборудованием и т.д.
Коммуникации
Наши клиенты делятся на два типа. Клиенты aftersales, купившие устройства на свои авто, и операторы каршеринга. Последним мы оказываем только информационную поддержку. Что касается aftersales клиентов, то мы помогаем им удалённо, как и всегда. У специалистов технической поддержки сменный график работы, поэтому и раньше было так, что если смена выпадала на субботу или воскресенье они помогали клиентам, находясь дома. Клиенты звонят на первую линию поддержки, которая помогает нам заводить обращения в систему инцидентов, или же пишут на почту, которая автоматом заводит такие же обращения. Дальше идёт оказание помощи по телефону или по почте.
Рассказывает Иван, руководитель Команды Product Development:
Проблемы
Для нас переход на удаленку произошел незаметно, так как наша команда и ранее работала в похожем формате. Мы всегда пользовались возможностью работать из дома по вторникам и четвергам, поэтому давно наладили систему удаленного общения полноценно заменяющую личные контакты в офисе. С приходом удаленки в нашей команде решились проблемы, которые имели место быть — все сотрудники доступны в рабочее время в почте, по телефону, в мессенджерах и не надо их искать по закоулкам офиса.
В начале перехода всех волновала неопределенность. Многие готовы были поехать работать в другой город/страну, но не решались, так как возможно в следующем месяце пришлось бы вернуться в офис. Сейчас этот вопрос отпал. В офисы мы не вернемся до конца марта 2021 года, а может и полностью перейдем на удаленный формат.
Техническое оснащение
С момента основания компании инструменты и технические решения, которые мы используем в работе, были рассчитаны на максимальную мобильность сотрудников. У каждого есть ноутбук, у некоторых даже два, так что проблем с доступом не возникает и работа идет без перебоев. Если же на удаленке у кого-то ломается рабочая техника, наш IT департамент может экстренно выслать ноутбук на замену. У всех есть необходимые доступы к офисным или облачным техническим площадкам.
Коммуникации
Наша команда работает максимально самодостаточно, поэтому взаимодействие с другими командами сведено к минимуму и в случае с удаленной работой — это не критично для выполнения наших задач. Напротив, она открыла нам новые возможности, например, можно уехать на горный склон или к морю на длительный период, продолжать удаленно работать и повышать иммунитет.
Рассказывает Сергей, Head of Project Management Office
Проблемы
Переход на удаленную работу произошел достаточно легко и гладко. По началу, перевод на карантин был воспринят, как указание к действию. И, если честно, в первую очередь, все больше думали о непрерывности реализации бизнес-процессов, поддержания всех проектных активностей. Как только убедились, что все процессы продолжают выполняться на должном уровне, занялись оптимизацией коммуникаций, решением “бытовых” проблем и мониторингом состояния удаленных сотрудников. На этом этапе было важно получать обратную связь от сотрудников и оперативно реагировать. Компания активно помогала сотрудникам в создании комфортной рабочей среды дома. В ходе личных онлайн встреч с сотрудниками, а также встреч в рамках регулярных годовых и промежуточных оценок обсуждать вопросы, связанные с удаленной работой, стало правилом хорошего тона. Основные сложности лежали не в плоскости технической возможности выполнять свои должностные обязанности удаленно, а скорее в области организации пространства удаленной работы и интеграции рабочей жизни в домашний быт.
Техническое оснащение
В первые дни карантина все решали свои бытовые вопросы, пытаясь обустроить рабочее место дома. Компания предоставила возможность заказать из офиса доставку любой необходимой техники и предметов офисной мебели. Кому-то пришлось поменять домашний роутер на более мощный, а кому-то купить дополнительную антенну и изменить тариф мобильной связи, чтобы обеспечить надежный канал связи в загородном доме или на даче. Все остальные ресурсы, необходимые для работы, были и так доступны при наличии интернета.
Коммуникации
Работа с удаленными сотрудниками для нас не в новинку. Для нас не в новинку, но перевод одновременно всех сотрудников на такой режим работы вызвал некоторые сложности. При управлении удаленной командой нужно уделять гораздо больше времени командным коммуникациям и встречам тет-а-тет. Не удивительно, что первое время все доступные слоты для звонков и онлайн-встреч были полностью забиты на 2-3 недели вперед. С сотрудниками, требующими микроменеджмента и более частого контроля, проводились дополнительные мероприятия по обсуждению правил удаленной работы, режима доступности и времени отклика на запросы коллег.
Кроме того, за время карантина у нас было подписано несколько новых контрактов, в том числе с уже существующими клиентами. Один из них — достаточно большой проект с нашим партнером в ОАЭ, в котором было задействовано много инженеров из Москвы.Руководил проектом сотрудник венгерского офиса, а консультантом был сотрудник из офиса в Дубае. В рамках реализации проекта нам приходилось организовывать работу сотрудников в офисе, так как нужен был доступ к исследуемому автомобилю и специфическому оборудованию, а также согласовать с материнской компанией командировку в Дубай. Организация поездки оказалась квестом, так как несмотря на официальные заявления властей об открытии авиасообщение с ОАЭ, купить билет на самолет по-началу было просто невозможно. Конечно же, все закончилось успешно, сотрудник сдал все необходимые медицинские тесты, выполнил все формальные процедуры страны отправителя и страны назначения и успешно выполнил все поставленные задачи. При обычных обстоятельствах организация командировки в нашей компании — это хорошо отработанный бизнес-процесс, абсолютно не требующий твоего вовлечения. Однако, в этот раз за организацией командировки и перемещениями коллеги внимательно следила вся команда, так как поездка была определяющей для закрытия большого этапа по проекту.
С 2017 года Bright Box работает в составе международной страховой группы Zurich, которая сфокусирована на вопросах здоровья и безопасности сотрудников всех компаний, входящих в её состав. Поэтому мы не спешим открывать наши офисы, не отправляем людей в командировки, компенсируем сотрудникам затраты на тесты на коронавирус для возможности работы в офисе, если это крайне необходимо. И сегодня при найме в команду, мы меньше концентрируем внимание на офисных “плюшках” и больше делаем акцент на список реальных плюсов “удаленки”. Вот они:
- Сотрудник может работать из любой локации при наличии интернета;
- Новый опыт в работе — наши инженеры нашли способ тестировать автомобили удаленно.
- Не нужно тратить время на дорогу;
- Экономия денег на обед, можно придерживаться своего режима питания и рациона;
- Планирование рабочего времени по своему желанию;
- Возможность проводить больше времени с семьей;
- Повышение уровня самоорганизации и ответственности;
- Тепло от ожидания встречи со своими коллегами;
- Экономия средств на содержание офиса (закупку канцтоваров, чая, кофе и тд) и командировки;
- Больше возможностей для удаленного обучения. Сотрудники стали активнее заниматься самообразованием и с удовольствием проходят онлайн курсы на образовательной платформе Zurich Insurance Group.
Когда-то нам было сложно представить, что в один миг все компании перейдут на удаленный формат работы. У нас это было принято дважды в неделю поэтому нам удалось быстро перестроиться. Но большинство сотрудников все-таки признаются в потребности вживую пообщаться с коллегами хотя бы несколько раз в неделю. Так что окончательно отказаться от физического офиса мы пока не готовы, а вы?
