По большому счету, любой проект — это переработка ресурсов в новый продукт или услугу. Да, каждый раз разных, но все же. Поэтому управление ресурсами проекта — это важная область знаний. Если у вас не хватит средств для создания продукта, то успеха ждать не стоит. Избыток ресурсов — тоже не очень хорошо, ведь тогда проект не будет рентабельным.
Так что любому руководителю пригодится умение распределять все виды ресурсов так, чтобы их было достаточно для достижения запланированных целей.
Управление ресурсами проекта: что это и зачем использовать?
Управление ресурсами проекта включает в себя планирование, составление графиков применения материальных ценностей и рабочей силы в рамках одного рабочего цикла — проекта. Грамотный менеджмент позволяет использовать ресурсы с максимальной эффективностью и обходиться необходимым минимумом.
В результате это приводит к тому, что проект завершается в срок и без дополнительных издержек. Вот только поймать такой баланс очень сложно.
Основные задачи управления ресурсами:
Прозрачное выполнение рабочих задач. Когда руководитель знает нагрузку своих сотрудников, он может распределять новые задачи, планировать график отпусков, назначать самым продуктивным премии и руководить коллективом эффективнее.
Снижение рисков. Когда вы используете планирование при управлении ресурсами, вы заранее знаете наиболее опасные места в плане, а значит, можете к ним подготовиться.
Оценка рентабельности инвестиций. Когда вы заранее знаете, какое количество материальных ресурсов будет задействовано в проекте, вы можете оценить окупаемость своих вложений.
Своевременное выполнение рабочих задач. Если команда работала в рамках плана, но в результате проект был завершен позже определенного срока или с выходом из бюджета, то руководитель знает: это произошло по независящим от них причинам.
Какие бывают ресурсы в проекте?
Чтобы управлять ресурсами, было бы неплохо представлять, какие они бывают. Иначе их нехватка может настигнуть в самый неподходящий момент. Например, если посреди проекта сотрудники поняли, что не хватает технических мощностей производства для выполнения нужного объема товаров. Или недостаточно опросов и исследований при разработке нового продукта. Такая ситуация может произойти, если руководитель проекта не рассматривал производственные мощности и информацию как ресурс. На деле же ресурсом в широком можно назвать практически все.
Ресурсы бывают:
Трудовые. Управление человеческими ресурсами проекта включает найм сотрудников и распределение задач. В планировании учитывается их загруженность, а также сфера деятельности и ответственность.
Финансовые. У каждого проекта есть бюджет. Чтобы в него уложиться, необходимо грамотно распределить финансы и оставить некоторую часть на непредвиденные расходы.
Материально-технические. Это сырье, материалы, заготовки, комплектующие и оборудование. Управление материальными ресурсами проекта включает закупки и контроль за расходом материалов. Оборудованием может быть не только условный станок. Например, для разработки ПО это компьютеры и необходимый софт.
Время. Тайм-менеджмент давно стал краеугольным камнем управления коллективом. Без правильного распределения времени этапы проекта могут затягиваться, из-за чего компания рискует не уложиться в срок.
Энергетические ресурсы. Сюда можно отнести мощности оборудования, топливо, расходы электроэнергии и пр.
Знания, инструменты, технологии и все, что можно отнести к интеллектуальному ресурсу компании. Очевидный факт — некомпетентные сотрудники без необходимых инструментов не смогут завершить качественный проект. Поэтому при управлении ресурсами важно также распределять знания и технологии, например, отправить кого-то на обучение, необходимое в рамках проекта.
Все типы ресурсов компании можно разделить на возобновляемые и невозобновляемые. Первые могут быть задействованы в разных циклах работы, в то время как невозобновляемые используются единожды, но зато имеют возможность к накоплению. Поэтому к ним применяются разные методы управления. Например, трудовой ресурс — возобновляемый, так как сотрудник может работать на разных проектах, его компетенция будет расти. А сырье — невозобновляемый ресурс, так как его можно израсходовать, а в случае невостребованности складировать.
Процессы управления ресурсами проекта
В зависимости от типа используемых в проекте ресурсов, используются разные подходы:
распределение — равномерное разделение ресурса на все этапы проекта, подтверждается отчетностью;
выравнивание — определяется дефицит или избыток в определенной области, происходит переброс ресурса на те задачи, в которых выявлен его недостаток;
сглаживание — контроль за соблюдением регламентов, чтобы ресурс не выходил за установленный лимит;
прогнозирование — это один из первых процессов, на нем составляют примерный план расхода ресурсов;
планирование — конкретный подсчет ресурсов, которые будут задействованы на разных этапах проекта.
Кроме того, в рамках планирования и распределения ресурсов проводятся работы по закупке. Под закупкой понимаются все мероприятия, связанные с обеспечением проекта нужными ресурсами. Это выбор поставщика, приобретение товаров и услуг, заключение договоров, организация бухгалтерской отчетности, организация доставки, хранение и учет. Это применимо не только к материальным ценностям, но и к трудовым и интеллектуальным ресурсам, только в этом случае будет закупка программного обеспечения, курсов, поиск новых сотрудников или услуг на аутсорсинге и пр.
Как создать план управления ресурсами?
Как правило, создается несколько планов под разные ресурсы. Отдельно стоит выделить план управления человеческими ресурсами проекта. В него входят члены команды, которые заняты на конкретном этапе проекта. Указывается количество сотрудников и временной период. Небольшой план на первый месяц работы над проектом может выглядеть так:
Мероприятие | Участники | Количество сотрудников | Временной период |
Заполнение брифа от клиента | Менеджер проекта | 1 | 01.06 – 05.06 |
Представитель заказчика | 1 | ||
Анкетирование ЦА | Ассистент аналитика | 1 | 06.06 – 15.06 |
Подготовка отчета | Аналитик | 1 | 16.06 |
Разработка концепции | Менеджер проекта | 1 | 17.06 – 25.06 |
Консультант | 1 | ||
Представитель заказчика | 1 | ||
Презентация концепции | Менеджер проекта | 1 | 26.06 |
Представитель заказчика | 1 |
Таким же образом можно составить финансовый план и таблицы по остальным ресурсам. Они помогут руководителю следить за всеми используемыми ресурсами, а сотрудникам дадут возможность иметь актуальную информацию перед глазами. Разработка плана включает этапы:
Определение целей проекта. Осуществляется после первого обсуждения проекта, его концепции.
Выявление объема работы. Это легче всего сделать, когда уже готово календарное планирование проекта.
Определение необходимых ресурсов по каждой из задач.
Поиск тех ресурсов, которыми уже располагает компания.
Планирование приобретения недостающих ресурсов.
План — это не строгая инструкция, в него можно и нужно вносить изменения. Поэтому необходим регулярный контроль за ходом выполнения работ.
Инструменты для управления ресурсами
Для создания плана проекта используют, например, диаграмму PERT и метод критического пути. Однако контроль ресурсов сложно осуществлять на коленке. Конечно, при небольшом бюджете и количестве сотрудников основные значения можно контролировать без сложной отчетности и записывать в таблице. Но чем крупнее проект, тем больше сфер деятельности необходимо контролировать.
В таком случае пригодятся системы управления проектами, в которых есть разные инструменты для планирования и аналитики, например, возможность строить диаграммы Ганта. Важно также иметь функционал для создания бюджета, чтобы отследить план и факт. В общем, чем нагляднее инструмент, тем лучше.
