Управление стратегией on-line на Битрикс24

Моя цель - предложение широкого ассортимента товаров и услуг на постоянно высоком качестве обслуживания по самым выгодным ценам.

Цель статьи, – показать примеры управления реализацией стратегии с помощью корпоративной единой информационной площадки на доступном инструменте, - Битрикс24. В статье на простом языке обсуждаются возможности управления стратегией с использованием данной информационной площадки. Для проработки примеров я взял бесплатный тарифный план Битрикс24, сделал необходимые настройки, ввел тестовые данные. Более глубокая проработка темы требует большей методологической проработки и более детальной технической и организационной реализации, и это тема отдельного более масштабного проекта.

Координация и организация усилий всех сотрудников в своей ежедневной работе в Компании должна быть «пропитана» стратегией, теми приоритетами и требованиями, которые в нее вложены. Это в идеальной ситуации. На практике бывает, как у Алисы, встретившей Чеширского кота.

Управление реализацией стратегии on-line, ежедневно, в «интерактиве», требует определенной эко-среды, информационной площадки, и Битрикс24 вполне может взять эту задачу на себя. У меня сложилось впечатление, что изначально типовой функционал Битрикс24 больше ориентирован на оперативное управление продажами, коммуникациями, задачами, проектами, на выполнение четких задач с коротким временным горизонтом. Но если текущие дела оторваны от стратегических целей, то есть риск дрифта в рутину, суету.  Поэтому, идеологически верно поле задач наполнять стратегическими целями и оперативными задачами, со своими временными горизонтами.

Кратко о стратегии. Стратегию можно понимать по-разному (существуют различные школы стратегий). Но как бы мы ее ни понимали, в сухом остатке должны быть обозначены приоритеты в виде каких-то понятных долгосрочных целей, показателей (рис.2) и способы их достижения, структурированные в планы и проекты (рис.3). Затем важно коммуницировать приоритеты сотрудникам, сделать их видимыми для сотрудников. Для этого рассматриваемая площадка вполне может подойти.

Забавный пример встретил на просторах интернета. Скажем, компания А занимается внедрением Битрикс24, но при этом не может организовать свой процесс стратегического развития с использованием Битрикс24, весь итог стратегических сессий оседает в файле MS Word и забывается, не оказывает влияния на текущие процессы. Естественный вопрос, - что мешает перенести итоги стратегической сессии в Битрикс24? Классическая ситуация, - «сапожник без сапог». Стоит отметить один известный подход, триада: «люди + процессы + инструмент», как основе для развития и управления изменениями в организации. Инструмент сам по себе не закроет всех вопросов, в статье я рассматриваю только инструментальную составляющую из триады, и привожу наглядные примеры, что и как можно настроить в системе, чтобы не терять связь оперативной деятельности со стратегическими приоритетами.

Для работы со стратегией можно создать отдельный проект (см. рис.1) со своей группой участников, и настроить его так, чтобы было удобно вести все активности, связанные с вопросами долгосрочного развития компании (хранить документы, ставить задачи, накапливать полезный материал, обсуждать итоги, планировать события и т.п.).

Рис.1. Создание нового проекта.
Рис.1. Создание нового проекта.

Битрикс24 имеет функциональность по работе с задачами, проектами, процессами, рабочими группами, и данную функциональность вполне можно адаптировать для контроля реализации стратегии. Через теги или пользовательские поля можно создать разные группы целей и задач, - выделить группу долгосрочных, стратегических целей, и группу текущих, в рамках года, квартала, месяца – оперативных задач, с разными участниками в группах. Набор правил, требований, по которым будут сделаны настройки в системе, важно продумать, согласовать заранее. Терминология продукта не содержит понятия «цель», приходится работать с сущностью «задача», на основе которой можно создать и цели, и показатели, и задачи.

Битрикс24 позволяет выстраивать взаимосвязи между задачами, как с учетом вложенности (иерархия задач), так и связывать задачи «по горизонтали» с учетом логики их реализации.

На примере, рис.2, стратегические цели обозначены тегом «стратегическая цель».

Если в системе не придерживаться определенных правил, со временем мы получим «оливье» из целей, задач, показателей, проектов и через какое-то время гибкие возможности системы приведут к информационной свалке, понадобится много усилий (времени, денег), чтобы все, что накопилось в системе «разгрести», систематизировать до состояния понятного, удобного для восприятия пользователя (руководителя, сотрудника).

Цели и задачи полезно связать с проектами, пример связки представлен на рис.2.

1 вариант, мы связываем с проектами стратегические цели, 2 вариант, внутри проекта существует своя структура проектных задач.

Рис.2. Реестр целей и задач.
Рис.2. Реестр целей и задач.
Рис.3. Реестр проектов, поддерживающих реализацию стратегии (пример).
Рис.3. Реестр проектов, поддерживающих реализацию стратегии (пример).

Условно скажем, что стратегия развития компании может состоять из счетной и описательной части. Счетная часть нам нужна для измерения прогресса, как мы движемся (для этого используем разного рода показатели, отчетность, оцениваем динамику). А описательная часть стратегии нам нужна для понимания сотрудниками, что мы хотим, чтобы сотрудники знали о стратегии (какие типы клиентов являются ключевыми для бизнеса, а какие – нет, и т.п.). Важен понятийный аппарат, который складывается в каждой компании, его также можно включить в тематическую базу знаний компании о стратегии. В базе знаний о стратегии можно более детально рассказать о самой стратегии, о рынке, трендах, тенденциях, новых продуктах/ технологиях и т.п. (примеры на рис.4-5) Что и как рассказывать - единого рецепта не существует. Важно, чтобы была закреплена ответственность за конкретным сотрудником актуализировать информацию в базе знаний, модерировать обсуждение, если необходима модерация, своевременно пополнять базу новым контентом, направлять информацию на ознакомление новым сотрудникам и т.п.

База знаний – внутренний сайт на портале Битрикс24. Данная информационная площадка предоставляет большие возможности накапливать знания в компании, обеспечивать сотрудникам удобный поиск, доступ необходимой информации (с учетом распределения прав доступа).

Рис.4. База знаний о стратегии развития, проектах, процессах.
Рис.4. База знаний о стратегии развития, проектах, процессах.
Рис.5. База знаний о стратегии развития.
Рис.5. База знаний о стратегии развития.
Источник: https://habr.com/ru/post/591079/

Интересные статьи

Интересные статьи

Ключевые тезисы: Взаимодействие между компонентами напрямую друг с другом может привести к неожиданному поведению, в котором сложно будет разобраться разработчикам, операторам и ...
Наиболее популярные топологии dc/dc преобразователей buck и boost имеют существенное ограничение: топология buck может лишь понижать входное напряжение, а топология boost только повыш...
В различных приложениях регулярно возникает задача по поддержке логики изменения во времени некоторого атрибута объекта относительно некоторого субъекта (или субъектов). Например, это может быт...
Недавно наш образовательный проект Техносфера выложил последние лекции из курса «Управление IT-проектами и продуктом». Вы получите знания в области управления продуктами и проектами на пример...
Один из самых острых вопросов при разработке на Битрикс - это миграции базы данных. Какие же способы облегчить эту задачу есть на данный момент?