Прежде чем перейти к статье, хочу вам представить, экономическую онлайн игру Brave Knights, в которой вы можете играть и зарабатывать. Регистируйтесь, играйте и зарабатывайте!
В Parallels 10 офисов по всему миру: в России, США, Европе, Китае, Японии, Австралии, Великобритании и других странах. Поэтому масштабы нынешнего коронакалипсиса стали нам понятны достаточно рано. В компании еще в феврале этого года всем сотрудникам рекомендовали «припарковать» зарубежные поездки. Далее в офисах появились санитайзеры и средства индивидуальной защиты. Следом мы начали готовиться к переводу персонала на 100% удаленный режим работы. Сегодня всем сотрудникам Parallels рекомендуется работать из дома. Более того, в России, мы решили оставаться по домам до 30 мая. Несмотря на «удаленку» вся команда в деле! Код пишется, бизнес движется.
В сложившейся непростой ситуации, мы решили не пасовать под натиском нависших вызовов, а принялись активно искать новые для себя возможности. Компания достаточно быстро адаптировались к текущим условиям. Мы перевели всех наших сотрудников и бизнес-процессы на удаленный режим работы.
Как мы все разъехались по домам
Когда стала очевидна опасность распространения COVID-19, мы достаточно быстро решили перевести всех наших сотрудников «на удаленку». Сам процесс переезда по домам занял несколько дней.
Мы заранее проинформировали коллектив о переходе на удаленный режим работы. Сотрудникам предстояло определиться с тем, какие именно вещи и офисное оборудование им необходимо взять с собой для работы из дома. Далее мы подписали с каждым членом команды дополнительное соглашение к трудовому договору, об обоюдном согласии на «удаленку». Это позволило компании сохранить все материальные выплаты персоналу, поскольку, как вы знаете, в трудовом законодательстве понятие «нерабочие дни» отсутствует.
При этом, стало очевидно, что даже при наличии нужного оборудования, люди могут понести дополнительные расходы. Например, возрастает объем домашнего интернет-трафика, появляется потребность в организации комфортного рабочего места, требуется докупить какое-то оборудование или расходные материалы и т.д.
Для этих целей мы выделили каждому сотруднику определенную, равную для всех, сумму денег на покрытие подобных непредвиденных расходов. Отчитываться за них по чекам не нужно. Мы считаем, что в нашей компании работают взрослые и сознательные люди. Кстати, мы также сохранили все выплаты сотрудникам для компенсаций обедов.
Чтобы персонал не чувствовал себя оторванным от жизни, для социального взаимодействия с коллегами, мы запустили еженедельные видеоконференции с участием всего коллектива. На этих встречах руководство Parallels делится с командой последними новостями и отвечает на любые вопросы. Это реально заряжает, объединяет и поднимает командный дух.
«Люди – это самая главная ценность нашей компании. Ключевая задача сегодня – обеспечить их безопасность и создать комфортные условия для работы», — отмечает Николай Добровольский, старший вице-президент Parallels.
Как начать работу ни разу не посетив офис
Несмотря на коронакризис, компания продолжает жить своей обычной жизнью, неотъемлемая часть которой — подбор новых сотрудников. Наши ректуреры работают не покладая рук, чтобы отыскать те самые таланты, которые могли бы идеально влиться в коллектив Parallels.
В новых условиях привычные способы подбора также претерпели некоторые изменения и теперь проводятся удаленно. Собеседования проходят онлайн по корпоративному средству связи с возможностью видеоконференции RingCentral.
Как всегда, тщательный отбор подразумевает несколько раундов интервью, которые также проходят онлайн, что позволяет получить о кандидате полную картину. Как только менеджеры по подбору персонала определяются с финальным кандидатом, HR делает оффер по электронной почте, кандидат его подписывает и указывает дату выхода. Опять же, все это онлайн, без личного контакта. Все персональные данные защищены. Для этих целей мы используем DocuSign.
Принимаем на работу дистанционно
Прием новых сотрудников, как ни удивительно, сегодня также проходит у нас онлайн. HR готовит все необходимые кадровые документы и передает новому сотруднику для подписи. Новобранец подписывает бумаги своей физической подписью и пересылает скан-копии в отдел персонала, следом направляя пакет документов по почте.
Старт карьеры
В первый рабочий день новый сотрудник получает приветственное письмо на предварительно созданный аккаунт в корпоративной почте с презентацией обо всех доступных ресурсах, бенефитах, процессах, системах и активностях в компании. За сотрудником всегда остается возможность задать любые вопросы и получить необходимые тренинги.
Также с новым сотрудником плотно работает его менеджер для погружения в работу, постановки задач на испытательный срок, а также происходит знакомство с процессами компании и другими членами команды. И это все также онлайн.
HR удаленно обеспечивает сотруднику прикрепление к корпоративной медицинской страховке и открытие счета для зарплатного проекта. Взаимодействие внутри команд происходит также онлайн. Все задачи регистрируются в Jira, стендапы и митинги собираются в RingCentral.
Владислав Слепов, инженер Parallels Cloud-team
«В моем случае все трудоустройство происходило полностью удаленно. В начале было три интервью, затем оформление и выход на работу. Коллеги из HR прислали мне PDF-файлы трудового договора, я все подписал через специальное приложение для iPhone и вышел на работу.
У меня был опыт «удаленки» на прошлом месте работы. Поэтому каких-то неудобств не было. Тем более, когда мне всю технику домой доставили, да и VPN просто по щелчку работает. С интернетом тоже проблем нет. Дома 500 Мбит, все просто летает. В работе из дома вообще ничего не отвлекает. Семьи пока нет. Животных тоже. Поэтому все тихо и спокойно.
Что касается офисного общения, то, безусловно, это важно. С другой стороны, иногда важны асинхронные коммуникации, когда написал человеку запрос и ждешь ответа, а не стучишь ему по спине, сидя на соседнем кресле.
Относительно дополнительных плюсов «удаленки» могу сказать, что несмотря на то, что я еще в офисе Parallels не был, поездка из дома до рабочего места на метро занимала бы у меня около часа. Сегодня же, мало того, что у меня получается реальная экономия времени и денег, так еще и высыпаться успеваю. Проснулся, позавтракал и уже на рабочем месте».
Эдуард Асриян, инженер Parallels Cloud-team
«У меня на «удаленке» достаточно простая ситуация возникла: в один момент перестало работать зарядное устройство для Mac. Это все ночью было. Я написал в HelpDesk. Ребята в десять утра ответили, а в 16.00 ко мне домой уже курьер привез новый комплект оборудования.
Что касается рабочих процессов, то у нас в команде есть ежедневные встречи онлайн. Там мы обычно обсуждаем текущие задачи, рассказываем о своих результатах или проблемах. По итогам этих митингов, как правило, возникают еще несколько рабочих конференций. Помимо этого, раз в две недели у нас еще видеоконференции с руководством. Там мы в целом о ситуации в компании можем поговорить.
Вообще, я бы не сказал, что моя производительность как-то изменилась. Первые пару недель было непривычно, конечно, из дома работать. Но, в целом, вполне комфортно. На самом деле, у нас в команде и до режима самоизоляции можно было какое-то время работать удаленно. Поэтому, с точки зрения процессов, у нас все достаточно выстроено было.
Что касается интернета, то в начале апреля у меня подтормаживала домашняя сеть. Тогда, насколько я понимаю, у всех провайдеров из-за роста нагрузки были проблемы. Приходилось видео во время видеоконференций отключать. Но это было в начале самоизоляции. Сейчас всё более-менее стабильно.
Что касается, интересных наблюдений, то в первые дни работы из дома обращал внимание на домашнее окружение, звуки и прочее. Все-таки офис настраивает на рабочий лад. Сейчас уже привык, конечно. Сразу нацеливаешься на работу, и ничего не отвлекает.
Ну и, конечно же, в офисе общение с коллегами очень заряжает. В первую неделю «удаленки» мы с ребятами, с которыми обычно в офисе на обед ходим, даже устраивали совместные онлайн обеды. Живого общения, конечно, не хватает».
«Удаленка» — это не каникулы
Позади первый месяц самоизоляции. Нельзя сказать, что все происходящее — это какой-то тривиальный сюжет. Нахождение в замкнутом пространстве в постоянном информационном давлении мало кому приятно. Поэтому, грамотная организация рабочего процесса, да и труд, как таковой — это, по-настоящему, спасительная таблетка от уныния.
Мы в Parallels смогли оперативно перестроиться в соответствии со сложившейся ситуацией, обеспечив тем самым работу компании в изменившихся условиях.
Тем не менее, для успешной и слаженной работы бизнеса на «удаленке», как нам кажется, необходимо обеспечить выполнение сразу несколько условий:
- организовать регулярный информационный обмен в коллективе;
- обеспечить оперативное материально-техническое снабжение сотрудников;
- построить простой, удобный и понятный документооборот;
- систематизировать рабочие процессы, в том числе связанные с управлением распределенной командой (графики встреч, исполнение задач, Jira и т.д.);
- быть готовыми решать любые, даже мелкие бытовые вопросы своих сотрудников;
- регулярно запрашивать обратную связь от своих сотрудников;
- быть на связи 24\7;
На нашем опыте можно сказать, что самоизоляция и «удаленка» совсем не похожи на летние каникулы. Но, как говорил царь Соломон: «Все проходит. И это пройдет!».
