Приближается годовщина массового перехода компаний на удалённую работу. Мы, как и многие другие компании, прошли все пять стадий принятия неизбежного. Кажется, сейчас можно подвести небольшие итоги: как мы впервые жили, работали, достигали результатов и не останавливались ни на минуту в эпоху пандемии. Думаем, что наш опыт может пригодиться другим HR-командам, переживающим этап быстрого роста компании, и мы рады им поделиться.
Подбор
Коронавирус настиг Кошелёк в самый неподходящий момент: на этапе стремительного развития. У нас просто не было возможности долго планировать и выстраивать процессы по-новому. Перед командой HR стояла большая задача – покрывать все запросы бизнеса максимально быстро и набирать сотрудников ещё быстрее.
Абсолютный рекорд, которого достигли наши рекрутеры — 8 человек в неделю. За весь год, проведённый удалённо, команда Кошелька выросла вдвое. 104 новых члена команды, в их числе разработчики, аналитики, руководители и многие другие. Что стоит за этой цифрой? Работа всего двух (на тот момент) рекрутеров!
Трудоустройство и адаптация персонала
Всего 5 дней нам понадобилось, чтобы разработать процесс удалённого трудоустройства, когда началась пандемия. Теперь кандидат, получивший оффер, начинает работу из дома, удалённо: курьер привозит ему необходимую технику, велком-пакет и оригиналы документов о приёме не работу. Помимо этого, в условиях удалёнки мы доработали онбординг: описали каждый шаг и детализировали взаимодействие между отделами. Сейчас каждый новичок знает, что сделать, чтобы лучше понять структуру компании, процессы, быстро влиться в команду. Один день – и перед вами готовый к работе сотрудник.
В онбординг входят несколько вводных инструктажей от коллег из разных отделов, знакомство в общих чатах, синхронизации каждую неделю или каждый день, всё зависит от команды. Мы не отказались и от нашей традиции – встречи со-основателя Филиппа Шубина с новыми сотрудниками через месяц после выхода на работу. Раньше эта встреча проходила в формате совместного обеда, сейчас же превратилась в геймифицированный онлайн-разговор. Кажется, теперь процесс адаптации настроен, как швейцарские часы.
Работа распределённых команд
Оказавшись в ситуации, когда просто нельзя останавливаться (проекты запущены, договорённости определены, нужно продолжать работать в том же темпе), когда каждый день важен, мы столкнулись с большим вызовом – как быстро настроить общение команд без потери качества? В Кошельке всегда была тёплая и дружеская атмосфера. Нам, правда, нравится общаться друг с другом. Турниры настолок, короткие разговоры за кофе, брейнштормы в удобных переговорных. Чем заменить это живое общение? Что ж. В пандемию весь наш мир поместился в рамках Slack и Teams. Команды встречаются на короткие дейли (мы, HR, называем их Будилки), а вместе мы проводим большие сессии и фасилитации в онлайне. Научились не стесняться неожиданного появления детей в камере и знаем «в лицо» всех домашних питомцев.
Появилась новая традиция – еженедельно команды представляют свои текущие и будущие проекты, рассказывают, чем они занимаются. Такие пятничные встречи помогают понимать свою роль, что и зачем мы делаем в Кошельке. У каждой команды есть задача раз в квартал выступить перед коллегами. Все встречи сохраняются во внутреннем облачном хранилище — их можно в любой момент пересмотреть, чтобы свериться с пониманием, куда идут команды по отдельности и компания целиком.
Ещё одна особенность, которая помогает нам чувствовать себя сопричастными к большим проектам Кошелька — это еженедельные лонгриды Филиппа. Разговор с командой длиною в год, фокус на самом важном, темы для дискуссий и большой толчок к развитию. В публикациях можно найти информацию и об общих OKR на квартал, и размышления о личной эффективности, и сводку последних новостей по отделам, а иногда даже приглашение помедитировать вместе.
Сейчас мы ближе друг к другу, чем были раньше, несмотря на расстояние: так, некоторых коллег мы никогда не видели в реальной жизни, но эта особенность совсем не мешает нам быть настоящей командой. Это видно и по скорости процессов, и по их эффективности.
Результаты? Например, Кошельку удалось выйти на рынок Беларуси со своим платёежным сервисом Кошелёк Pay в абсолютно удалённом формате. Все переговоры с партнёрами, заключённые договоры, акции продвижения – всё это мы сделали, находясь в России, каждый у себя дома. С участием новых членов команды. И это только один успешный пример из множества других.
Wellbeing
Ещё один важный шаг в первые месяцы пандемии — это организация постоянной поддержки команды. Каждый сотрудник компании может раз в квартал обратиться бесплатно за консультацией к психологу, а затем получить большую скидку на дальнейшие сессии. Сейчас мы работаем с двумя психологами из сервиса ALTER, регулярно их услугами пользуется около 15% сотрудников Кошелька.
Конечно, мы также делаем ставку и на разные практики для поддержания физического здоровья, неразрывно связанного с ментальным. Те, кто уже переболел коронавирусом или вакцинировался, могут бесплатно заниматься спортом в офисе или по корпоративной скидке в FitMost. Во время локдауна офисные занятия переезжали на онлайн-платформы: тренеры вели уроки в прямом эфире в ZOOM. А ещё у нас был специальный чат про домашние тренировки, где мы делились упражнениями и, например, рабочими схемами круговых.
В компании мы открыто говорим о выгорании, о том, как справляться со стрессом, учимся жизнестойкости. Обсуждаем вместе с биохакером Ильёй Мутовиным, как заботиться о теле, практикуем медитации с Глебом Калининым, Александром Кольским и Алексеем Ильичёвым. Интересно, что курс по медитации прошло больше тридцати человек, хотя изначальный запрос на него был от совсем небольшой группы. Мы на собственном примере показываем друг другу, как можно замедлиться и расслабиться, чтобы эффективнее работать вместе.
Внутренние коммуникации
До пандемии у нас была традиция регулярно собирать сводку новостей по отделам и верстать большое письмо с главными событиями месяца. Мы называем это письмо «Хроники Кошелька», и в пандемию его объём только вырос. Помимо блоков с новостями команд у нас появился общий блок с полезными ссылками (к примеру, на внутренние выступления) и раздел с новостями овсей компании. Сейчас мы уже так привыкли к Хроникам, что, если они вдруг не приходят вовремя, команда начинает нервничать. Кстати, следующей задачей после написания этой статьи у нас стоят эти самые Хроники за прошлый месяц!
Для общения по рабочим вопросам мы, как и многие, используем Slack. В разгар пандемии туда переехала вообще вся коммуникация: появились чаты про кулинарию и спорт в изоляции, образовались книжный клуб и клуб синефилов (видели бы вы наш тред о сериале «Sex education«!). Конечно, не обошлось и без «мемошной». Одно время мы даже выбирали лучший мем недели и дарили автору сертификат в Озон. Хит среди каналов — — «Служба сутулых собак», где сотрудники техподдержки публикуют забавные отзывы пользователей о нашем Кошельке.
Раз в неделю всем сотрудникам в Slack приходит дайджест событий, в которые можно вписаться и для обучения, и для развлечения. Когда к нам присоединяется новый сотрудник, он пишет небольшой рассказ о себе в общий канал — иногда такие представления приводят к объёмным тредам. Например, на прошлой неделе наш новый скрам-мастер Юля в своём сообщении-знакомстве упомянула, что работает удалённо из Новосибирска, и в комментариях собрался целый фан-клуб новосибирских мест. Открытая коммуникация всегда была одной из наших ценностей, и здорово, что у нас получается транслировать её даже в таких базовых вещах, как первая встреча сотрудника с командой.
Один из главных проектов во время пандемии для HR — безусловно, первый в истории Кошелька онлайн-корпоратив. Новогодние праздники обещали стать расцветом второй волны коронавируса, поэтому осенью мы приняли решение делать вечеринку в диджитал-формате.
Всё началось с подготовки: концепция, активности, выбор локаций и подрядчика для трансляции, сборы съёмочной группы. Нам хотелось разрушить стену (читай — проникнуть сквозь монитор) между участниками корпоратива, которые сидели по домам, и руководителями, которые вели трансляцию из студии. На помощь пришёл интерактив: каждому из почти двухсот членов команды в конце декабря курьером доставили Кошелёк Christmas Box. Да, даже тем, кто живёт в самых дальних уголках России. В состав бокса входили расходные материалы для мастер-классов в онлайне, сразу трёх: мы варили глинтвейн, пекли имбирное печенье и делали венок из веток нобилиса.
Трудных моментов в подготовке онлайн-корпоратива оказалось два: логистика и техническая часть. Доставить двум сотням людей бокс, наполовину состоящий из съедобных комплектующих, оказалось возможным благодаря собственному курьеру на полный день и проработанным маршрутным листам. Однако это не спасло нас от небольшого фейла: когда в день корпоратива коллеги открыли коробки, в некоторых из них всё же слегка повредились апельсины и наборы специй для глинтвейна. Спасала нас в этих случаях точечная доставка от Самоката.
Техническая часть — отдельный нелёгкий блок работы. Транслировать одновременно три мастер-класса на лендинг с корпоративом мы могли бы и с обычных веб-камер, встроенных в ноутбуки. Но зачем, если можно собрать профессиональный сет-ап и сделать всамделишное кулинарное шоу? Поэтому мы обратились к видеоподрядчикам и собрали целую студию с несколькими камерами, режиссёром и двумя операторами.
По отзывам коллег, мастер-классы получились если не на уровне любимого в юности «Смака», то точно не хуже кулинарных Youtube-шоу. И за этим также стоит хрупкая HR-команда, которая сначала пару недель вручную комплектовала новогодние подарки, затем руководила логистикой, а потом продюсировала съёмку корпоратива.
Самая новая инициатива для усиления внутренних коммуникаций в Кошельке — бот Random Coffee в Slack. За год в компанию вышло сто четыре новых сотрудника, большинство из них проходили онбординг в онлайне. В какой-то момент мы поняли, что люди в разных командах не очень хорошо знакомы друг с другом, а иногда вообще не представляют, чем занимается тот или иной коллега.
Разными вариациями Random Coffee пользуются многие IT-компании на рынке, но мы созрели для этой инициативы только в начале 2021. Запустили бота, добавили в чат самых активных коллег, протестировали одну неделю, а потом раскатали на всех желающих. И это сработало! Уже три недели юристы знакомятся с разработчиками, а тимлиды с аккаунт-менеджерами, и кажется, отзывы говорят сами за себя:
Ну а другие внешние мероприятия по сплочению нам заменил Team Spirit — это квизы для команд о них самих. Идею придумал Миша Иванов — основатель Узнавайзинга, а мы её адаптировали под наши потребности. За полтора часа участники команд узнают привычки друг друга, интересы и хобби, мечты и планы на будущее. И становятся ещё ближе друг к другу.
Обучение и развитие
Пандемия показала, как важно быстро находить решения, быть гибкими, перестраиваться и двигаться дальше. Команда HR даёт возможности для обучения сотрудников полезным навыкам через внешние и внутренние программы. В 2020 году их стало намного больше. Мы двигаемся как в направлении hard skills (например, приглашаем спикеров из интересных нам компаний и поддерживаем инициативы сотрудников в их профессиональном развитии), так и делаем большую ставку на soft skills и внутренние программы. Тестируем формат MOOC и студий развития навыков, например, учимся управлению временем.
В рамках внешнего обучения для нас выступали коллеги из Тинькофф с рассказом о менеджменте команды разработки, ребята из Sailplay с вебинаром об автоматизации маркетинга. В марте мы планируем познакомиться с проектом W1D1 и их основателем Лёшей Ивановским, а однажды приглашали спикера из инвестиционной компании, чтобы научиться вкладывать деньги грамотно.
Корпоративная культура и ценности
История Кошелька – история людей, которым хватает смелости, чтобы создавать новое, и упорства, чтобы не отступать, когда никто не верит в их успех. Следуя этой традиции, в 2020 году был запущен большой проект описания и каскадирования ценностей, удалённо! Компания переживает этап стремительного роста, и наступил момент, когда необходимо зафиксировать особенности культуры и правильно их транслировать новым сотрудникам.
Для разработки ценностей был выбран двойной путь bottom-up и top-down: мнения сотрудников объединились в смысловые категории, уточнялись через работу с собственниками и топ-командой (связь ценностей с миссией и стратегией), далее формулировался вординг. Следующий этап – трансляция на команду.
Мы хотели, чтобы наши ценности были живыми, чтобы они были не просто лозунгами на стене. Поэтому этот этап у нас прошёл в формате интерактивных сессий с каждым сотрудником: представление ценностей, что за ними стоит, почему именно они важны компании и людям, которые здесь работают.
А ещё мы разработали принципы совместной работы, основанные на ценностях, чтобы сделать удалённую работу проще и удобнее.
Впереди нас ждёт включение ценностей во все процессы компании и, в первую очередь, в процессы HR. Разработаны корпоративные компетенции, которые лягут в основу подбора и оценки, чтобы мы могли сразу определять, подходит ли человеку наша корпоративная культура.
Кстати, трансляция ценностей началась и на новогоднем онлайн-ивенте: те самые коробки с подарками были перевязаны лентой с хедлайном, отражающим наши амбиции. Говорят, оценили не только все члены команды, но и их питомцы.
Резюмируя
Чему мы точно научились в пандемию, так это принимать быстрые решения и продюсировать новые проекты удалённо. Эти навыки удачно работают в комбо, если у вас есть команда из «заряженных» HR и активных сотрудников, которые собственным участием привлекут к активностям и остальную команду.
Что важно помнить:
Не все активности «выстреливают», и это нормально. Какие-то проекты могут откликнуться только у пяти человек из двух сотен, а на другие все сто мест разлетятся за один час после анонса. Пробуйте разные форматы и находите работающие конкретно для вас;
Обязательно рассказывайте коллегам о ценности внутренних проектов: почему им понравится участвовать в опросах, фокус-группе или онлайн-квизе? Зачем им тратить час личного времени на коммуникацию с незнакомыми коллегами? Иногда мотивы участия до последнего не ясны и самому сотруднику. Ваша задача — навести его на размышления об этом и предложить варианты;
Автоматизируйте максимальное количество процессов. Это поможет уделять больше времени тем задачам, где важно личное погружение, и сэкономит нервы команды;
Открыто говорите о проделанной работе. Большая часть работы HR остаётся подводной частью айсберга: она есть, но не видна сотруднику со стороны. Устраивайте демо-дни, презентации, показывайте не только результат, но и процессы — инсайты всегда интересны сотрудникам вне вашего отдела. Мы, например, делаем это раз в квартал, в том числе задавая коллегам вопрос: чем ещё мы могли бы вам помочь? Как сделать работу комфортнее?
Пункт, логично вытекающий из предыдущего, — чаще консультируйтесь. Задавайте вопросы и руководителям, и разработчикам, и менеджерам. Никто лучше самих сотрудников не знает, чего они хотят, так почему бы не спросить у них об этом?
На 2021 у нас ещё много планов, например, улучшение автоматизации HR-процессов. Но об этом мы расскажем в следующий раз. Будем рады ответить на вопросы и поделиться опытом в комментариях!
