Разработчик программного обеспечения Atlassian, который владеет Trello и Jira, начнет отключать от сервисов учетные записи, зарегистрированные из России и Белоруссии. Об этом компания сообщила в рассылке для пользователей несколько дней назад. Что делать тем, чьи процессы завязаны на эти сервисы?
Всем привет! Меня зовут Саша Комбаров и недавно я перевел команду из 50 человек из Trello в отечественный аналог. Расскажу с какими проблемами мы столкнулись, какие были аналоги и почему идеальный трекер вы никогда не найдете. В общем, наш личный опыт. Кстати, именно поэтому мы разработали надстройку над трекером: систему подсчета эффективности исполнителей и проектов — Reporter.
Предыстория
С основания компании в 2017 году и до 2022 года работали в Trello — простом и удобном таск-трекере. В Trello можно сколько угодно создавать пространств, досок и задач, добавлять артефакты к задачам, чек-листы, отслеживать прогресс задачи. Но не было и нет учета времени по задачам. Соответственно, менеджеру приходилось вручную подсчитывать затраченные ресурсы по каждому проекту, что отнимало достаточно много ресурсов, не всегда было точным, а в моменте посмотреть отчет и эффективность проектов не представлялось возможным. С ростом количества проектов осознали, что это нужно автоматизировать :)
Собрали основные требования, что бы мы хотели от трекера:
Канбан доска;
В задачу можно добавлять материалы и чек-листы;
Исполнитель может автоматически и вручную логировать время;
Автоматический подсчет планируемых и затраченных часов за отчетный период;
Подсчет эффективности выполненных задач;
Список выполненных задач;
Отчеты исполнителей за день;
Разделение прав доступа для менеджеров и исполнителей.
Начали складывать сервисы, которые могли бы нам подойти, в Google таблицу. В разное время попробовали YouTrack, Toggl и GanttPRO. Не зашло.
Переезд в отечественный трекер
В марте 2022 в Trello пропала возможность добавлять новых пользователей, также стало невозможным платить за иностранные сервисы с российских банковских карт. Из-за всех танцев с бубном стоимость увеличилась примерно в два раза.
В том же 2022 году были первые слухи, что сервисы для российских компаний отключат, поэтому решили искать отечественные альтернативы. Выбор пал на Kaiten, так как он один из нашей таблицы наиболее нам подходил.
Сразу скажу, что мы не собрали все вещи и переехали в новый инструмент всей компанией. Сначала решили протестировать это с командой добровольцев, перенеся их работу в Kaiten. Когда убедились, что ребята могут использовать нужные функции и работают с комфортом, мы подтянули все остальные команды.
Импортировать карточки из Trello или Jira в текущие статусы, а затем привязать к ним исполнителей можно буквально в несколько шагов:
Так, переехали, идем дальше :)
Организация работ команд
Для каждого нового проекта у нас формируется отдельная проектная группа, которую ведет менеджер. Но, что важно, менеджер может вести одновременно 4-5 проектов.
Чтобы это визуализировать, мы создали отдельные пространства в Kaiten для каждого проекта. Все эти пространства создавались по одному шаблону:
Слева на пространстве есть доска «Инфо», в карточках которой лежит вся информация по проекту с ссылками на документы и другими нужными файлами.
Рядом с ней — «Задачи» — основная доска проектной команды. Согласно всем канбан-канонам задачи двигаются по этапам слева направо. Это колонки: «Очередь», «Выполняется», «На проверке», «Проверено». Для каждой итерации мы сделали отдельные дорожки — так гораздо проще отслеживать эффективность работы.
Справа расположилась доска «Архив». В Kaiten можно архивировать карточки, чтобы готовые задачи не занимали место на доске, но хранились в специальном месте пространства. Мы с командой сделали отдельную доску, которую также назвали архивом, чтобы удобнее взаимодействовать с выполненными задачами. Завершенные карточки лежат на ней какое-то время, прежде чем автоматически улететь в архив пространства.
Внутри карточек мы используем почти все доступные поля, чтобы описать задачу, визуализировать всю важную информацию и избежать лишних коммуникаций. Например, мы всегда проставляем размер задачи, ставим метки, пишем описание задачи, указываем срок, добавляем участников и назначаем ответственного сотрудника.
Отдельно отмечу чек-листы. В карточке может быть сразу несколько чек-листов. Некоторые из них могут быть шаблонными, некоторые ребята создают по личной потребности индивидуально для каждой задачи. Например, один чек-лист описывает бизнес-логику, как задача должна быть сделана, а другой — тест-кейс, который регулирует взаимодействие тестировщика с разработчиком.
Чтобы менеджеру было удобно вести все свои проекты, он может переключаться между пространствами с помощью бокового меню. Так, бросив один взгляд на доску, будет понятно, на каком этапе находятся задачи, чем занимается конкретный сотрудник и как закрываются чек-листы.
Кстати, для регулирования доступов к разным пространствам мы используем группы пользователей. К примеру, если к нам пришел новый менеджер, будет достаточно добавить его в группу админов, чтобы новый сотрудник автоматически получил доступ к нужным пространствам.
Самая важная функция — тайм-трекер
Учет времени — функция, ради которой и затевался этот переезд в новый сервис. Нам жизненно необходимо было фиксировать время работы с задачами, чтобы сделать процесс прозрачным, и позже понимать рентабельность проектов и эффективность работы сотрудников.
Внутри карточки есть специальное поле, где мы выставляем размер — указываем количество часов, которое сотрудник запланировал на решение задачи.
Как только задача берется в работу, исполнитель запускает таймер и прописывает в специальном поле, что конкретно он делал в это время.
Сразу отмечу один момент — крайне важно договориться с членами команды, чтобы они отмечали свое реальное время работы с задачами. Руководство должно объяснить, что вы не играете в агентов ФСБ или Большого Брата для тотального контроля или наказаний.
Ваша цель — выстроить прозрачный и удобный рабочий процесс, чтобы в итоге грамотно балансировать нагрузку между сотрудниками и зарабатывать больше.
Позже всё это формируется в отчет о фактически затраченном времени. Я или менеджер проекта могут в любое время посмотреть отчет и проанализировать, сколько времени было затрачено на отдельную задачу или проект в целом. К примеру, если изначально мы запланировали 100 часов, но по итогу проработали 130, значит что-то пошло не так — проект нерентабельный, есть проблемы в работе или сотрудники работали неэффективно и т.д.
Кроме того, такой детальный учет времени помогает оценить, сколько ресурсов у нас уходит на типичные задачи. Поэтому, если в следующий раз на этом или другом проекте мы будем выполнять аналогичную задачу, то сможем точно оценить ее размер.
Внутри карточки можно посмотреть, отработал ли конкретный сотрудник норму часов за неделю и чем именно он занимался.
Reporter — что ты такое
Еще год назад исполнители отправляли ежедневные отчеты менеджеру в мессенджер. Сейчас даже как-то звучит дико, но так мы были уверены, что время точно не потеряется, плюс это дисциплинировало коллег.
Kaiten немного автоматизировал это, нужно было только зайти в дашборд и скопировать задачи.
Я готовил описание задач под наш небольшой сервис, который позволял бы смотреть отчеты за каждый день на одной странице, отслеживать эффективность по проектам и исполнителям. Это бы позволило не отправлять ежедневные отчеты.
Но у нас появился промежуточный этап. Один из разработчиков интегрировался с Kaiten и сделал страницу с отчетами по каждому дню. Назвал его лаконично — Reporter. Мне понравилось :)
Решили сначала использовать «программистский дизайн» и сформировать необходимые нам отчеты как можно быстрее, а затем уже освежить и дизайн, и фронт.
Несмотря на то, что в Kaiten удобно устроен сам таймер и все данные собираются в разные типы отчетов, нам не хватало удобной визуализации. Было муторно скачивать отчеты в Excel и вручную доставать нужные данные.
И раз уж мы разработчки, которые хотели автоматизировать всё по максимуму, мы решили адаптировать систему отчетов под себя (благо у Kaiten есть открытый и довольно удобный API). Так и появился специальный плагин Reporter.
Что за зверь этот Reporter и что же он умеет?
1. Формировать отчет за день по выбранному сотруднику.
Плагин подгружает данные из Kaiten и в один клик показывает все затраченные часы сотрудника и комментарии по ним. Отчет доступен и исполнителям, и менеджерам.
2. В процентах показывать эффективность работы исполнителей.
На этой странице менеджер или я можем отследить, отношение запланированного и по факту затраченного сотрудником времени. Можно посмотреть данные по всем проектам или выбрать один конкретный. Также отчет показывает, сколько часов разработчик был активен в сервисе.
3. Формировать статистику всех сотрудников.
Например, сколько часов они отработали в конкретный день или посмотреть подробную информацию о каждом.
5. Показывать общую статистику по проекту.
Reporter достает данные по всем задачам на пространстве проекта и сравнивает план и факт по запланированному и потраченному времени на проект. Также показывает прогресс по проекту — сколько задач в очереди, в работе и готово.
Ну и как же без темной темы, многие ее оценили.
Reporter помог упросить процесс сбора данных о работе над проектами, что в свою очередь привело к повышению контроля эффективности внутри команды.
Наши промежуточные результаты
Иногда я читаю истории, как команды бунтуют, когда руководство просит их трекать время. В этих случаях мне кажется, что дело не в инструменте, а в его правильном использовании и моральной подготовке сотрудников. Лично мы подошли к вопросу переезда серьезно и подготовили почву для команды, чтобы ребятам было проще адаптироваться:
Пообщались с командой и объяснили, для чего нам нужно учитывать время и как это улучшит работу веб-студии.
Написали регламент работы в новом инструменте и рассказали об основных фишках.
Сделали небольшой собственный FAQ и провели несколько встреч с отработкой вопросов.
Конечно и у нас не обошлось без шероховатостей — привыкать к чему то новому без них невозможно. Но они же стали толчком к разработке Reporter, который облегчил и сделал рабочий процесс еще прозрачнее.
Спустя год после перехода в трекер, я уверенно могу сказать, что это было верным решением — мы выросли ~ на 30%. Качество постановки и контроля задач стало выше. Мы понимаем, куда и сколько тратится времени на проект. Эти данные помогают отследить, сколько ресурсов фактически тратится на разработку и здраво оценить свои возможности. Таким образом мы можем точнее устанавливать сроки работы над проектом и не бояться факапов.
Ну и еще один вывод — не гонитесь за двумя зайцами сразу :) Выберите, что для вас важнее, а затем подбирайте сервис. Лучше с API, чтобы вы могли через какое-то время расширить его под себя.
Переехали из Jira или Trello? Какой таск/тайм трекер используете? Считаете ли эффективность и рентабельность?
Делитесь в комментариях :)
