Как не продалбывать задачи: like a PROcessing unit

Чтобы не продалбывать задачи нужно следовать 47 правилам в работе и жизни… стоп. Так не работает, мы же знаем. Я решил формализовать свою систему контроля задач и описать её в пошаговом гайде – с порядком и постепенным усложнением. Хочется научиться работать как процессор? Добро пожаловать под кат.

Гайд больше подойдёт тем, у кого больше 5-7 задач в день (не только рабочих, но и повседневных, личных или административных), в первую очередь лидам / продактам / проджектам и менеджерам. Но! Читай ниже предисловие – софт скилл контроля задач, думаю, в наше время нужен всем ;)

Оглавление

1. Предисловие

2. Инструмент-1: техника

3. Инструмент-2: голова

4. Отправка входящих задач в очередь

5. Отметка выполнения и перенос задач

6. Отправка исходящих задач в очередь

7. Работа с прерываниями (новыми задачами и внешними раздражителями)

8. Упорядочивание почты (очереди задач)

9. Виды задач и время выполнения

10. Группировка и планирование за пределами недели

11. Итоговая схема работы и заключение

Предисловие

В основу создания этого гайда и системы контроля задач я вложил 3 вводных тезиса, где-то вы узнаете себя.

Во-первых, все мы знаем, что в современном мире великое множество источников информации и источников задач – почта, мессенджеры, тикет-системы, звонки от менеджеров и многое другое. И есть 2 категории людей:

1. Тысячи непрочитанных сообщений и писем, регулярные «авралы» и, как говорится, LIFO / FIFO режим работы

2. Пустой inbox, всё по полочкам, тотальный тайм-менеджмент (а иногда и прозвище «душнила»)

Конечно хочется, чтобы все мы были ближе ко 2-й категории, но без фанатизма.

Во-вторых, те самые soft skills, о которых трубят отовсюду (из тех самых множеств источников информации), которые тебе уже нужны чуть ли не на junior уровне. И они реально нужны – если ты не можешь нормально сформулировать баг / тикет / аналитику, докладывать на митах и помогать своей команде, далеко уехать будет сложно, будь ты хоть инженер, хоть менеджер.

В-третьих, недавно на глаза попалась интересная статья. Её краткая суть в том, что лидеру нужно стремление к продвижению изменений, или, говоря по-нашему, нужно уметь «пинать» и пушить много разных задач, чтобы команда / компания двигалась вперёд. А чтобы эффективно пушить множество задач – нужна система их контроля.

Исходя из этих наблюдений за последние годы моей карьеры, я заметил, что и инженеры, и менеджеры тем успешнее, чем большее кол-во активностей и задач они могут контролировать одновременно. Просто сравните junior-специалиста и своего CTO / CIO: у первого, например, 3-5 задач в день, а сколько у топ-менеджера? Иногда под 100 в день!

Работая вместе с такими «супер-администраторами», коих достаточно немного в нашем мире, примерно лет 5 назад я начал (сам того не зная) внедрять в свои будни систему контроля задач, периодически совершенствуя её для ускорения рутинной работы и повышения качества, т.е. для отсутствия «пропущенных» задач, которые теряются из виду и не доводятся до конца.

Как процессор

В этом гайде я проведу аналогию системы контроля задач с процессором. Неважно, какой архитектуры или насколько он сложный, но выполняет он, если сильно упростить, 3 задачи:

1. Выполняет вычисления или, другими словами, делает работу

2. Помещает работу в очередь и двигается по ней от одной работы к другой

3. Слушает прерывания, для того, чтобы переключиться на другую работу

И без шагов вправо или влево. Попробуем следовать примерно таким же правилам и построим систему контроля задач. Итак, поехали!

Инструмент-1: техника

Работать мы все умеем, но не все умеют хранить очередь задач. Для этого нам нужно выбрать инструмент. Ниже приведу требования, которые помогут экономить время при контроле задач. Инструмент должен:

1. Быть единственным! Иначе и вам придётся быть инструментом по менеджменту инструментов хранения задач ;)

2. По клику, минимальному действию, создавать и помещать задачу в очередь

3. Быть в среде выполнения задач, т.е. если вы 90% времени работаете в jira, то и очередь задач стоит хранить там

4. По клику, минимальному действию, отобразить статус задачи или её состояние

5. Контролировать загрузку очереди в течение недели, чтобы можно было отправлять задачу «на завтра» или на след. неделю

6. Возможность оставлять пометки / комментарии

Я выбрал MS Outlook в основном из-за пункта 3, т.к. там есть кнопка отображения связанных писем и с минимальным количеством действий можно работать с очередью задач.

Т.е., забегая немного вперёд, например, я сегодня пишу письмо и прошу ответить сегодня. Ставлю себе эту задачу (проверить, ответили ли мне сегодня) в очередь задач и на следующий день по 1 клику правой кнопкой по письму, на картинке ниже узнаю, ответили мне или нет.

В этом плюс этого инструмента. Можете попробовать любой другой (Trello, Jira), но в нём обязательно должна быть возможность узнать о состоянии задачи и как можно быстрее, чтобы не тратить на это ваше время. Таким образом блокнот или бумага может не подойти, т.к. потребуется больше времени на контроль состояния задачи — это тоже работа и на это будет уходить время.

Инструмент-2: голова

Здесь немного сложнее – нужно научиться работать с прерываниями (новыми задачами / вопросами / раздражителями) как процессор:

1. Либо делаешь задачу прямо сейчас, как только она поступила, т.е. отрабатываешь это прерывание – тратя 1-3-5 минут, нужно подобрать для себя интервал. У меня он равен примерно 2-3 минутам при 25-40 задачах разной длительности в день.

2. Либо кладёшь задачу в очередь и пишешь о сроке инициатору, кто тебе принёс задачу.

ВАЖНО: если не сделал ни то, ни то – задача будет утеряна до тех пор, пока тебя не «пнут», что не очень приятно! А если ты менеджер среднего или топ-уровня – никто может и не напомнить ;)

Приведу примеры из родной области тестирования:

1. Ты тестировщик, в чате релиза пишут «а какой тикет по этой проблеме глянуть?», ты тратишь 2 минуты – кидаешь тикет в ответ – задача-прерывание закрыта – возвращаешься к другой задаче / следующему прерыванию-раздражителю. Не нужно использовать очередь задач.

2. Ты тестировщик, в чате релиза пишут «а скиньте все тикеты и репорт со вчерашнего тестирования», ты понимаешь, что это дольше чем 2 минуты – вносишь себе эту задачу в очередь на сегодня – в виде: «скинуть в чатик Х репорт по тестированию системы Y» – отписываешься в чатик «скину сегодня сюда в чатик»;

   Возвращаешься к тому, что делал или следующей задаче;

   Как только ты её сделал, возвращаешься к списку задач и видишь там задачу из п.2 – делаешь её вовремя – все довольны!

Ниже рассмотрю, как можно прийти к такому режиму, хоть на это может уйти достаточно много времени, но оно того стоит! Основное на данном шаге запомнить это простое правило – «Либо делай сейчас, либо положи в очередь!». Процессор же не теряет задачи, будь как процессор.

Отправка входящих задач в очередь

Итак, у нас есть технический инструмент, есть голова с правилом-инструкцией «делай сейчас или положи в очередь», пора копить бэклог.

И первый шаг достаточно прост: вспоминаем правило из предыдущего пункта гайда – получил задачу неважно из какого источника – поставь на неё «флажок», т.е. отправь в очередь выполнения.

Для писем в Outlook это проще всего – просто нажми на флажок напротив письма:

Если задача из чатика или, например, группа тикетов в jira, то в Outlook тоже добавляются просто: переходим в раздел «Задачи» и пишем новую задачу себе вверху:

Внутри задачи можно оставить ссылку / комментарий о том, что нужно сделать: созданная задача откроется по двойному клику.

Попробуйте прямо сегодня (или сейчас) записать все свои задачи на день в Outlook / трекер.

Отметка выполнения и перенос задач

У нас теперь есть накопленная очередь задач и нужно с ними работать. Всё просто – когда заканчиваются внешние раздражители / очередной конфколл, открывайте список задач и выполняйте следующую.

После выполнения просто 1 клик по флажку в Outlook и задача уходит из списка в выполненные:

Если задачу нужно делать не сегодня (или вы понимаете, что не успеете её сделать сегодня) – нужно перенести её на завтра или другой день. Для этого кликаем правой кнопкой мыши по флажку и выбираем нужную опцию:

Если выбрать «Другой» можно задать нужную дату, когда нужно вернуться к задаче.

На этом шаге важны ещё 2 момента:

1. Если вы хотите быть отзывчивым и хорошим сотрудником, то при переносе задачи сообщите инициатору о новом сроке, например, «сорри, сегодня не успел посмотреть эти задачки, посмотрю послезавтра». Согласитесь, и вам будет приятно получать такие уведомления, а не «пинать» своих коллег по вашим темам.

2. Когда начнёте распределять задачи по дням, вы увидите, что Outlook помечает флажки разным цветом. То, что нужно было сделать сегодня или ранее – флажок будет красный. Тут как раз важный, в том числе психологический момент – в конце дня не должно остаться красных флажков или задач сроком на сегодня или раньше! Нужно все задачи либо выполнить, либо перенести на другой день (сообщив об этом коллегам! См. п.1 выше).

Отправка исходящих задач в очередь

Итак, мы умеем отправлять входящие к нам задачи в очередь, отмечать их выполнение и переносить их на ближайшее время. Таким образом можно наполнять каждый свой день структурированной работой!

Давайте немного усложним и научимся быстро отмечать задачи по актуализации статуса исходящих от вас просьб / поручений (и да простят меня в комментариях – отмечать задачи вида «пнуть»).

Для исходящего письма, это можно сделать в самом письме перед отправкой:

Или пометить тем же самым флажком письмо в папке отправленных писем, как мы делали выше в гайде.

Обычно я ставлю в каждом более-менее важном письме срок «Завтра», т.к. по умолчанию ожидаю, что люди отвечают в течение суток (если нужно быстрее – пишите в письмах / сообщениях – когда вы хотите получить ответ!). А далее всё по нашей схеме уже известных действий, для этого примера:

1. Я на следующий день вижу флажок на моём письме – беру в работу эту задачу: «спросить статус моего письма / получить ответ».

2. По правой кнопке выбираю «найти связанные», «сообщения в этой беседе» и смотрю поступил ли мне ответ;

   Если ответ не поступил, я спрошу ещё раз письмом / в мессенджере / звонком (в зависимости от важности и срочности);

   Если ответ поступил и мне ничего дальше с ним делать не нужно, я снимаю флажок с этой «исходящей» задачи. Ну а если нужно, то снова помечаю флажком ответ и продолжу с ним работу позже.

3. Двигаюсь дальше по списку очереди задач к следующему пункту.

Работа с прерываниями (новыми задачами и внешними раздражителями)

Теперь мы умеем работать с очередью задач и при должной тренировке ничего не пропускать! Но, думаю, вам, как и мне, каждый божий день пишут в 100 чатах и тегают в 100 тикетах, тут никакого бэклога не напасёшься!

Именно для этого и введено правило 1-2-5 минут на задачу, которую ты либо делаешь сейчас, либо добавляешь к себе в очередь.

Для эффективного управления внешними раздражителями (или по аналогии с процессором – прерываниями) стоит установить правила:

1. Если взялся за работу над задачей из списка – не смотри чаты / теги / почту / комменты к задачам, пока не доведешь текущую до какого-то завершенного действия. Если кому-то ты будешь нужен срочно (нужна реакция быстрее, чем за 20-30 минут, в зависимости от необходимой оперативности твоей реакции) – позвонят!

2. Если задача большая – первым делом отправь её в очередь. Установи себе временной интервал для выполнения всей задачи или её части – например у меня это 20 минут. Т.е. каждые 20 минут я либо завершаю текущую взятую в работу задачу и смотрю внешние раздражители, либо делаю остановку на логическом шаге задачи (например, написал одну главу этой статьи ;) и смотрю что есть нового.

Упорядочивание почты (очереди задач)

Этот пункт можно было поставить первым, но он не так важен, хоть и добавляет удобства. Кто-то любит много папок в почте, кто-то автоматические фильтры и удаления. Для эффективной работы этой системы нам понадобится немногое, а остальное – на ваш вкус и цвет:

1. Отделить письма, где вы «в копии» от направленных непосредственно вам. Копию точно нужно читать и реагировать реже. Для этого есть «правила». Они создаются вот тут, по правой кнопке на любом письме:

Затем переходим в «Дополнительно»:

И, допустим для обработки писем где вы в копии будет вот такой флажок:

В качестве действий выбираем перемещение в отдельную папку:

Дополнительно можно добавить исключения из правил, например, мне хотелось бы письма с пометкой "Важно" читать в первую очередь, пускай я и нахожусь в копии письма:

Далее включаем правило, выполняем его и для данного примера перестаём каждые Х минут спешно реагировать на письма, где мы в копии ;).

2. Настроить вид переписок как «беседы»

Данный шаг помогает реже пользоваться поиском по почте, особенно если ждёте ответа или нужно вспомнить предыдущие письма в переписке. Т.е. вид входящих / исходящих писем приобретает удобную древовидную структуру. Сделать можно здесь, обращаю внимание что потребуется некоторое время для привыкания:

3. Настроить упорядочивание задач

Для ускорения работы с очередью задач можно сделать удобную фильтрацию и сортировку этого списка, чтобы в топ попадали самые актуальные задачи и не нужно было пробегаться по всему списку, чтобы понять «что сейчас важнее и более срочно?». Для этого вверху списка задач есть кнопка настройки упорядочивания:

Есть готовые представления, но советую выполнить тонкую настройку:

Внутри достаточно много различных вариантов настройки, но советую попробовать 2 настройки ниже:

Группировка по категориям – для удобного отображения списка дел на эту неделю и отделения от других периодов / группировок (об этом чуть позже).

Сортировка – для того, чтобы в топе всегда были задачи на сегодня и список сортировался по мере наступления срока (дедлайна) следующей задачи на неделе.

Виды задач и время выполнения

На данном шаге у нас есть удобное представление очереди задач, и мы можем с ними работать. Но у вас всё равно их может быть слишком много в начале недели / дня и для того, чтобы не вчитываться в каждую задачу перед тем, как взять следующую в работу – стоит описать их виды.

Я рекомендую всего 3 основных вида, по ним сразу понятна длительность и сложность задач:

1. ДЕЛАТЬ – когда в задаче мне нужно что-то сделать самому. Обычно это долгая задача (см. п. 2 инструкции – быструю задачу мы делаем сразу!)

2. НАПОМНИТЬ – когда я запросил какую-то информацию, поставил задачу, т.е. жду выполнения и мне нужно выполнить работу по уточнению статуса задачи. Это действие обычно быстрое – 1-2 минуты, чтобы открыть чатик и напомнить о себе / посмотреть есть ли ответ в почте / открыть тикет в jira. И если ответа нет – спросить срок / результат задачи и передвинуть флажок по задаче на следующий день.

3. РЕГУЛЯРНАЯ – когда что-то нужно делать каждый день, эта задача никогда не «выполнится», а после завершения просто перенесётся на завтра.

И эти виды «работы над задачей» вписываются прямо в название задачи в очереди, рассмотрим конкретные примеры:

1. ДЕЛАТЬ – тут всё просто. Берём задачу и делаем её. Здесь я отметил себе, что нужно написать 5-ю главу этой статьи. По завершении щёлкаем на флажок – задача уходит в выполненные

2. НАПОМНИТЬ – для примера на картинке, я напишу своим коллегам и спрошу готовы ли иллюстрации к моей статье. И если пока нет – щёлкну правой кнопкой мыши по флажку и отправлю задачу «на завтра» (если мне позволяет время ещё подождать выполнение задачи ;)

3. РЕГУЛЯР – по данной задаче я, например, каждый день смотрю внутренний трекер присланных резюме на мои вакансии и стараюсь это делать каждое утро или хотя бы днём. После того как я выполнил отсмотр резюме, написал кому нужно по текущим кандидатам («как там оффер?»), щёлкаю правой кнопкой мыши по флажку и отправляю задачу «на завтра».

   Сюда же можно отнести работу с тикетами в Jira, например, назвать задачу «РЕГУЛЯР Отработать или перенести все тикеты в Jira» и тогда вы только разобравшись со всеми тикетами сегодня (выполнив или перенеся их вперёд) сможете закончить свой рабочий день.

   Повторюсь, как бы сложно или странно это не звучало – но задача должна быть выполнена в назначенный день или перенесена с уведомлением инициатора.

Эти виды задач в их названии в очереди не обязательны, но облегчают жизнь. Стоит их выставлять новым задачам сразу или по утрам каждого дня.

Например, я понимаю, что до следующей встречи у меня есть 15 минут (большое «ДЕЛАТЬ» я не успею). Я беру несколько задач «НАПОМНИТЬ» - получаю результат или напоминаю коллегам, успеваю это сделать быстро и спокойно завершаю задачи этого вида, затем ухожу на встречу.

Также можно ускорить работу с очередью задач добавляя время, когда нужно вернуться к задаче, снова – прямо в её название.

Например, дополним картинку выше в этой главе:

Я дописал «17» к задаче «НАПОМНИТЬ» и теперь каждый раз, смотря в очередь задач, я буду знать, что к 17 часам можно вернуться к этой задаче и взять её в работу (например, я уже напоминал о чём-то с утра и теперь жду результат к вечеру).

Группировка и планирование за пределами недели

Мы умеем работать в рамках недели и уменьшать время работы с самой очередью задач. Попробуем добавить немного больше планирования и групповые задачи, всё с помощью «категорий» Outlook-а:

Категории можно настроить, щелкнув правой кнопкой по прямоугольнику напротив задачи:

Самыми полезными для приведенной в статье системы контроля задач можно выделить 2: «Группа» и «Следующая неделя», выделенные на картинке выше. По клику «Все категории…» вы можете задать свои цвета и названия, а по клику на одну из кнопок напротив задачи вы зададите категорию для неё.

«Группа» - эту категорию используем для категории «части» выполненных задач / присланных результатов. Поясню на примере:

1. Например, мне – руководителю – нужно с каждого своего лида собрать данные о пожеланиях к обучению в этом году

2. Я пишу всем письмо вида: «пришлите мне до даты Х от ваших отделов пожелания к обучению сотрудников на 2022г.» и ставлю флажок на эту дату

3. Ребята присылают свои ответы. Кто-то сразу, кто-то завтра или позже. Каждый полученный ответ (помним, что я их вижу по отработке внешних раздражителей, т.е. входящих в почту) я помечаю категорией «Группа»

4. Затем в день Х, когда все прислали данные – я просто смотрю в очереди задач в эту категорию и могу из 3-5-10 ответов собрать воедино итог и провести с ним дальнейшую работу

Выглядеть будет вот так, и не нужно искать 10 ответов и долго запоминать в голове кто уже ответил, а кто нет ;):

«Группировать» можно и нужно что угодно, где вы ожидаете больше 2-х ответов. Едем дальше.

«След неделя» - в эту категорию отправляем задачи, которые не нужно делать на этой неделе, и они попадут в список внизу и не будут мозолить вам глаза в пятничный вечер. В том числе это психологически приятно – заканчивать пятницу, когда у тебя не осталось в очереди задач не отработанных флажков.

Вторая суть этой категории более полезна – каждый понедельник можно начинать с разбора категории «След. неделя». Просто берём те задачи, которые нужно делать уже на текущей неделе и снимаем с них данную категорию. Тогда они автоматом попадут в наш список «без категорий», т.е. в очередь задач текущей недели. Снять категорию можно просто кликнув по прямоугольнику:

Дополнительные категории задач-памяток можно делать на ваш выбор или посмотреть категории от меня выше. Я стараюсь делать так, чтобы в этом одном месте были все самые важные задачи или важные письма и не нужно было заниматься долгим поиском по чатам / почте и т.п.

Итоговая схема работы и заключение

Мы прошли (или пока прочитали) множество шагов оптимизации процесса работы с задачами. Из основных действий с хорошим эффектом экономии времени – больше не добавить. Я оцениваю эффект от такого контроля задач в ~1-2 часа освобождаемого времени в день.

Зафиксируем в 2-х схемах режим работы – неделя и рабочий день. Можно их себе распечатать на первое время и стараться следовать. Данная система, как и процессор, работает только при соблюдении порядка, об этом не нужно забывать.

Как выглядит неделя:

Как выглядит рабочий день:

В заключение, повторим важные правила из статьи, неважно, для какой системы контроля задач. Работай как процессор:

1. Либо сделай задачу сразу, либо отправь в очередь выполнения

2. Уведомляй источник / инициатора задачи в случае переноса срока

3. Завершай день с пустой (перенесенной или выполненной) очередью задач

Всем эффективной работы и не продалбывания задач!