Прежде чем перейти к статье, хочу вам представить, экономическую онлайн игру Brave Knights, в которой вы можете играть и зарабатывать. Регистируйтесь, играйте и зарабатывайте!
Вводная часть
Внедрение системы – непростая задача, а внедрение “на удаленке”, еще и в другой стране, еще и на только строящемся предприятии – тем более!
За весь период проекта (он еще идет), мы усвоили много уроков, ведь внедрение системы - это целая история, которую невозможно рассказать одной статьей, для этого мы решили выпустить серию статей с периодичностью.
Если вы не разбираетесь в этом, то эта статья будет вам в любом случае полезна в будущем, ведь цифровой мир не стоит на месте, число компаний, переводящих сотрудников на удаленку увеличивается, и остается главный вопрос - как не потерять эту же эффективность? На этот вопрос, вы тоже найдете ответ в наших статьях!
Заказчик – один из первых интегрированных газохимических комплексов в Евразийском пространстве, который будет заниматься производством полипропилена.
Что такое Полипропилен? Это основной материал для производства современных видов пластика, он используется в пищевой, машиностроительной, медицинской промышленности, является основой для создания упаковочных материалов и труб, оргтехники и мебели.
Основная цель – безлюдное производство, цифровой завод. Первый шаг навстречу цели - внедрение системы SAP S/4HANA с максимальным использованием стандарта.
Объем проекта
Внедряемые продукты SAP
SAP S/4HANA
SAP Fiori LaunchPad (Цифровое окно)
SAP HCM
SAP BPC
SAP MII
SAP PO
Автоматизируемые процессы
Бюджетирование
Финансы
Снабжение и Сбыт
Производство и ремонты
Управление персоналом
Единое цифровое окно
Особенности работы в удаленном режиме
Обучение ключевых пользователей
Передача знаний на расстоянии
Как эффективно вовлечь пользователей в обучение, никогда не встречаясь с ними? Вопрос, который стал очень актуальным для нашего проекта. Мы не встречались с командой клиента, хотя к моменту обучения и научились узнавать друг друга по голосам. Но решение операционных вопросов и презентации статуса в удаленном режиме отличаются от дистанционного обучения при прочих равных условиях. Нужно удерживать фокус внимания пользователей на протяжении всего тренинга, в нашем случае - это от 2 до 4 часов подряд.
По ходу проведения тренингов мы определили несколько хороших практик по организации и проведению дистанционного обучения по работе в SAP. Их можно объединить в следующие блоки:
Подготовка тренинга:
Для дистанционного обучения мы использовали инструмент MS Teams, который является аналогом нашумевшего ZOOM, но более корпоративный. Данный инструмент позволяет сделать видеозапись звонка, которую пользователи также в дальнейшем смогут использовать для повторения пройденного материала.
Для ответов на контрольные вопросы и сбор обратной связи мы использовали MS FORMS. Очень удобный инструмент, который позволяет пользователям сразу увидеть свою оценку и экономит время тренеров на проверку. С его помощью можно создать тест, и даже выгрузить его результаты в формате Excel, что позволяет с легкостью отслеживать статистику и делать сводные таблицы. Плюс - ограничений по количеству форм (тестов) нет.
Сформировали группы на обучение в размере не более 10 человек. И соответственно рассчитали время тренингов. В случае увеличения численности группы время тренинга увеличивалось.
На каждый тренинг был назначен 1 основной тренер и 1 помощник, который в процессе тренинга направлял в чат тренинга необходимые ссылки и названия транзакций.
Лучше заранее проверить Интернет-связь, как на стороне тренеров, так и на стороне пользователей, чтобы не было рассинхронизации голоса и трансляции экрана.
Организация рабочего пространства пользователей:
Это тоже важный пункт. Чем удобнее организовано рабочее пространство пользователя, тем меньше он будет отвлекаться на технические моменты и, соответственно, лучше усвоит информацию из тренинга.
Чтобы пользователям было удобнее смотреть на экран тренера, где демонстрируется работа в системе, и одновременно выполнять действия в системе, желательно каждому пользователю установить 2 монитора или 1 большой монитор, где можно открыть два окна параллельно.
Нужно заранее установить все необходимые для обучения программы на компьютеры пользователей, выполнить в них первоначальных вход и запомнить свои учетные данные. Мы столкнулись с тем, что у некоторых пользователей ПО установлено просто не было, в связи с этим было затрачено много времени, на его установку и на решение этой проблемы. Это поможет значительно сэкономить время во время тренинга на осуществление первого входа.
Организация учебного процесса:
Хорошей практикой стало включение камеры в начале тренинга для приветствия участников и объяснения целей встречи. Так пользователи и тренеры стали узнавать друг друга не только по голосам, но и в лицо.
С целью экономии времени пользователи выполняли шаги в системе одновременно с тренером. В случае возникновения проблем пользователь делился своим экраном, и тренер подсказывал, какие шаги необходимо выполнить, чтобы решить проблему пользователя. Это также помогает сделать тренинг более интерактивным. В течение тренинга каждый пользователь может поделиться своим экраном и показать свой прогресс.
Пользователям удобнее, если тренер не просто показывает на своем экране, а присылает в чат встречи название изучаемой транзакций и данные для выполнения упражнения (например, название материалов или номер договора для каждого пользователя).
Так как у нас на обучении была взрослая аудитория, то эффективно удерживать внимание получалось примерно в течение 1 – 1,5 часов. Далее требовалось сделать перерыв на 10-15 минут. Это необходимо учитывать при планировании времени тренинга. Максимальная продолжительность тренинга в течение дня для одной группы обучающихся без потери качества обучения – 4 часа.
Должно быть четкое управление временем тренинга. Необходимо вовремя начинать и вовремя заканчивать тренинг, т.к. помимо тренинга у пользователей запланирована операционная работа. Если не уложились в отведенное время, то необходимо уточнить у пользователей, могут ли они задержаться, и если нет, то назначить дополнительное время в другой день для завершения тренинга. Так мы избежим накала страстей.
Очень полезно в начале тренинга обозначить цели тренинга, а в конце - сделать резюме того, что прошли. Если тренинг разбит на два дня, то второй день начинаем с резюме первого дня. Чтобы на фоне операционной работы к пользователям вернулись приятные воспоминания вчерашнего тренинга и появилось приятное осознание, сколько уже было пройдено.
Лайфхаки, или наши полученные уроки:
Несмотря на усилия тренеров и интерактивность тренингов, и у нас были отстающие ученики. Но мы хотели им помочь, поэтому мы организовывали дополнительные сессии для малых групп. На таких сессиях пользователи по очереди демонстрируют экран и выполняют самостоятельно необходимые шаги в системе с опорой на пользовательские инструкции и подсказки тренера.
На практике мы убедились, что не стоит объединять в одну группу сотрудников из разных департаментов, где присутствуют сильные лидеры. Каждый из лидеров будет «тянуть одеяло на себя», что приведет к затягиванию тренинга и снижению его эффективности. В этом случае лучше провести тренинги отдельно для каждого департамента.
Резюмируя вышеизложенное, можно сказать, что передача знаний на расстоянии – не миф, а реальность. И в наших силах сделать эту реальность лучше. Нужно лишь учесть некоторые нюансы удаленного взаимодействия, тщательно спланировать тренинги и набраться терпения.
Тестирование функционала системы
Как протестировать функционал системы в удаленном режиме на предприятии, которое еще в процессе строительства?
Для ответа на данный вопрос разберемся, какая ставилась цель, и какие виды тестирования мы применяли на проекте.
План проведения тестов функциональности системы строился исходя из календарного плана запуска функциональных направлений в продуктивную эксплуатацию, готовности настроек и разработок. Как и при планировании мероприятий всего проекта, так и для мероприятий тестирования использовался подход «waterfall».
Целью тестирования функционала системы является проверка его соответствия ранее согласованным бизнес процессам и требованиям. Для этой цели в рамках реализации проекта использовались три вида тестирования, можно сказать «от простого к сложному»:
Функциональное – это локальное тестирование возможностей системы. При таком тестировании осуществляется проверка системы в рамках объектов функционального направления;
Интеграционное – позволяет проверить насколько корректно отрабатывает функционал при взаимодействии со смежными функциональными направлениями;
Приемочное – тестирование функционала Заказчиком, которое позволяется удостовериться что система отвечает заявленным требованиям непосредственно заявителю данного функционала.
Организация процесса тестирования:
В качестве учётной системы для фиксации результатов прохождения шагов сценариев тестов и выявленных замечаний использовался SAP Solution Manager. Предварительные настройки SAP Solution Manager предполагали наличие согласованной концепции тестирования с описанием необходимых справочников и критериев завершения тестирования, перечня бизнес процессов, сценариев с шагами необходимой детализации.
В качестве основного предполагался удаленный формат проведения тестирования с использованием видео трансляции процесса. В качестве инструмента организации видео конференции был выбран MS Teams.
Для проведения тестов использовались отдельные ландшафты системы с подготовленными данными, полученными в ходе проведения циклов миграции.
Интеграционное:
Выполнив функциональные тесты, на основе целевой схемы бизнес-процессов формировались сценарии для проведения Интеграционных тестов. В учёт принимались сроки готовности настроек и разработок смежных функциональных модулей. Последовательность сценариев выстраивалась таким образом, чтобы их выполнение представляло собой взаимозависимую цепочку событий в системе. Такой подход тестирования позволил нам проверить совместную работу функциональных модулей по всей иерархии бизнес процессов.
Приемочное:
Приемочное тестирование – одно из ответственных мероприятий предшествующее продуктивному старту системы. Тестирование выполнялось непосредственно сотрудниками Заказчика по заранее согласованным сценариям и с учётом должностных обязанностей, которые учитывались при присвоении ролей и полномочий. При приемке система должна отвечать заявленным требованиям, и положительные результаты такого тестирования являются основным фактором по принятию Заказчиком положительного решения о старте продуктивной эксплуатации системы.
Конечно, есть определенные нюансы в удаленном проведении тестирования, нельзя сесть рядом, плечом к плечу, и совместно консультантам и бизнесу провести операции в системе. Зрительный контакт и психологическая поддержка очень важны в данный ответственный момент. Поэтому мы научились максимально выдерживать эти незримые линии поддержки бизнеса через доступные на сегодняшний день каналы, прежде всего MS Teams, в котором без преувеличения мы все “живем” на проекте.
Концепция раннего старта:
Реально ли внедрить систему так, чтобы какие-то отдельные её части запустились раньше, а какие-то позже? Да!
В ходе проекта было принято решение разбить старт проекта на 3 старта – Ранний (Корпоративные функции), промежуточный (Планирование и Бюджетирование) и Основной (Производство, Ремонты, Цифровое окно). Концепция раннего старта подразумевает старт отдельных частей раньше, чем старт всей системы в целом. Такая концепция существенно облегчает миграцию, интеграцию, упрощает склейку отчетности HR и Бухгалтерии в начале финансового года, позволяет сфокусироваться на задачах Корпоративных функций до их стабилизации, а потом уже на Производстве и Ремонтах.
На проекте применялся классический подход Waterfall, который подразумевает мобилизацию, анализ и проектирование, реализацию, тестирование, поддержку после запуска.
Для отдельного направления “Цифровое окно” применялась методология Scrum.
Для управления развитием системы после раннего старта будет применяться Hybrid Agile.
В этой части мы рассмотрели основной объем проекта, процессы обучения и тестирования, и концепцию раннего старта, ждите следующую часть, будет интересно!
