Помогаем HR-специалисту — 6 проверенных приемов автоматизации найма с помощью «Битрикс24»

Моя цель - предложение широкого ассортимента товаров и услуг на постоянно высоком качестве обслуживания по самым выгодным ценам.

В статье мы рассказываем, как упорядочить найм сотрудников по шагам

  1. Информируем о вакансии

  2. Ведём до найма

  3. Автоматизируем скучное

  4. Оформляем и выводим на работу

  5. Отчитываемся по итогам

  6. Помогаем с адаптацией.

Для оптимизации работы HR-специалистов есть профильные решения: Potok, FriendWork Recruiter, Хантфлоу. Но внедрение ещё одной системы не порадует ни айтишников, ни директора. Решение — использовать для работы с персоналом «Битрикс24». Ведь часто он уже внедрён в организации как внутренний портал, для ведения клиентов в CRM или управления задачами.

Если в компании работает до 100 человек, даже стандартные функции «Битрикс24», без доработок, закроют основные HR-потребности.

Распространяем информации о вакансии в разных каналах

Работа с кандидатами, особенно при постоянно открытых вакансиях, похожа на ведение сделки с клиентом. Важно правильно сделать «оффер», расширять воронку, двигать кандидата по стадиям, подогревать интерес к компании и вакансии.

Решение – использовать возможности CRM для управления наймом и адаптацией.

Начнём с оформления вакансии и расширения воронки.

В дополнение к размещению на популярных ресурсах, рекомендуем для каждой «постоянной» вакансии сделать посадочную страницу. Это позволит:

  1. Дать любую информацию — нет ограничения на объём или содержание.

  2. Использовать все виды контента — фото, видео, ссылки на соцсети и другие ресурсы.

  3. Рекламировать вакансию в соцсетях, используя контекстную или баннерную рекламу.

  4. Разместить форму, заявка с которой автоматически появится в CRM-системе.

Мы подготовили универсальный шаблон — смотрите и скачивайте.

Универсальный шаблон посадочной страницы для найма сотрудника (собрано в «Битрикс24»)
Универсальный шаблон посадочной страницы для найма сотрудника (собрано в «Битрикс24»)

Такой лендинг собирается на конструкторе Битрикс24 за два часа. Если вакансий много – сделайте копию и поменяйте текст и картинки.

Чтобы отслеживать конверсию, используйте форму Битрикс24 и сбор статистики по посещениям от Яндекса или Google. Вы поймёте, сколько кандидатов, которые просмотрели вакансию, решили оставить заявку.

Работаем с заявкой в Битрикс24

После передачи заявки в Битрикс24 нужно вести кандидата по этапам воронки, попутно подогревая интерес к вакансии и компании: пригласить в группу в соцсетях, написать письмо о приеме вакансии на рассмотрение.

Используйте для этого сделки Битрикс24. Чтобы не смешивать продажи и найм, стоит создать отдельное направление сделок и настроить стадии под ваш процесс. Мы рекомендуем:

  1. Новая

  2. Обрабатываем

  3. Уточняем информацию

  4. Собеседование

  5. Решение

  6. Отправили доучиваться

  7. Приняли

  8. Отказ

    1. Наш отказ

    2. Кандидат отказался

Каждая стадия — разные ответственные и автоматизация.

Смотрите, как теперь удобно контролировать, сколько кандидатов и на каких стадиях:

Фильтруйте кандидатов по вакансии, на которую они откликнулись или по дополнительным параметрам. Например, по уровню желаемой зарплаты.

Автоматизируем работы с кандидатом

С помощью сделки Битрикс24 вы получаете доступ к автоматизации:

  1. Отправки письма и SMS кандидатам

  2. Постановки задачи для коллег

  3. Назначения встреч 

Например, мы в компании ИНТЕРВОЛГА используем:

  1. Автоматическое письмо о получении отклика кандидата

  2. Автоматические задачи для HR-специалиста и коллег

  3. Создание встречи с кандидатом и заинтересованным сотрудником с нашей стороны

  4. Отправку job-offer после собеседования

Для примера приведём вариант job-offer’а нашей компании:

{Имя кандидата}, добрый день! Зафиксирую договорённости по итогам собеседования: 

Вы прошли отбор на позицию {название позиции, на которую выходит кандидат}. 

Приглашаем вас присоединиться к нашей команде.

Ваши будущие задачи: {описание обязанностей подтягивается из специального внутри позиции, которую заранее забили в каталог Битрикс24} 

Выход на работу {дата и время выхода на работу подтягивается из сделки} 

Вас встретит и всё покажет {имя и телефон ответственного за встречу новичка}

Вот ссылка на документ с общими правилами {система доступа в офис, дресс-код, рабочее время, обед}.

Не забудьте взять с собой {ссылка на список документов для приёма на работу} 

Условия вашей позиции {приём на работу с испытательным сроком или без}

Заработная плата во время испытательного срока {цифра из сделки} , после испытательного — {цифра или данные из текстового поля внутри сделки}.

Напоминаю, что у нас есть всё для комфортной работы: {плюшки в офисе} 

Поздравляю с хорошим стартом!

Используйте автоматизацию работы с кандидатами — это экономит время и уменьшает вероятность «забыть» о хорошем кандидате.

Делаем отчёты и думаем про KPI

Отчёты нужны и для сотрудника HR-команды, и для руководителя. Сотруднику они помогут показать объём работы и достижение показателей. 

Руководителя отчёты интересуют с точки зрения улучшения показателей и введения KPI. Базовым отчётом рекомендуем делать воронку продаж. Она показывает конверсию на каждом шаге и позволяет понять, где «теряются» потенциальные сотрудники.

Так выглядит воронка, когда работа налажена плохо:

Видно, что до собеседования мало кто доходит. 

А вот так выглядит “здоровая” воронка продаж:

Совет: выберите в фильтре конкретную вакансию и отслеживать ситуацию по ней.

Оформляем сотрудника на работу

Вывод человека на работу это понятный, но хлопотный процесс.

Чтобы никто ничего не забыл, можно автоматически делать задачу, когда наш кандидат переходит в статус «Принят». Контролировать исполнение задачи удобно по чек-листу.

Нам достаточно одной задачи и чек-листа, но можно и разделить их на отдельные задачи. В описании и пунктах чек-листа даются ссылки на нужные шаблоны документов. Оформление сотрудника на работу по чек-листу становится понятным делом и занимает 1,5 часа.

Скажем честно — для увольнения сотрудника тоже используется такая шаблонная задача с чек-листом. Своеобразный аналог «обходного листа».

Помогаем с адаптацией

Когда сотрудник оформлен и вышел на работу начинается следующий этап — адаптация и обучение.

Начните с базы знаний для нового сотрудника. Сделайте отдельную группу Битрикс24, где в закреплённом сообщении собраны ссылки на нужные документы и регламенты. При приглашении сотрудника в Битрикс24, добавьте его в эту группу.

Наблюдение: во многих компаниях есть культура «развития сотрудника». Это особенно распространено в IT — есть Career Development Plan и специальный процесс «целенаправленного роста квалификации». В таких компаниях после адаптации процесс не заканчивается. HR-служба и наставники отслеживают контрольные точки, планируют assessment-процедуры и знают про каждого «какой следующий шаг».

Совет: используйте канбан-доску группы и задачи Битрикс24 для демонстрации прогресса сотрудника. Задача в таком случае перемещается из стадии в стадию по мере «роста» сотрудника. Это добавит прозрачности и элемент соревновательности в обучение сотрудников.

Мнения практиков

К сожалению, не так много компаний в 21 веке понимают, что главный ресурс — это время. Компания, которая не автоматизирует процессы рекрутинга, столкнётся с множеством проблем в обозримом будущем. Отсутствие кадрового резерва, не систематическая работа с кандидатами, потеря откликов, отсутствие статистики – малая часть из них. Прямо и косвенные это отразится и на прибыли и на статусе компании на рынке. Мало кому приятно слышать негативные отзывы о рекрутерах, а они рано или поздно появятся и скажутся на воронке подбора персонала.

Данное решение позволит избежать ошибок на старте и систематизировать работу. У руководителей будет статистика и возможность управления, у исполнителей интуитивно понятная, удобная система работы с персоналом. 

Борисова Яна Владимировна 
Заместитель Генерального директора ЭСК Энергомост 
Победитель бизнес премии Сколково в области Коучинга в работе с персоналом. 
Международный HR с собственным бизнесом в ЮВА. 

ИНТЕРВОЛГА активно применяет Битрикс24 в организации внутренних процессов. Наш HR-специалист фактически является заказчиком и драйвером автоматизации. Вот ее мнение о применении Битрикс24 в работе:

Ведение кандидата от отклика до адаптации в компании должно происходить на одном ресурсе. Мы выбрали для этого знакомый Битрикс24. Это полезный инструмент для всех сотрудников, в том числе и для hr-ов. Когда не хочется переходить на другие сервисы, настраивать синхронизации, все процессы можно выполнять в едином пространстве Битрикс24. 

При использовании мобильной версии Б24 и интеграции с сайтами по поиску сотрудников, отклики прилетают в реальном времени. Удобно для быстрой обработки заявок. Также в дальнейшем история по кандидату хранится на одном ресурсе, и доступна не только сотрудникам hr-отдела, но и руководителям.  

Правильно настроенные HR-процессы на базе Битрикс24 помогли повысить эффективность работы с кандидатами и избавиться от бумажной волокиты.

Яндулина Алёна Дмитриевна, HR-специалист

Осваивайте эти приемы и комментируйте. Мы готовы рассказать:

  1. Как сделать в Битрикс24 «корпоративный университет»

  2. Как провести «оценку сотрудников 360»

  3. Как показать понятную карту офиса.

Источник: https://habr.com/ru/company/bitrix/blog/523364/

Интересные статьи

Интересные статьи

Ученые из Сколтеха создали модель нейронной сети, вычисляющую сверхтвердые материалы. Обнаружено, что помимо алмазов возможно существование и других сверхтвердых веществ. Сверхтв...
Невозможно объективно измерить, какие девушки красивее: блондинки или брюнетки, смуглые или белокожие, высокие или миниатюрные. Но можно посчитать, какие черты внешности упоминают чаще, когда гов...
Привет, Хабр! Сегодня мы построим систему, которая будет при помощи Spark Streaming обрабатывать потоки сообщений Apache Kafka и записывать результат обработки в облачную базу данных AWS RDS. ...
Индустрия сконцентрировалась на ускорении перемножений матриц, однако улучшение алгоритма поиска может привести к более серьёзному повышению быстродействия В последние годы компьютерная инду...
Предисловие Давным-давно в начале 2000-х многие развлекались тем, что регулярно «сканировали» сети своего провайдера, а иногда и более далекие цели на предмет обнаружения Windows машин и ресур...