Помогаем HR-специалисту — 6 проверенных приемов автоматизации найма с помощью «Битрикс24»

В статье мы рассказываем, как упорядочить найм сотрудников по шагам

1. Информируем о вакансии

2. Ведём до найма

3. Автоматизируем скучное

4. Оформляем и выводим на работу

5. Отчитываемся по итогам

6. Помогаем с адаптацией.

Для оптимизации работы HR-специалистов есть профильные решения: Potok, FriendWork Recruiter, Хантфлоу. Но внедрение ещё одной системы не порадует ни айтишников, ни директора. Решение — использовать для работы с персоналом «Битрикс24». Ведь часто он уже внедрён в организации как внутренний портал, для ведения клиентов в CRM или управления задачами.

Если в компании работает до 100 человек, даже стандартные функции «Битрикс24», без доработок, закроют основные HR-потребности.

Распространяем информации о вакансии в разных каналах

Работа с кандидатами, особенно при постоянно открытых вакансиях, похожа на ведение сделки с клиентом. Важно правильно сделать «оффер», расширять воронку, двигать кандидата по стадиям, подогревать интерес к компании и вакансии.

Решение – использовать возможности CRM для управления наймом и адаптацией.

Начнём с оформления вакансии и расширения воронки.

В дополнение к размещению на популярных ресурсах, рекомендуем для каждой «постоянной» вакансии сделать посадочную страницу. Это позволит:

1. Дать любую информацию — нет ограничения на объём или содержание.

2. Использовать все виды контента — фото, видео, ссылки на соцсети и другие ресурсы.

3. Рекламировать вакансию в соцсетях, используя контекстную или баннерную рекламу.

4. Разместить форму, заявка с которой автоматически появится в CRM-системе.

Мы подготовили универсальный шаблон — смотрите и скачивайте.

Такой лендинг собирается на конструкторе Битрикс24 за два часа. Если вакансий много – сделайте копию и поменяйте текст и картинки.

Чтобы отслеживать конверсию, используйте форму Битрикс24 и сбор статистики по посещениям от Яндекса или Google. Вы поймёте, сколько кандидатов, которые просмотрели вакансию, решили оставить заявку.

Работаем с заявкой в Битрикс24

После передачи заявки в Битрикс24 нужно вести кандидата по этапам воронки, попутно подогревая интерес к вакансии и компании: пригласить в группу в соцсетях, написать письмо о приеме вакансии на рассмотрение.

Используйте для этого сделки Битрикс24. Чтобы не смешивать продажи и найм, стоит создать отдельное направление сделок и настроить стадии под ваш процесс. Мы рекомендуем:

1. Новая

2. Обрабатываем

3. Уточняем информацию

4. Собеседование

5. Решение

6. Отправили доучиваться

7. Приняли

8. Отказ

   1. Наш отказ

   2. Кандидат отказался

Каждая стадия — разные ответственные и автоматизация.

Смотрите, как теперь удобно контролировать, сколько кандидатов и на каких стадиях:

Фильтруйте кандидатов по вакансии, на которую они откликнулись или по дополнительным параметрам. Например, по уровню желаемой зарплаты.

Автоматизируем работы с кандидатом

С помощью сделки Битрикс24 вы получаете доступ к автоматизации:

1. Отправки письма и SMS кандидатам

2. Постановки задачи для коллег

3. Назначения встреч 

Например, мы в компании ИНТЕРВОЛГА используем:

1. Автоматическое письмо о получении отклика кандидата

2. Автоматические задачи для HR-специалиста и коллег

3. Создание встречи с кандидатом и заинтересованным сотрудником с нашей стороны

4. Отправку job-offer после собеседования

Для примера приведём вариант job-offer’а нашей компании:

{Имя кандидата}, добрый день! Зафиксирую договорённости по итогам собеседования: 

Вы прошли отбор на позицию {название позиции, на которую выходит кандидат}. 

Приглашаем вас присоединиться к нашей команде.

Ваши будущие задачи: {описание обязанностей подтягивается из специального внутри позиции, которую заранее забили в каталог Битрикс24} 

Выход на работу {дата и время выхода на работу подтягивается из сделки} 

Вас встретит и всё покажет {имя и телефон ответственного за встречу новичка}

Вот ссылка на документ с общими правилами {система доступа в офис, дресс-код, рабочее время, обед}.

Не забудьте взять с собой {ссылка на список документов для приёма на работу} 

Условия вашей позиции {приём на работу с испытательным сроком или без}

Заработная плата во время испытательного срока {цифра из сделки} , после испытательного — {цифра или данные из текстового поля внутри сделки}.

Напоминаю, что у нас есть всё для комфортной работы: {плюшки в офисе} 

Поздравляю с хорошим стартом!

Используйте автоматизацию работы с кандидатами — это экономит время и уменьшает вероятность «забыть» о хорошем кандидате.

Делаем отчёты и думаем про KPI

Отчёты нужны и для сотрудника HR-команды, и для руководителя. Сотруднику они помогут показать объём работы и достижение показателей. 

Руководителя отчёты интересуют с точки зрения улучшения показателей и введения KPI. Базовым отчётом рекомендуем делать воронку продаж. Она показывает конверсию на каждом шаге и позволяет понять, где «теряются» потенциальные сотрудники.

Так выглядит воронка, когда работа налажена плохо:

Видно, что до собеседования мало кто доходит. 

А вот так выглядит “здоровая” воронка продаж:

Совет: выберите в фильтре конкретную вакансию и отслеживать ситуацию по ней.

Оформляем сотрудника на работу

Вывод человека на работу это понятный, но хлопотный процесс.

Чтобы никто ничего не забыл, можно автоматически делать задачу, когда наш кандидат переходит в статус «Принят». Контролировать исполнение задачи удобно по чек-листу.

Нам достаточно одной задачи и чек-листа, но можно и разделить их на отдельные задачи. В описании и пунктах чек-листа даются ссылки на нужные шаблоны документов. Оформление сотрудника на работу по чек-листу становится понятным делом и занимает 1,5 часа.

Скажем честно — для увольнения сотрудника тоже используется такая шаблонная задача с чек-листом. Своеобразный аналог «обходного листа».

Помогаем с адаптацией

Когда сотрудник оформлен и вышел на работу начинается следующий этап — адаптация и обучение.

Начните с базы знаний для нового сотрудника. Сделайте отдельную группу Битрикс24, где в закреплённом сообщении собраны ссылки на нужные документы и регламенты. При приглашении сотрудника в Битрикс24, добавьте его в эту группу.

Наблюдение: во многих компаниях есть культура «развития сотрудника». Это особенно распространено в IT — есть Career Development Plan и специальный процесс «целенаправленного роста квалификации». В таких компаниях после адаптации процесс не заканчивается. HR-служба и наставники отслеживают контрольные точки, планируют assessment-процедуры и знают про каждого «какой следующий шаг».

Совет: используйте канбан-доску группы и задачи Битрикс24 для демонстрации прогресса сотрудника. Задача в таком случае перемещается из стадии в стадию по мере «роста» сотрудника. Это добавит прозрачности и элемент соревновательности в обучение сотрудников.

Мнения практиков

К сожалению, не так много компаний в 21 веке понимают, что главный ресурс — это время. Компания, которая не автоматизирует процессы рекрутинга, столкнётся с множеством проблем в обозримом будущем. Отсутствие кадрового резерва, не систематическая работа с кандидатами, потеря откликов, отсутствие статистики – малая часть из них. Прямо и косвенные это отразится и на прибыли и на статусе компании на рынке. Мало кому приятно слышать негативные отзывы о рекрутерах, а они рано или поздно появятся и скажутся на воронке подбора персонала.

Данное решение позволит избежать ошибок на старте и систематизировать работу. У руководителей будет статистика и возможность управления, у исполнителей интуитивно понятная, удобная система работы с персоналом. 

Борисова Яна Владимировна 
Заместитель Генерального директора ЭСК Энергомост 
Победитель бизнес премии Сколково в области Коучинга в работе с персоналом. 
Международный HR с собственным бизнесом в ЮВА. 

ИНТЕРВОЛГА активно применяет Битрикс24 в организации внутренних процессов. Наш HR-специалист фактически является заказчиком и драйвером автоматизации. Вот ее мнение о применении Битрикс24 в работе:

Ведение кандидата от отклика до адаптации в компании должно происходить на одном ресурсе. Мы выбрали для этого знакомый Битрикс24. Это полезный инструмент для всех сотрудников, в том числе и для hr-ов. Когда не хочется переходить на другие сервисы, настраивать синхронизации, все процессы можно выполнять в едином пространстве Битрикс24. 

При использовании мобильной версии Б24 и интеграции с сайтами по поиску сотрудников, отклики прилетают в реальном времени. Удобно для быстрой обработки заявок. Также в дальнейшем история по кандидату хранится на одном ресурсе, и доступна не только сотрудникам hr-отдела, но и руководителям.  

Правильно настроенные HR-процессы на базе Битрикс24 помогли повысить эффективность работы с кандидатами и избавиться от бумажной волокиты.

Яндулина Алёна Дмитриевна, HR-специалист

Осваивайте эти приемы и комментируйте. Мы готовы рассказать:

1. Как сделать в Битрикс24 «корпоративный университет»

2. Как провести «оценку сотрудников 360»

3. Как показать понятную карту офиса.