Что делает автоматизацию бизнес-процессов такой привлекательной, но в то же время сложной задачей? Как справиться с автоматизацией хаоса, и где здесь играет свою роль государство? Вопросы эти сложные, но на них нужно искать ответы в эпоху, когда цифровая трансформация входит в каждую сферу нашей жизни. Вместе с экспертами мы попробуем нащупать проблемы цифровизации бизнеса. Какие страхи и мифы удерживают российский бизнес от полной автоматизации, и почему сфера цифровых госуслуг настолько важна в этом контексте? Давайте разбираться.
Видео-версию дискуссии можно посмотреть тут
«Преимущества электронного документооборота очевидны»
Цифровизация документооборота становится все более важной и неотъемлемой частью нашей жизни. Это подтверждает Валерия Карпеченко, бизнес-аналитик Comindware.
«Мы уже видим, как государство активно внедряет нас в эту сферу, принимая большое количество федеральных законов, регулирующих использование электронных подписей и обмен электронными документами. Все больше и больше возможностей появляется для этого обмена, особенно учитывая неоспоримые преимущества электронного документооборота: от сокращения расходов на канцелярские товары до организации хранилищ и архивов, и в целом ускорения всех процессов. Классический документооборот, безусловно, занимает намного больше времени, чем электронный документооборот», — отмечает она.
По словам эксперта, сегодня согласование, подписание и отправка документов контрагенту, будь то курьером или по почте, занимает огромное количество времени. В то время как в системах электронного документооборота весь этот процесс происходит быстро и в считанные минуты.
«Преимущества электронного документооборота очевидны. Это и прозрачность — документы не теряются, всегда можно отследить даты и исполнителей по каждому документу, и возможность полного контроля — весь процесс можно перенести в систему и полностью отслеживать. Исходя из этого, я уверена, что рано или поздно даже самые консервативные бизнесы придут к тому, что перейдут на электронный документооборот», — говорит бизнес-аналитик Comindware.
Однако проблемы существуют, как минимум два проблемных аспекта, с которыми сталкиваются представители бизнеса.
«Во-первых, в России пока отсутствует надежная система электронных доверенностей. Часто приходится регистрироваться в кабинетах в качестве генерального директора, хотя дальнейшим доступом к этим кабинетам обычно занимается специально обученный сотрудник. К примеру, я не обладаю достаточными знаниями в области бухгалтерии, и в моей компании этим занимается профессиональный бухгалтер. Но при текущей системе он получает доступ к моим госуслугам и может действовать от моего имени, что, безусловно, недопустимо. Тем не менее, на практике многие работают именно так», — отмечает Кирилл Морозов, Product Owner Группы компаний Юзтех.
По его словам, второй проблемой является утверждение, что электронные документы не могут быть утеряны.
«Недавно, когда мне требовалось предоставить отчетность по гранту, я столкнулся с ситуацией, когда в электронных актах, полученных от контрагента, отсутствовали фамилии и имена людей, выполнивших работу. В результате, моя грантовая документация была отклонена. В течение двух месяцев я вынужден был ждать бумажные версии документов с корректными печатями и подписями», — говорит он.
В итоге получается, что несмотря на привлекательность концепции электронного документооборота, его реализация в настоящее время оставляет желать лучшего.
«Электронный документооборот — это довольно размытое понятие»
Следует понимать, что автоматизация и электронный документооборот (EDO) — это довольно размытое понятие, которое может охватывать широкий спектр деятельности, говорит Павел Патрикеев, руководитель и сооснователь "Патрикеев и партнеры", бывший руководитель юридического департамента REG.RU.
«Если мы рассматриваем EDO и автоматизацию в контексте работы со сканами документов и организации процессов взаимодействия между различными подразделениями для передачи этих сканов, то можно сказать, что EDO существует почти в каждой организации, которая использует, скажем, Outlook. Если же под EDO и автоматизацией мы подразумеваем использование программных роботов, обработку естественного языка, применение машинного обучения, то, конечно, не все компании этим занимаются. Есть и средний вариант, где используются системы CRM, ERP или коробочные решения, такие как Битрикс», — отмечает юрист.
По его словам, не во всех компаниях есть возможность или желание внедрять эти системы, что может быть обусловлено финансовыми или другими причинами. Поэтому я бы сказал, что все сталкиваются с автоматизацией и EDO, если понимать эти понятия в максимально широком смысле.
«Очень часто бизнес считает, что автоматизация может решить все проблемы. Однако она не избавляет от необходимости процессной работы, грамотного распределения ролей и определения алгоритмов работы. Помимо этого, часто бывает, что компания внедряет масштабные системы, такие как Битрикс, не обучает своих сотрудников использованию системы, не вносит необходимые регламенты по хранению документов. И эта огромная система, на которую компания тратит большие средства, просто не работает», — сказал Павел Патрикеев.
Говоря о проблемах распространения автоматизации в России, эксперт выделил два ключевых аспекта. Во-первых, здесь важна практика и желание вникнуть в детали. Часто представители бизнеса хотят получить готовое решение, не вдаваясь в процесс автоматизации. Но автоматизация требует совместной работы разработчика, бизнес-аналитика, иногда бухгалтера и юриста, в зависимости от того, что автоматизируется. Это сложный процесс, который не дает немедленного результата.
«Второй момент связан с тем, что автоматизация во многом зависит от государства. В нашем случае, государство начало активно заниматься автоматизацией сравнительно недавно. С приходом Мишустина в налоговую службу произошел значительный прорыв в автоматизации налоговой деятельности. Тем не менее, например, в области использования сканированных трудовых документов и отчетности инновации начали появляться лишь относительно недавно. Стоит отметить, что бизнес тенденциозно подстраивается под требования государства. Если государство предлагает электронную форму отчетности и удобные инструменты для работы с ней, бизнес адаптирует свои процессы соответственно. Однако, если бизнес не видит в этом необходимости, он просто не будет этим заниматься. Во многом я бы списал это на недостаточную мотивацию и отсутствие необходимости подключения к электронным системам», — сказал руководитель и сооснователь "Патрикеев и партнеры", бывший руководитель юридического департамента REG.RU.
«Мы, автоматизируя документооборот, всегда сталкиваемся с тем, что этот процесс не ограничивается работой делопроизводителей или отправкой документов и отчетов. В любом случае, активизируются различные процессы компании, начиная от согласования и заканчивая внутренним ведением документации. Именно поэтому мы всегда оцениваем возможность кастомизации нашего продукта под нужды клиентов как одно из его преимуществ. Когда компания ищет себе решение и находит такое, которое позволяет оптимизировать этот процесс, а система подстраивается под специфические потребности и нюансы отчетности компании, это всегда удобно. То есть, мы стремимся к решению, которое позволило бы более удобно вести документацию и отчетность, даже с учетом различий в управленческой и бухгалтерской отчетности», — отмечает Валерия Карпеченко, бизнес-аналитик Comindware.
«Нужно быть более гибким и следовать примеру Мишустина»
Тимофей Крышка, директор по развитию сервиса для управления отелем TeamJet, согласен с тем, что автоматизация, проведенная налоговой службой в России оказалась примером эффективной реализации.
«Я сталкивался с этим как в качестве юридического, так и физического лица и не могу понять, почему государство не может применять такой подход во всех отраслях. Мне приходилось взаимодействовать и с миграционной службой, поскольку основное направление нашей компании связано с гостиницами. Там очень важен вопрос миграционного учета иностранных гостей. Пока ни одно УФМС не может понять, в какой форме принимать цифровые данные и как вообще с ними работать. Люди просто боятся этого, потому что, хотя данные приняты и ставится галочка, через полгода может прийти проверка и спросить, где подтвержденная регистрационная карточка со сканом паспорта. Поэтому я хотел бы сказать, что в вопросе автоматизации нашему государству нужно быть более гибким и следовать примеру Мишустина в автоматизации и цифровизации налоговой службы», — отмечает эксперт.
В свою очередь Артур Ханнанов, руководитель проекта АНО «Региональный центр компетенций в сфере повышения производительности труда Самарской области» считает, что сторона которая «наказывает», не будет двигаться вперед. Бизнес, который внедряет цифровые инструменты и боится, что его могут наказать при проверке, должен сам двинуться в сторону проверяющего.
«В данном контексте проверяющий становится заказчиком, и, по мнению приверженцев бережливого производства, его следует рассматривать именно так. Бизнес должен активно общаться с проверяющими, чтобы знать, что от него будут требовать при проверке, чтобы все прошло безболезненно. Таким образом, вместо того чтобы просто сидеть и размышлять, нам нужно взаимодействовать с сервисом, производством и проверяющим, чтобы процесс был максимально комфортным. Что касается проблем внедрения, здесь необходимо уметь сначала выстроить процесс, затем составить техническое задание для эффективной автоматизации. Те компании, которые опасаются автоматизации своих процессов, мы приглашаем присоединиться к национальному проекту по производительности труда, где мы помогаем справиться с такими вопросами», — отмечает он.
«Не вся автоматизация сводится к взаимодействию с государством»
Но автоматизаторы не всегда привязаны к решениям и сервисам, которые продвигают государственные органы. На это указывает Павел Патрикеев, руководитель и сооснователь "Патрикеев и партнеры", бывший руководитель юридического департамента REG.RU.
«Стоит помнить, что не вся автоматизация сводится к взаимодействию с государством. В гражданском праве есть такой принцип, как диспозитивность. В том числе это относится и к российскому гражданскому законодательству. Это означает, что законодательство в ряде случаев предоставляет участниками правоотношений свободу выбора, говорит, что все допускается, кроме того, что прямо запрещено законом. Примером может служить вторая часть Гражданского кодекса, которая касается заключения сделок. Там есть нормы, предоставляющие свободу при определении формы договора, порядок подписания и обмена документами. На практике это означает, например, что стороны могут договориться, что подписание скана документа и обмен ими через электронную почту является полностью допустимым вариантом. Если стороны явно и прозрачно закрепили определенные условия в своем контракте, законодательство не может навязать им свои условия, если они не были указаны заранее. В судебной практике, если стороны внесли такие условия прозрачно и явно, то договор будет исполняться. Эта же логика применима к системе обмена документами, основанной на договоренности между сторонами. Государство оставляет некоторую свободу субъектам права, в том числе в России», — говорит он.
«Еще один пример — корпоративные отношения. Будь то акционерное общество или общество с ограниченной ответственностью, всегда есть сложности, связанные с обменом информацией о будущих заседаниях учредителей или приглашениями на них. Законодательство позволяет регулировать эти вопросы в уставе с использованием электронных средств коммуникации. Однако, в дальнейшем многое зависит от юридической службы компании и качества их работы. Если они ясно и понятно определят этот механизм в уставе, государство не сможет запретить им это делать», — отмечает эксперт.
«Вопрос, на который я хотел бы сейчас обратить ваше внимание, особенно важен, учитывая стремление нашего государства к активной автоматизации. Мы, в свою очередь, сталкиваемся с различными аспектами, в том числе с обработкой персональных данных, о которой я хотел бы поговорить подробнее. Не смотря на быстрое развитие цифровых технологий и автоматизации бизнеса, мы, как разработчики, должны подходить к этому вопросу максимально ответственно. Наша компания прилагает все усилия для того, чтобы следить за самыми современными стандартами и требованиями в области персональных данных и внедрять их в свой продукт. Мы стремимся быть открытыми перед нашими клиентами и демонстрировать, что полностью соответствуем всем нормам и требованиям», — говорит Тимофей Крышка, директор по развитию сервиса для управления отелем TeamJet.
«Ведь даже идеальный продукт может потерять доверие клиентов и исчезнуть с рынка, если будет обнаружена хотя бы одна проблема, связанная с невыполнением требований законодательства. Доверие к цифровой автоматизации может быть подорвано из-за ошибки одной компании. Упоминая о предыдущем опыте в области федеральной миграционной службы, мы видели, как многие клиенты пострадали из-за того, что какие-то компании, утверждавшие о своей готовности работать, на самом деле не смогли удовлетворить их потребности.
Поэтому, я убежден, что нам, как разработчикам, необходимо на 100% соответствовать всем требованиям и стандартам и следить за их изменениями», — отметил он.
«Государство четко определяет правила игры»
Мы используем два подхода, говорит Кирилл Морозов, Product Owner Группы компаний Юзтех. Во-первых, у нас есть консультанты, бухгалтеры и юристы, которые отслеживают практики, изучают прецеденты в судах и принимаемые решения. Мы сохраняем все положительные решения по нашему вопросу в отдельной папке, чтобы, при необходимости, предоставить их клиенту для ссылки на конкретные случаи.
«Второй подход — строгое соблюдение законодательства. Государство четко определяет правила игры. Они могут быть не всегда понятными, но всегда четко прописаны. Если вам непонятны эти правила, вы можете запросить официальное разъяснение, которое затем можно использовать в своих целях. То есть, если в вашем продукте есть вопрос, который вам непонятен или регламентация которого вызывает сомнения, обратитесь к органам власти. Они обязаны ответить вам в установленные сроки официальным письмом, разъясняя, как именно толковать тот или иной пункт и как его правильно применять. Если вы получите неудовлетворительный ответ, не стоит принимать это как данность. Обратитесь к профессионалам, они помогут вам правильно составить запрос, чтобы вы получили точный ответ на ваш вопрос», — советует специалист.
С ролью государства, как разработчика и держателя стандартов согласен Артур Ханнанов, руководитель проектов АНО "Региональный центр компетенций в сфере повышения производительности труда Самарской области".
«Абсолютно согласен насчет того, что государство устанавливает правила, которым мы должны следовать. Если мы не уверены в этих правилах, нам следует задавать вопросы, чтобы выяснить, что мы делаем неправильно. Мы не должны просто сидеть и держаться в стороне. Недостаток знаний не должен отпугивать нас от цифровизации. Наоборот, если мы не знаем, мы должны узнать, как правильно выстроить процесс и автоматизировать его, чтобы впоследствии избежать проблем. Решения могут быть разные, например, у нас может быть штат юристов, которые проверяют процесс с юридической стороны. Не стоит бояться задавать вопросы. Если вам не отвечают, вы все равно должны искать пути, как сделать все правильно, чтобы избежать болезненных последствий», — отметил он.
«Автоматизировать бизнес или нет? У нас не так много выбора»
Если говорить о том, автоматизировать бизнес или нет, то не так много выбора, считает Александр Саврасов, заместитель директора "Дэнси Софт".
«Если ознакомиться с последними законодательными инициативами, становится ясно, что цифровые доверенности — это реалии ближайшего будущего, согласно планам государства. Однако следует учесть, что взаимоотношения между контрагентами уже регулируются некоторыми стандартами, такими, например, как формат УПД, который обязан быть применен. Это неминуемый процесс, и мы все будем двигаться в сторону автоматизации. По-видимому, государство стремится регулировать не только отношения, связанные с бюджетом и налогами, но и взаимоотношения между контрагентами, взять например, маркировку и электронные ветеринарные сертификаты», — отмечает он.
Важно понимать, что есть две ценности автоматизации, рассказывает Александр Марусей, продакт-менеджер IT ГК «Синтека».
«Первое — это соответствие требованиям государственным нормам документации . Второе преимущество — это непосредственная выгода от самого процесса автоматизации. Например, сейчас получение бумажных ТТН может занимать несколько недель, чтобы подтвердить обмен товарами между заказчиком и поставщиком. У нас был достаточно интересный опыт в реализации схемы, схожей с электронной ТТН, которая еще не полностью внедрена на государственном уровне. Когда мы реализовали автоматический обмен информацией на столь высоком уровне, все стало намного проще. Например, когда поставщик приезжает на объект и доставляет материалы, мы можем сразу через мобильное приложение, отметить, что конкретно было доставлено, а что нет. Информация поступает мгновенно — пока водитель еще не уехал с объекта, данные уже синхронизированы в системе заказчика и системе поставщика. Юридически эта автоматизация может не представлять значительного веса, однако она дает возможность более оперативного и прозрачного учета. Возвращаясь к вопросу, стоит ли идти на риск автоматизации, я соглашусь с тем, что, вероятно, у нас здесь нет особого выбора. Если продолжать использовать устаревшие подходы, то это может привести к накоплению проблем, что в дальнейшем сильно усложнит основную деятельность организации», — резюмирует эксперт.
«Имеет ли смысл автоматизировать что-либо в России?»
По темпам внедрения новых сервисов ЭДО, Россия в какой-то мере отстает от других стран. Но это не означает, что в стране нет места для маневра в этой области.
«Зададимся вопросом: имеет ли смысл автоматизировать что-либо в России? Уверен, что ответ положительный. Более того, возможно стоит налаживать взаимодействие с государством, чтобы донести до него потребность бизнеса в ясных и прозрачных правилах для успешной цифровизации любых отраслей. В областях, где взаимодействие с государством не требуется, немало сфер, подлежащих автоматизации. Множество специфических областей, где автоматизацию можно осуществлять без вмешательства государства. И кажется, что здесь автоматизация особенно релевантна», отмечает Евгений Греченок, Tech Lead в компании XLA.
С этим согласна и Валерия Карпеченко, бизнес-аналитик Comindware.
«Как правило, компании стремятся автоматизировать свои внутренние процессы, чтобы создать удобство для себя. И для интеграторов, вероятно, проще работать в сферах, которые не взаимодействуют напрямую с законодательством. Однако, рано или поздно, компания, вступившая на путь автоматизации, приходит к пониманию, что нужно автоматизировать и остальные сферы, например, документооборот. Документооборот является неотъемлемой частью всех сфер деятельности компании. В связи с этим, открытый диалог относительно соответствия систем законодательству становится необходимым. Соглашусь с тем, что государство за последние годы сделало значительные шаги в этом направлении. Вопрос стабильности и неизменности законов остается открытым, но уже сейчас мы ожидаем внедрения нововведений, таких как машинно-читаемые доверенности. Мы регулярно получаем, изучаем и с интересом ожидаем новые решения. По поводу того, почему российский бизнес еще не полностью автоматизирован, следует отметить наличие определенных мифов и страхов, связанных с автоматизацией. Отчасти это связано и с тем, что было упомянуто ранее о "автоматизации хаоса". Нередко возникают сложности в поиске экспертизы, которая помогла бы разобраться в бизнес-процессах и определить возможности для автоматизации и оптимизации. Тем не менее, я убеждена, что со временем мы все придем к автоматизации. Мы пока находимся на начальном этапе этого пути, но движемся вперед уверенными шагами», — резюмирует бизнес-аналитик Comindware.
Вместо вывода
Цифровизация ЭДО в России обещает значительные изменения в бизнес-процессах и повседневной жизни, позволяя улучшить операционную эффективность и усилить защиту от киберугроз.
Мы призываем вас поделиться своими историями в контексте цифровизации ЭДО. Ваше мнение и опыт могут быть бесценными для других компаний и специалистов, столкнувшихся с подобными вызовами. Пожалуйста, оставьте свои комментарии под статьей или под трансляцией на Youtube-канале.
Мы также хотим сообщить, что компания Comindware, лидер в области автоматизации бизнес-процессов и управления работой, активно ведет поиск талантливых программистов для укрепления своей команды. Если вы ищете возможность применить свои навыки и знания в решении интересных и сложных задач, работа в Comindware может быть для вас идеальным выбором.
