Как правильно зарегистрировать электронную почту

Здравствуй, %юзернейм%, сегодня я расскажу тебе о том, как правильно зарегистрировать электронную почту…

Наверное такого заголовка в ленте постов у вас ещё не было, да? :-) Если мы введём этот вопрос в поисковой системе, то узнаем, что для того чтобы зарегистрировать ящик электронной почты вам нужно зайти на выбранный вами сервис электронной почты, нажать кнопку «Зарегистрировать», указать фамилию и имя, выбрать свободный логин, придумать надёжный пароль, указать контрольный вопрос и ответ на него, если есть телефон то привязать. Вроде бы всё. На самом деле Яндекс подсказывает что по этому запросу есть примерно 9 миллионов ответов и мои весьма ценные советы вроде бы никому не нужны, поскольку такая мелочь как регистрация электронной почты в наше время уже ни у кого не вызывает проблем, но, тем не менее, я всё же хочу поделиться с вами опытом о том, как правильно зарегистрировать электронную почту. К сожалению, описанный мною сценарий не избавит вас от дальнейших проблем на 100%, но поможет избавиться от самых очевидных.

 В разрезе современной реальности электронная почта это один из двух главных ключей ко всем вашим ресурсам (второй ключ – мобильный телефон). Конечно у вас может быть регистрация через сервисы Гугла, Вконтакте, Фейсбук, СберID и т.п., но поскольку для регистрации в этих сервисах вам нужна электронная почта и/или телефон, то будем считать что почта и телефон самые главные.

 В наше время чтобы начать бизнес нужно начать общаться с людьми и те предприниматели, кто уже набрался достаточно опыта в бизнесе, обычно для нового бизнеса сразу же заводят новую почту и новый телефон. Это как системные администраторы из анекдота о том, что сисадмины делятся на тех, кто не делает резервные копии и тех, кто уже делает, а, в свою очередь, те, кто делает резервные копии делятся на тех, кто пока ещё не проверяет возможность восстановления из них и уже проверяет. Если у вас ещё нет правила регистрировать новую почту и новый телефон для каждого нового крупного проекта (я имею ввиду бизнес-проекты), то давайте заведём это правило прямо сейчас. А что тут вообще может пойти не так, спросите вы? Раньше я говорил, что, мол, нет никакого смысла перебирать все, что может пойти не так, гораздо проще принять это как аксиому и поэтому предлагал не останавливаться на этом этапе, а сразу же пойти дальше — к этапу создания электронной почты. Практика показала, что моё предложение не работает, поэтому приведу часть списка причин, по которым это нужно делать: личную почту и телефон никому не оставишь; при уходе с проекта вас будут донимать звонками и письмами; нужно будет заводить личную почту если хотите давать эту кому-то; будут закидывать спамом и заваливать звонками в любое время. И ещё 100 причин, поэтому давайте сделаем вид, что вы мне поверили, и будем считать, что теперь для каждого нового бизнеса вы будете заводить новую электронную почту.

В плане информационной безопасности этот этап критически важен, так как в дальнейшем практически все сервисы будут завязаны именно на электронную почту и то, насколько хорошо вы все просчитаете заранее, в дальнейшем без преувеличения может повлиять на судьбу бизнеса.

Условно все ящики можно поделить на «публичные», т.е. предназначенные для общения с контрагентами и «технические», предназначенные для регистрации в различных сервисах. Если вы регистрируете ящик для бизнеса, то в дальнейшем, скорее всего, этот доступ вы начнете предоставлять или передавать, поэтому лучше сразу регистрировать пару ящиков, один — технический, один — публичный.

Этап первый: почта собственника

А как их, собственно, регистрировать, спросите вы? Давайте по порядку (тут и далее рассматривается вариант регистрации ящика на бесплатный сервисах):

 1.      Вам нужно определиться с сервисом (Мейл, Яндекс, Гугл или что-то еще) где вы будете регистрировать ваш ящик.

2.      Заполните достоверную информацию о себе (как бы банально это не звучало).

3.      Запишите все данные о регистрации: дата, время, браузер, IP адрес и другую важную информацию, это пригодится вам в том случае, если потребуется восстанавливать пароль.

4.      Привяжите ящик к своему номеру телефона (желательно к тому, которым никто потом не сможет воспользоваться).

5.      Установите пароль и запишите его.

6.      После активации ящика СМЕНИТЕ ПАРОЛЬ, чтобы рабочий пароль отличался от первого пароля.

 После этого у вас будет ящик электронной почты, ради которого и затевался этот квест, а так же все данные о регистрации. Я настоятельно рекомендую удалить из ящика все письма, отправленные в первую секунду его жизни почтовым сервисом, очистить корзину, установить двухфакторную авторизацию и т.п. Хуже не станет. А ещё, самое главное, уберите все данные о регистрации ящика далеко-далеко, но так, чтобы не забыть куда убрали и не потерять. Данные могут никогда не пригодиться, а может случиться так, что через 5 или 10 лет весь ваш бизнес будет зависеть от того, найдете вы эту бумажку или нет.

Этап второй: почта сотрудников

Каждому сотруднику нужна своя электронная почта и это факт. Самая большая ошибка, которую только можно допустить — попросить сотрудника работать со своей почты. В этом случае вы в принципе не будете иметь к ней доступа (почта же личная, верно?), при увольнении или уходе в отпуск доступ вам так же не дадут. Обширная практика показывает, что это работает не только в том случае, когда сотрудник использует личную почту, но и в том, если он регистрирует почту специально для работы. Рано или поздно у него там появляется личная переписка, привязываются различные сервисы и т.п.

 Разумное решение — регистрировать все ящики самому по аналогии с ящиком для руководителя (т.е. скрупулезно сохраняя все данные о регистрации и привязывая к своему номеру телефона), а лучшее — использовать почту на домене организации, для чего, кстати, можно использовать все те же Мейл, Яндекс и Гугл — они предоставляют возможность подключать свой домен и работать из привычного интерфейса, а так же предлагают специфические «плюшки» для корпоративных пользователей (бесплатно или платно, в зависимости от потребностей). Тут все совсем просто: вы сами все регистрируете и раздаете пары логин/пароль сотрудникам, при необходимости в любой момент вы можете вернуть или передать доступ буквально одним нажатием кнопки.

Этап третий (и последний): наставления пользователям

Раздаем инструкции конечным пользователям, желательно подробные. По какому адресу заходить на почту, где скачать мобильное приложение, как поменять пароль и т.п. Я понимаю, что все эти данные можно взять в инструкциях почтового сервиса, но практика показывает, что для многих это запредельно и проще давать на бумаге подготовленный текст. Обычно там же я помещаю первых пароль от ящика с требованием сразу же сменить, хотя прекрасно понимаю, что вряд ли кто будет менять.

Не забывайте про то, что почти все сервисы позволяют пересылать все письма «в никуда» (т.е. когда отправитель ошибся в написании адреса почтового ящика) на конкретный ящик — не забудьте настроить. Так же не забывайте отключать доступ к почте у уволенных сотрудников.

Вместо заключения

Напоминаю, что есть федеральный закон «О рекламе» (N 38-ФЗ) и закон «О персональных данных» (N 152-ФЗ), согласно этим законам если вдруг ваши менеджеры или кто-нибудь ещё решит скачать где-то базу e-mail’ов и начать просто так писать на них, то этот метод поиска клиентов может оказаться весьма затратным для вашей организации (постов на Хабре много – почитайте). И вот не говорите что это всё паранойя и т.п.

А ещё я бы советовал создать приказ или регламент на тему того, в каких целях можно использовать корпоративную почту, в каких нельзя, можно ли самому регистрировать новую почту и т.п. А то сотрудник уйдёт, а проблемы останутся (это я по своему опыту знаю).